Release 2021.3.4613.56294

Release November 2021

Dieses Release wurde von eTASK für die Verwendung in Produktivumgebungen freigegeben. Sie können das Release ab sofort herunterladen und auf Ihrem Server installieren.

eTASK.Parkraummanagement

Verbesserung: Verbesserung des Workflows von eTASK.Parkraummanagement

Mit diesem Release haben wir den Workflow von eTASK.Parkraummanagement an mehreren Stellen verbessert, um mehr Prozesse automatisiert ablaufen lassen zu können. Hier eine Übersicht über die Änderungen:Beim Anfordern einer Parkberechtigung wird automatisch geprüft, ob diese Person schon über eine Parkberechtigung verfügt. Ist dies der Fall, wird der Antrag automatisch abgelehnt und die Person wird mit einer entsprechenden E-Mail informiert.Antragstellende haben die Möglichkeit, mehrere Kennzeichen zu hinterlegen. Sie können bis zu drei deutsche Kennzeichen und bis zu 2 ausländische Kennzeichen hinterlegen.Alle Anträge langen nach der Freigabe auf der Warteliste. Ändert sich der Status einer Person auf dieser Warteliste auf "inaktiv", weil sie bspw. in Elternzeit ist oder langfristig erkrankt ist, wird der Antrag auf Parkberechtigung automatisch pausiert. Berechtigungsanträge von Mitarbeitenden in leitender Position sowie von Mitarbeitenden mit einem Firmenwagen sind von der Warteliste ausgenommen.In regelmäßigen Abständen werden Mitarbeitende, die über eine Parkberechtigung verfügen, darum gebeten, die angegebenen Kennzeichen zu bestätigen. Tun sie dies trotz wiederholter Nachfrage nicht, wird die Parkberechtigung automatisch entzogen und kann neu vergeben werden.Wenn Mitarbeitende, die über eine Parkberechtigung verfügen, aus dem Unternehmen ausscheiden, wird die zugehörige Parkberechtigung automatisch beendet - frühestens zum letzten Anwesenheitstag oder, wenn die entsprechende Info-Mail an das Unternehmen bis dahin noch nicht versendet wurde, zu dem Datum, an dem die Info-Mail versendet wurde.

Siehe auch: Parkraummanagement

eTASK.DeskSharing

Fehlerbehebung: Buchungsprobleme beim Buchen eines Arbeitsplatzes behoben

Im Desksharing gab es zwischenzeitlich Probleme beim Buchen eines Arbeitsplatzes, wenn in dem gesuchten Zeitraum bereits eine Buchung für vormittags oder nachmittags vorlag. So konnten Nutzerinnen und Nutzer, die bereits vormittags einen Arbeitsplatz gebucht hatten nachträglich nicht mehr einen Arbeitsplatz für nachmittags buchen. Dies ist jetzt wieder möglich, wobei das Buchen mehrerer Arbeitsplätze im selben Zeitslot nach wie vor unterbunden wird.

Siehe auch: Desksharing

eTASK.BIM

Neue Funktion: Erweiterung des PDF-Dokuments zum Etagen-Grundriss

Ihr FM-Portal gibt Ihnen die Möglichkeit, die Grundrisse einzelner Etagen aus dem BIM-Explorer heraus als PDF-Dokument zu exportieren.In diesem PDF-Dokument finden Sie nun immer einen Plan-Kopf mit detaillierten Informationen zum Gebäude und zur Etage. Wenn dem Gebäude eine Verwaltungsfirma zugeordnet ist, wird auch diese angezeigt sowie das Firmenlogo.Sie haben zudem die Möglichkeit, Darstellungen wie die Nutzungsarten der Räume nach DIN277 mit in Ihren PDF-Grundriss zu übernehmen. Wählen Sie dazu einfach die gewünschte Darstellung in Ihrem BIM-Explorer aus, bevor sie den Download starten.

