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Besprechungsräume (7E68)
Infrastrukturelles Gebäudemanagement/Raumreservierung/Besprechungsräume
Erfassen Sie jeden Besprechungsraum im Gebäude mit Informationen zur Lage, Ausstattung, Verfügbarkeit, Zusammenlegbarkeit und Verrechnung des Raums. Definieren Sie einen Raumverantwortlichen, der allgemein für den Besprechungsraum und insbesondere für dessen Vergabe zuständig ist.
Formularhilfe
Besprechungsraum
Informationen zur Identifikation und zum Raum im Allgemeinen können in diesem Infobereich angegeben werden. Durch die Verknüpfung mit einem Raum werden die Rauminformationen auf den Besprechungsraum übertragen.
Raum buchbar | Angabe, ob der Raum buchbar ist. |
Raum zusammengelegt | Angabe, ob es sich beim diesem Besprechungsraum um einen zusammengelegten Besprechungsraum handelt. Ein Besprechungsraum kann aus zwei oder mehr einzelnen, bereits definierten Besprechungsräumen zusammengelegt und als ein eigenständiger Besprechungsraum gebucht werden. Dieses kommt zur Anwendung, wenn ein großer Raum durch mobile Trennwände in mehrere kleine Räume zerlegt werden kann. Sofern die kleinen Räume einzeln angelegt und Besprechungsraum sind, läßt sich jede beliebige Kombination dieser als zusammengelegter Raum definieren. |
Raumbezeichnung | Eingabe einer Bezeichnung für den Besprechungsraum, wenn es sich um einen zusammenlegbaren Raum handelt, zur Bewahrung der Einheitlichkeit. Diese sollte eine Bezeichnung sein, die in der Organisation gängig für den Besprechungsraum verwendet wird (z.B. "Besprechungsraum Vorstand"). |
Nummer des Telefons im Besprechungsraum | Eingabe der Rufnummer des Telefons im Besprechungsraum. Falls der Raum nicht über einen Telefonapparat verfügt, kann das Eingabefeld leer bleiben. |
Beschreibung | Eingabe einer ausführlichen Beschreibung des Besprechungsraums. |
Raum / Arbeitsplatz
Raum / Arbeitsplatz
Bei nicht zusammenlegbaren Räumen: Auswahl des Raums, der als Besprechungsraum eingesetzt werden soll. Hinweis: Wurden schon Termine auf diesen Raum gebucht, kann der Raum nicht mehr verändert werden und wird "ausgegraut" dargestellt. | |
Arbeitsplatz | Hier findest du einen Arbeitsplatz. |
Folgende Räume sind zusammengelegt
Ist der Besprechungsraum aus mehreren Räumen zusammengelegt, werden die Räume, aus denen er sich zusammensetzt, in dieser Liste angezeigt.
Informationen zum zusammengelegten Raum
Ein zusammengelegter Besprechungsraum besteht aus zwei oder mehr einzelnen, bereits definierten Besprechungsräumen und kann als ein eigenständiger Besprechungsraum gebucht werden. Dieser Prozess des "Zusammenlegens" benötigt Rüstzeiten, die in diesem infobereich eingetragen werden.
Umrüstzeit vor Besprechung [min] | Eingabe der Zeit in Minuten, die zur Vorbereitung des zusammengelegten Raumes vor einer Besprechung benötigt wird. Der Raum wird vor jeder Buchung automatisch für den angegebenen Zeitraum gesperrt. |
Rückbauzeit nach Besprechung [min] | Eingabe der Zeit in Minuten, die zum Rückbau des zusammengelegten Raumes nach einer Besprechung benötigt wird. Der Raum wird nach jeder Buchung automatisch für den angegebenen Zeitraum gesperrt. |
Ausstattung
Angaben zur Ausstattung des Raums (z.B. LAN-Anschlüsse und Bestuhlung) können in diesem Infobereich hinterlegt werden.
Kapazität | Eingabe der maximalen Teilnehmerkapazität für den Besprechungsraum. Die Kapazität wird bei allen Buchungswegen benötigt, damit dem Buchenden alle dem Suchkriterium "Besprechungsteilnehmer" entsprechenden und verfügbaren Räume angezeigt werden können. |
Anzahl LAN-Netzwerk-Anschlüsse | Eingabe einer Zahl für die Anzahl der LAN-Anschlüsse im Besprechungsraum. Alle hier angegebenen LAN-Anschlüsse sollten einfach durch die Besprechungsteilnehmer nutzbar sein. |
Auswahl der Bestuhlung, die standardmäßig im Raum vorhanden ist. |
Verrechnung
Angaben, ob und welche Raumkosten durch die Besprechungsraumbuchung anfallen, können in diesem Infobereich hinterlegt werden.
Raumkosten berechnen? | Angabe, ob die reinen Raumkosten auf die bei der Raumbuchnung ausgewählte Kostenstelle des Antragstellers berechnet werden sollen. Die Einstellung hat keinen Einfluss auf die Abrechnung der Catering- und Servicekosten. |
Preis pro angefangene Stunde [€] | Eingabe der Raumkosten pro Stunde in Euro. |
Verbindung zu Raum in Exchange Server
Bei Verwendung von eTASK.Outlook-Raumbuchung wird in diesem Infobereich die Verbindung des Besprechungsraums mit dem Raum in Exchange Server hergestellt. Dadurch wird Exchange Server mit dem FM-Portal abgestimmt.
