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Systemsteuerung/Infrastrukturelles Gebäudemanagement/Digitales Archiv/Dokumente

Diese Tabelle enthält alle hochgeladenen Dateien aus allen Formularen des FM-Portals. Das Hochladen selbst muss im jeweiligen Formular erfolgen, dem das Dokument zugeordnet werden soll.

Formularhilfe

Identifikation

In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.

Barcode	Individuelle Nummer (also Barcode oder QR-Code) die das Dokument fortlaufend identifiziert
Bezeichnung	Kurze Bezeichnung des Dokuments mit Hinweisen zum Inhalt
Beschreibung	Ausführlich Beschreibung des Dokumenteninhalts
Kurzzeichen	Kurzzeichen (z.B. Aktenzeichen) des Dokuments
Vererbbar	Gib hier an, ob das Dokument, wenn es an einem Matchcode hochgeladen wurde, an die Objekte dieses Matchcodes vererbt werden kann.

Download verknüpfte Datei

Dieser Bereich zeigt einen Link zum Herunterladen der gespeicherten Datei. Bei entsprechenden Rechten können Sie das Dokument durch eine neue Version ersetzen.

Nutzen: Direkter Dateizugriff ohne Umwege. Die Upload-Funktion ermöglicht schnelle Aktualisierungen bei geänderten Dokumenten unter Beibehaltung der Metadaten und Referenzen.

Dokumentenbezogene Daten

Diese Gruppe umfasst Merkmale, die sich direkt auf ein Dokument beziehen, wie beispielsweise Titel, Erstellungsdatum oder Dateityp. Sie beschreiben die grundlegenden Eigenschaften und Metadaten eines Dokuments im System.

Autor	Autor, der das Dokument verfasst hat und verantwortet
Datum	Datum, an dem das Dokument erzeugt wurde, z.B. des Datum einer Rechnung oder eines Briefs
Status	Status des Dokuments, als Auswahl aus der hinterlegten Statusliste
Zeichnungsnummer	Nummer der Zeichnung, falls das Dokument eine Zeichnung ist. Das Feld ist abgekündigt. Stattdessen sollte das Feld "Kurzzeichen" genutzt werden
Version	Version des Dokuments, falls es das Dokument in mehreren Version gibt; ansonsten kann das Feld leer bleiben
Vertraulichkeitsstufe	Vertraulichkeitsstufe des Dokuments aus der Liste der hinterlegen Vertraulichkeitsstufen. Das Dokument darf nur im Rahmen der hinterlegten Stufe geteilt werden.

Anwendbarkeit

Diese Merkmalsgruppe umfasst Eigenschaften, die die Anwendbarkeit und Gültigkeit eines Dokuments definieren. Sie legt fest, unter welchen Bedingungen und in welchem Kontext das Dokument relevant und einsetzbar ist.

Geltungsbereich	Textliche Angabe zum Geltungsberereich des Dokuments
Gültig ab	Datum, ab dem das Dokument gültig ist
Gültig bis	Datum, bis zu dem das Dokument gültig ist

Dokumentenkategorie

Diese Gruppe umfasst Merkmale zur Klassifizierung und Einordnung von Dokumenten in verschiedene Kategorien. Sie ermöglicht eine strukturierte Organisation und erleichtert das Auffinden relevanter Dokumente.

Gewerk	Gewerke (Dokumentenklasse), zu dem das Dokument zugeordnet wird
Gewerkgruppe	Gewerkegruppe (Unterklasse), zu dem das Dokument zugeordnet wird
Register/Dokumenttyp	Register (Dokumententyp), zu dem das Dokument zugeordnet wird

Ortsbezogene Daten

Diese Gruppe umfasst Merkmale, die sich auf den geografischen Standort oder die räumliche Zuordnung des Dokuments beziehen. Dazu können Angaben wie Adresse, Koordinaten oder regionale Zugehörigkeit gehören.

