interne ID (Data ID)

Die interne ID oder Data ID, wird innerhalb der Applikation zur eindeutigen Identifikation des Datensatzes verwendet.

Barcode

Der Barcode dient zur eindeutigen Identifikation des Aktenordners im Archiv. Er muss für jeden Ordner erfasst werden, um eine präzise Zuordnung und schnelle Auffindbarkeit der physischen Akte zu gewährleisten. Die korrekte Eingabe ist entscheidend für die effiziente Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten im Archivmanagement-System.

Karton

Dieses Feld ermöglicht die Zuordnung des Aktenordners zu einem spezifischen Karton im Archiv. Die Auswahl des korrekten Kartons ist entscheidend für die physische Lokalisierung und effiziente Verwaltung der archivierten Dokumente. Eine präzise Zuordnung erleichtert das Auffinden und die Organisation der Aktenordner im Dokumentenmanagement-System.

Projektnummer

Eingabe der Projektnummer des Aktenordners.

Einlagerung

Dieses Datum gibt an, wann der Aktenordner physisch im Archiv eingelagert wurde. Es ist wichtig für die Nachverfolgung und Organisation des Archivbestands und muss zwingend erfasst werden, um den Lebenszyklus des Ordners korrekt zu dokumentieren.

Aktentyp

Definiert die Art des Aktenordners und bestimmt dessen Verwendungszweck im Archiv. Die Auswahl des Aktentyps beeinflusst die Verwaltung, Aufbewahrung und Zugriffsrechte des Ordners und seiner enthaltenen Dokumente.

Bemerkung

In diesem Freitextfeld können Sie zusätzliche Informationen, Anmerkungen oder wichtige Hinweise zum Aktenordner erfassen. Diese Bemerkungen dienen dazu, relevante Kontextinformationen für andere Benutzer oder für spätere Nachvollziehbarkeit zu dokumentieren.

Jahrgang (JJJJ)

Eingabe des Jahrgangs des Aktenordners im Format JJJJ.

Aufbewahrungszeit

Auswahl der vorgesehenen Aufbewahrungszeit des Aktenordners.

Restaufbewahrung [Jahre]

Anzeige der Anzahl an Jahren, die bis zum Ende der Aufbewahrungszeit noch vergehen.

Aufbewahrung bis mindestens

Anzeige des Datums, an dem die Aufbewahrungszeit abläuft.

Aktuell vorliegend bei

Auswahl des Mitarbeiters, dem der Aktenordner aktuell vorliegt.

Raum

Wähle hier den Raum aus, in dem der Aktenordner gelagert wird.

Regal

Hier kannst Du das Regal, z.B. mit Namen oder Nummer,  angeben, in dem der Aktenordner steht.

Angelegt von

Anzeige des Mitarbeiters, der den Datensatz des Aktenordners angelegt hat.

Kostenstelle

Anzeige der Kostenstelle, der der Aktenordner zugeordnet ist. Über diese Zuordnung wird bestimmt, welche Personen im Unternehmen den Aktenordner unter "Meine Aktenordner" sehen können.