Siehe auch: PDF-Dokument zu Etagen-Grundriss herunterladen

Verbesserung: Optimierte Darstellung von Treppen im BIM-Explorer

Wir haben die Darstellung von Treppen im BIM-Explorer verbessert. Ob 2D-Anzeige oder im 3D-Modell: die Darstellung von Treppen entspricht nun dem neuesten Design-Standard! Sie haben auch die Möglichkeit, den Grundriss und die 3D-Darstellung gleichzeitig zu nutzen. Nähere Informationen folgen dazu demnächst in unserem SupportCenter: https://support.etask.de/

Highlight: Assistent zum Abgleich von Gebäudedaten

Wenn Sie ein BIM-Modell zu einem Gebäude importieren, das bereits im FM-Portal vorhanden aber noch nicht mit dem Modell verbunden ist, werden enthaltenen Datensätze doppelt angelegt. Um diese Dopplungen zu bereinigen haben Sie nun die Möglichkeit, am Datensatz des Gebäudemodells eine Datenbereinigung zu starten. Diese vergleicht zunächst die Daten und weist auf eventuelle Unterschiede hin. Nachdem Sie diese bereinigt haben, können Sie den Abgleich erneut starten. Nun werden die doppelten Datensätzen gelöscht und die vorhandenen Datensätze mit dem BIM-Modell verbunden. Wenn Sie das Modell nun erneut importieren werden die Datensätze angepasst und nicht neu erstellt.Eine genaue Anleitung zu diesem Vorgehen folgt in den nächsten Tagen in unserem SupportCenter: https://support.etask.de/

Suite eTASK.Handwerkerportal

Neue Funktion: Erstellung eines Vorab-Abrechnungsblatts zur FM-Bestellung

Bevor Sie die Daten zu Ihren FM-Bestellungen exportieren, können Sie nun das Abrechnungsblatt bereits im FM-Portal aufrufen und überprüfen. Nehmen Sie etwaige Korrekturen vor, bevor Sie den Export durchführen. So können Sie Korrekturläufe nach dem Export vermeiden.

Suite eTASK.PropertyManagement

Verbesserung: Moderne Authentifizierung für den Posteingang

Microsoft hat angekündigt, Basic Authentication in der zweiten Jahreshälfte 2021 abzuschalten. Für den Mailverkehr bei z.B. Instandhaltungsrückmeldungen, Eingangsrechnungen und Servicetickets wurde von Basic Authentication auf die sicherere Modern Authentication umgestellt. Solten Ihre E-Mail-Empfangsadressen als Alias-Postfach eingestellt sein, müssen Verteilerlisten erstellt werden.

eTASK.Catering-Raum-Service

Fehlerbehebung: Korrigierter Bericht: Bewirtungsbeleg

Bei der Cateringbuchung in eTASK.Raumreservierung wurde die Summe im Bewirtungsbeleg falsch berechnet. Der Bericht wurde korrigiert und funktioniert nun korrekt.

Siehe auch: eTASK.Catering-Raum-Service

eTASK.Betriebskostenabrechnung

Fehlerbehebung: Behebung eines Fehler im Abrechnungsformular zur Betriebskostenabrechnung

Im Abrechnungsformular von eTASK.Betriebskostenabrechnung gab es Probleme beim Öffnen einiger Elemente. Diese Probleme waren mit der Umstellung der Cross-Site-Script-Einstellungen verbunden. Wir haben die Probleme behoben, das Abrechnungsformular funktioniert nun wieder einwandfrei.

eTASK.Serviceticket

Verbesserung: Automatische Zuordnung von Raum und Kostenstelle bei Anlegen eines Service-Tickets

Jeder Person können über die Personalliste ein Gebäude, ein Raum und eine Kostenstelle zugeordnet werden. Wenn diese Felder gefüllt sind, werden sie mit diesem Release automatisch beim Erstellen eines Service-Tickets übernommen. Das erleichtert Anwender:innen auf der einen Seite, Service-Tickets anzulegen, da sie weniger Felder pflegen müssen und auf der anderen Seite verhindert die automatische Zuordnungen, dass das Pflegen dieser Felder vergessen wird.

