Anlagendokumentation an das FM-Portal senden
Um Anlagendokumentation an das FM-Portal zu senden, benötigst du lediglich ein beliebiges E-Mail-Konto, mit dem du E-Mails versenden kannst.
Vorgehensweise
Rufe in deinem E-Mail-Programm eine neue E-Mail-Nachricht auf.
Empfänger: Gib die E-Mail-Adresse des FM-Portals ein.
Hinweis: Du kannst die E-Mail-Adresse des FM-Portals in eine beliebige Adresszeile aus „An“, „CC“ oder „BCC“ eingeben. Das FM-Portal liest alle Zeilen.
Tipp: Die E-Mail-Adresse des FM-Portals wird als Absender bei automatisch versandten E-Mails des FM-Portals eingesetzt. Du kannst die Adresse aus einer beliebigen E-Mail ablesen, die du vom FM-Portal erhalten hast, z.B. die E-Mail, die dich darüber informiert, dass dir ein Instandhaltungsauftrag zur Bearbeitung zugewiesen wurde.
Betreff: Gib den Betreff der E-Mail ein. Gib in der Mitte zwischen vier Rauten den Barcode des Objekts ein, auf das sich die Dokumentation bezieht.
Beispiel: Das Objekt hat den Barcode 368586. Gib dann in den Betreff beispielsweise ein: „Hilfsdokument zur Problemidentifikation für Aufzug ##368586##“.
Tipp: Der Barcode des Objekts wurde dir wahrscheinlich von deinem Auftraggeber bereits übermittelt. Wenn dies nicht der Fall ist, kontaktiere den Auftraggeber.
Anhänge: Wenn du die Dokumentation nicht direkt in den Text der E-Mail integrierst, hänge der E-Mail das Dokument an, z. B. als PDF- oder Word-Datei.
E-Mail-Text: Gib hier deine Nachricht ein. Wenn du die Dokumentation nicht als Anhang mitsendest, gib hier den Dokumentationstext ein. Die hier eingegebene Nachricht wird als Kommentar im Objektdatensatz angezeigt.
Sende die E-Mail ab.
Die Informationen werden im FM-Portal in den Objektverlauf integriert. Die Integration kann ggf. einen längeren Zeitraum in Anspruch nehmen.