Land	Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Land
Region	Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Region
Bezirk	Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Bezirk
Standort	Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Standort / Liegenschaft
Gebäudegruppe	Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Gebäudegruppe
Gebäude	Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Gebäude
Gebäudeteil	Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Gebäudeteil
Etage	Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Etage
Raumgruppe	Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Raumgruppe
Raum	Ortsbezogener Geltungsbereich des Dokuments: Raum

Bau- / Anlagenbezogene Daten

Dokumentinformationen, falls sich das Dokument auf ein bauliches oder technisches Objekt bezieht

Objekt	Das Objekt, auf das sich das Dokument bezieht, z.B. ein technisches Objekt oder ein Inventargegenstand
Bauvorhaben / Anlage / Anlagenkomponente	Name des Bauvorhabens, innerhalb dessen das Dokument angefallen ist
Hersteller	Angabe eines Produkthersteller, falls das Dokument sich ein Produkt bezieht
Ausführende Firma	Name des Errichters, der das Dokument im Rahmen seiner Ausführung erstellt hat

Dokument

Dieser Bereich zeigt eine Vorschau von PDF-Dokumenten direkt im Browser an. Wenn das ausgewählte Dokument eine PDF-Datei ist, wird es hier automatisch angezeigt. Bei anderen Dateiformaten wird dieser Bereich ausgeblendet. Die Vorschau ermöglicht es Ihnen, den Inhalt des Dokuments zu prüfen, ohne es herunterladen zu müssen.

Nutzen: Ermöglicht eine schnelle Dokumentenprüfung ohne Download und vereinfacht die Arbeit mit PDF-Dokumenten durch direkte Anzeige im System.

Ablagebezogene Daten

Diese Merkmalsgruppe umfasst Informationen zur physischen oder digitalen Ablage von Dokumenten. Sie beinhaltet Attribute wie Ablageort, Archivierungsstatus und Aufbewahrungsfristen.

Aktenordner (aus dem Archivmanagement)	Aktenordner, in dem eine papierhafte Version des Dokuments abgelegt wurde
Ordnernummer	Textliche Ordnernummer als Verweis auf den Ordner, in dem eine papierhafte Version des Dokuments abgelegt wurde
Regal	Regalnummer des Aktenordners im Archiv
Zeile	Regalzeile des Aktenordners im Archiv

Dokumentinformationen

Informationen zum Dokument sind in diesem Infobereich enthalten.

Dateiname	Originalname der Datei des Dokuments.
Größe	Größe der Datei des Dokuments in Byte.
Datum	Datum, an dem das Dokument hochgeladen wurde.
Benutzer	Name des Benutzers, der das Dokument hochgeladen hat.
Dateiformat	Anzeige des Dateiformats des Dokuments (Mime type)
Dateipfad	Dateipfad, an dem das Dokument abgelegt wurde

Digitalisierungskategorie

Die Digitalisierungskategorie klassifiziert Dokumente nach Art und Umfang ihrer digitalen Verarbeitung. Sie gibt Aufschluss über den Grad der Digitalisierung und die technische Handhabung des Dokuments im System.

Kategorie	Wähle hier die Digitlaisierungskategorie für das Dokument aus
Dokumenteninhalt	Wähle hier, passend zur Kategorie, einen Inhalt für das Dokument aus.

Zuordnung am Webform

Diese Gruppe enthält Merkmale zur Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten, die über ein Webformular erfasst wurden. Sie umfasst Eigenschaften wie Dokumententyp, Kategorie und zugehörige Metadaten aus der Online-Erfassung.

Tabelle/Formular	Systemname des Formulars, in das das Dokument hochgeladen wurde.
ID des Datensatzes	Interne Datensatznummer für das Formular, in das das Dokument hochgeladen wurde.
Bereich UID	Verweis auf den Formularbereich, innerhalb dessen, das Formular hochgeladen wird (falls ein Formular mehr als einen Uploadbereich hat)