eTASK.Fuhrparkmanagement

Neue Funktion: Neues Feld am Fahrzeug: Datum der voraussichtlichen Ersatzbeschaffung

Sie können an Ihren Fahrzeugen nun ein Datum hinterlegen, zu dem das Fahrzeug voraussichtlich ersetzt werden muss. Planen Sie damit jetzt noch einfacher die Anschaffung neuer Fahrzeuge und behalten Sie eine bessere Übersicht über den Zustand Ihrer vorhandenen Fahrzeuge!

Siehe auch: Fahrzeug anlegen

eTASK.FM-Portal

Neue Funktion: Barrierefreiheit: Bedienung durch Tastaturkürzel

Um die Barrierefreiheit es Portals nach BITV 2.0 zu gewährleisten, wurde durch Überprüfung des UIs die Bedienung durch Tastaturkürzel ermöglicht. Menschen mit visuellen oder motorischen Einschränkungen können die Applikation nun durch folgende Kürzel bedienen:Ctrl + Shift + F12: Tastatursteuerung ein/ausschaltenCtrl + Shift + F1: Dieser DialogCtrl + Shift + F5: Symbolleiste (MasterPageContent_Toolbar1)Ctrl + Shift + F6: Menü (MasterPageContent_PanelMenuAccordion)Ctrl + Shift + F7: Registerkarten-Panel (MasterPageContent_PanelTabs)Ctrl + Shift + F8: Registerkarten (tabbar-1087-innerCt)Ctrl + Shift + F10: GridPanelAktive GridPanelsCtrl + Shift + 1: Kopfzeilen-Symbolleiste (wenn sichtbar)Ctrl + Shift + 2: Spaltenleiste (wenn sichtbar)Ctrl + Shift + 3: Blättern-Symbolleiste (wenn sichtbar)Ctrl + Shift + E: Datensatz bearbeitenRETURN setzt den Fokus eine Ebene tieferESC/BACKSPACE setzt Fokus eine Ebene höherTAB setzt den Fokus auf Elemente in derselben Ebene

Neue Funktion: Externe Links auf Service-Kacheln

Ihre Service-Kacheln können Sie mit diesem Release auch extern mit einem einfachen Link aufrufen. Nutzen Sie den Link, den Sie in der Systemsteuerung unter MyFM - ServiceKachel - Service-Kacheln im Bereich EXTERNER LINK finden, um von einer beliebigen Seite aus diesen Service direkt aufzurufen, z.B. aus Ihrem Intranet.So haben Sie die Möglichkeit, Ihren Link ganz nach Ihren Wünschen zu gestalten.

Siehe auch: Service-Kacheln anpassen

Neue Funktion: Desksharing: Lupenfunktion öffnet verknüpfte BIM-Modelle

Hinter einem buchbaren Arbeitsplatz erscheint im Fall eines im System hinterlegten BIM-Modells ein Lupen-Symbol. Mit einem Klicken auf das Lupensymbol öffnet sich der Etagengrundriss im Modell. So kann der/die Buchende die Lage des Arbeitsplatzes überprüfen.

Siehe auch: Arbeitsplatz im eTASK.Desksharing reservieren

Neue Funktion: Abgleich von Gebäudedaten beim Import eines neuen Modells

Ein BIM-Modell kann nun im FM-Portal einem bereits vorhandenen Gebäude zugeordnet und mit diesem verglichen werden. Ist einem Gebäude bereits ein Modell zugeordnet, so ist es nicht auswählbar. Mithilfe einer Ampel-Darstellung ist für Etagen und Räume direkt ersichtlich, ob die gegenübergestellten Gebäude übereinstimmen. So ist der Abgleich zwischen im Portal vorhandenen und in Architektur-Software veränderten Gebäudemodell-Versionen auf übersichtliche Weise möglich. Die Ampel-View bietet Ihnen im Falle einer Nicht-Übereinstimmung Hinweise zur Behebung dieser Differenz.

