Raumreservierung stornieren mit Outlook Add-In (Web)
Manchmal muss eine Besprechung abgesagt werden.
Möglichkeiten bei eTASK.SmartReservation mit eTASK.Outlook-Add-In (Web):
FM-Portal
Outlook Web Access
Alle Mobilanwendungen mit Schnittstelle zu Microsoft Exchange
Hinweis: Aktuell ist eine nachträgliche Änderung einer Raumbuchung nicht mehr möglich. Diese Funktionalität wird aber zukünftig zur Verfügung stehen.
Die Stornofrist des Besprechungsraums ist noch nicht angebrochen
Achtung: Wenn du eine Besprechung mit einer Getränkebuchung absagst und die Stornofrist der Getränke nicht eingehalten wird, wird die Besprechung storniert, aber die Getränke werden trotzdem gebucht.
Vorgehensweise in Outlook
Die einfachste Methode ist die Stornierung direkt aus Outlook:
Termin löschen oder absagen
Öffne den Termin mit der Raumbuchung in deinem Outlook-Kalender.
Klicke auf Termin absagen oder Löschen.
Wähle Absage-E-Mail senden (empfohlen, damit Teilnehmer informiert werden).
Bestätige die Löschung.
Das eTASK-Add-In erkennt die Terminlöschung und storniert die Raumbuchung automatisch im eTASK FM-Portal.
Stornierung über das Add-In
Alternativ kannst du auch direkt im Add-In stornieren:
Öffne den Termin mit der Raumbuchung.
Klicke auf das eTASK-Symbol, um das Add-In zu öffnen.
Du siehst die aktuelle Buchung mit einem Stornieren-Button.
Klicke auf Stornieren.
Bestätige die Stornierung.
Achtung: Die Stornierung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden. Stelle sicher, dass du die richtige Buchung stornierst.
Stornierung im Portal
Falls du keinen Zugriff auf Outlook hast, kannst du auch direkt im eTASK FM-Portal stornieren:
Klicke auf die Registerkarte Service-Liste.
Wähle oben rechts die Serviceart Raumbuchung. Die noch nicht abgelaufenen Buchungstermine werden angezeigt.
Doppelklicke auf die Besprechung, die du stornieren möchtest.
Klicke auf Buchung stornieren und bestätige die Meldung.
Die Buchung wurde storniert. Mindestens der Organisator erhält eine Bestätigung vom FM-Portal und ggf. vom Exchange Server.
Hinweis: Wenn die Buchung über das Outlook-Add-In von eTASK.SmartReservation durchgeführt wurde und du nicht der Organisator der Besprechung bist, erhalten die einzelnen Teilnehmer keine Information über die Änderung.
Hinweis: Wenn die Raumbuchung über das Outlook-Add-In über ein Sammelpostfach vorgenommen wurde, kann die Stornierung nur durch eine Person vorgenommen werden, die für den entsprechenden Besprechungsraum als Raumverantwortliche hinterlegt ist.
Was passiert bei der Stornierung?
Bei einer Stornierung wird Folgendes ausgeführt:
Die Raumbuchung wird im eTASK FM-Portal als storniert markiert
Der Raum wird wieder freigegeben und kann von anderen gebucht werden
Bestelltes Catering wird storniert (sofern noch möglich - beachte Stornierungsfristen!)
Alle Teilnehmer erhalten eine Absage-E-Mail (wenn du die Option gewählt hast)
Hinweis zu Catering: Für Catering-Bestellungen gelten oft Stornierungsfristen (z.B. 24h vor der Besprechung). Spätere Stornierungen können trotzdem berechnet werden. Überprüfe die Richtlinien deines Unternehmens.
Mögliche Probleme bei der Stornierung
Stornierung funktioniert nicht:
Stelle sicher, dass du der Organisator des Termins bist.
Überprüfe, ob du die Berechtigungen zum Stornieren hast.
Kontaktiere bei Problemen deinen IT-Administrator oder nutze das Portal.
Catering wurde nicht storniert:
Prüfe, ob die Stornierungsfrist bereits abgelaufen ist.
Wende dich an die Catering-Abteilung für manuelle Stornierung.
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