Catering
Gibt es für den Besprechungsraum Getränke- und/oder Speisebewirtung (optional), kann in diesem Infobereich die Buchung aktiviert und konfiguriert werden.
Catering möglich? | Angabe, ob für diesen Raum ein Catering möglich sein soll. |
Auswahl Caterer (Recht / Rolle), die für die Bearbeitung von Bestellungen für diesen Besprechungsraum verantwortlich ist. | |
Caterer (Leistungen) |
Verfügbare Ressourcen in diesem Besprechungsraum
Die Ressourcen des Besprechungsraums (z.B. Video- und Audioanlagen) können hier notiert werden. Anschließend werden sie in der Liste angezeigt.
Buchungsbeschränkungen
Buchungsbeschränkungen für einen Besprechungsraum können in diesem Infobereich angegeben werden. Es kann beispielsweise festgelegt werden, dass der Besprechungsraum nur durch einen exklusiven Personenkreis gebucht werden kann oder dass eine Buchung die Genehmigung des Raumverantwortlichen benötigt.
Bemerkung | Eingabe von wichtigen Bemerkungen, die sich auf die Buchungsbeschränkungen für den Besprechungsraum beziehen. |
Buchbar nur exklusiv? | Angabe, ob der Besprechungsraum nur durch Raumverantwortliche gebucht werden kann. |
Genehmigung erforderlich? | Angabe, ob die Buchung dieses Raums eine Genehmigung durch den Raumverantwortlichen erfordert. |
Stornofrist [h] | Eingabe eines Zeitraums vor Beginn einer Buchung, in Stunden angegeben, bis zu dem eine Stornierung der Raumbuchung erfolgen kann. |
Buchbar an Feiertagen? | Angabe, ob der Besprechungsraum auch an Feiertagen buchbar sein soll. |
Buchbar am Samstag? | Angabe, ob der Besprechungsraum auch an Samstagen buchbar sein soll. |
Buchbar am Sonntag? | Angabe, ob der Besprechungsraum auch an Sonntagen buchbar sein soll. |
Automatische Beendigung bei Nichtbestätigung aktivieren | Angabe, ob die Raumbuchung bei Nichtbestätigung automatisch beendet werden soll. Die Bestätigung der Buchung muss innerhalb von 15 Minuten nach deren Beginn erfolgen. Die automatische Beendigung erfolgt nach dem im Konfigurationsparameter "ReConfirmTimeout" Zeitraum in Minuten nach Buchungsbeginn (Standard: 15-30 Minuten). |
Verantwortliche Personen für den Besprechungsraum
In dieser Liste werden alle Personen aufgeführt, die für diesen Besprechungsraum die Funktion des Raumverantwortlichen ausüben.
Mailsteuerung
Das Versenden von Mails an die Raum- und Cateringverantwortlichen kann in diesem Infobereich gesteuert werden.
E-Mail an Cateringverantwortlichen | Angabe, ob der Cateringverantwortliche per E-Mail über alle Bestellungen informiert wird. |
E-Mail an Raumverantwortlichen | Angabe, ob der Raumverantwortliche per E-Mail über alle Buchungen des vorliegenden Raums informiert wird. |
Gesperrte Zeiträume
Ist der Besprechungsraum zu bestimmten Zeiträume gesperrt, also nicht buchbar, werden diese hier aufgelistet.
Einstellungen für Exchange-Reservierungen
Hier werden Standardeinstellungen für die Raumbuchungen über Exchange bzw. das Add-In von eTASK.Outlook-Raumbuchung getroffen. Dies betrifft auch Buchungen mit anderen Anwendungen als dem Add-In, die über Exchange Server Räume buchen können.
Buchung in Exchange Server aktiviert | Angabe, ob die Buchung über das Add-In und andere Exchange-Server-fähige Anwendungen ermöglicht werden soll. |
EWS URL | Hier findest du die EWS-URL je Raum. |
Auswahl des Standardantragstellers für Buchungen über Exchange Server. Dieser wird bei Buchungen angegeben, wenn kein anderer Antragsteller übergeben wird. | |
Auswahl der Standardkostenstelle für Buchungen über Exchange Server. Diese wird bei Buchungen angegeben, wenn keine andere Kostenstelle übergeben wird. | |
Betreff aus OWA-Buchungen übertragen | Betreff aus OWA-Buchungen übertragen Ja/ Nein |
Synchronisation der Raumbuchungen mit Exchange
In diesem Infobereich werden die Synchronisationssitzungen mit dem Exchange Server protokolliert.
Liste Raumbuchungstermine
In dieser Liste sind alle Termine enthalten, für die der Besprechungsraum reserviert ist.
Foto des Besprechungsraums
Fügen Sie hier ein Foto des Besprechungsraums hinzu. Klicken Sie auf Upload, wählen Sie das Foto von Ihrer Festplatte aus und laden Sie es über den Button "Speichern" hoch.
Dokumente
In diesem Infobereich können Bedienungsanleitungen oder ähnliche Dokumente abgelegt werden, die für Nutzende des Raumes relevant sind.
Anwenderhilfe
Administratorenhilfe
Inbetriebnahme