Siehe auch: Neues Modell in das FM-Portal importieren (ein Gebäude)

Neue Funktion: Betriebskostenabrechnung 2020

Die Mehrwertsteueränderung von 19% auf 16%für den Zeitraum 01.07.2020 bis 31.12.2020 hat Auswirkungen auf die Abrechnung der Betriebskosten. Über die Systemsteuerung können Sie durch einen Parameter einstellen. dass sie Jahresabrechnung der Betriebskosten in zwei Halbjahresrechnungen zu unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen unterteilt wird.

Fehlerbehebung: Export der FIBU-Buchungen aus der Sollstellung wieder möglich

Beim Exportieren der FIBU-Buchungen aus der Sollstellung (Auswahl: aktuelle Ansicht) kam es zu einem Fehler. Dieser wurde behoben.

Siehe auch: FiBu-Export verwenden

Fehlerbehebung: Mehrere Kreditoren/Debitoren lassen sich über das Firmen-Formular anlegen

Über das Formular einer Firma liess sich kurzzeitig kein Kreditor anlegen, wenn bereits ein Debitor vorhanden war. Dieser Fehler wurde behoben.

Fehlerbehebung: Im Liegenschaftsexplorer werden die Geschosse fehlerfrei geladen

Beim Laden des verknüpften Gebäudemodells im Liegenschaftsexplorer über das Lupensymbol im Menü wurde Geschosse nicht korrekt geladen. Das Problem wurde behoben.

Fehlerbehebung: Rechnungsbericht korrigiert

Bei den Leistungsrückmeldungen zu Bestellpositionen iin Beschaffung/Einkauf trat in Rechnungsberichten eine fehlerhafte Summierung auf. Die Leistungspositionen der Schlussrechnung wurden in einer vorangegangenen Teilrechung mit aufgeführt. Der Bericht wurde entsprechend korrigiert.

Siehe auch: FM-Beschaffung

Fehlerbehebung: Festschreibung von Kontoauszügen wieder möglich

Bei der Festschreibung von Kontoauszügen kam es zu einer Fehlermeldung, weil im System eine Begrenzung hinterlegt war. Diese ist nun entfernt worden.

Siehe auch: Kontoauszugsfunktionen

Fehlerbehebung: Nachträglich im Portal gebuchtes Catering wird im Outlook Add-In erkannt

Wurde nachträglich zu einer Reservierung im Portal Catering hinzugefügt, führte dies dazu, dass dieses Catering nicht über den Termineintrag in Outlook zu sehen war. Wurde dieser verändert, wurde das dazugehörige Catering im Portal storniert. Dieses Problem wird mit diesem Release behoben.

Siehe auch: eTASK.Outlook-Add-In

Fehlerbehebung: Fehlermeldung beim Aufruf eines Fahrzeuges entfernt

Beim Aufruf eines Fahrzeugdatensatzes wurde eine Fehlermeldung angezeigt. Der Eintrag ließ sich jedoch nach Schließen der Meldung bearbeiten. Dieser Fehler wurde behoben, die Fehlermeldung tritt nicht mehr auf.

Siehe auch: Fahrzeug anlegen

Fehlerbehebung: Betriebskostenart "Frischwasser" kann aus der Abrechnung ausgeschlossen werden

Die Betriebskostenart "Frischwasser" wurde trotz Ausschluss in der Betriebskostenabrechnung mit einberechnet. Dieses Problem wurde behoben.

Siehe auch: Betriebskostenabrechnung

Verbesserung: Anzeige der buchbaren Termine im Desksharing-Kalender: Automatische Berechnung ab heute

Bei der Funktion "Desksharing" lässt sich die Anzeige der buchbaren Termine in die Zukunft durch eine Eingabe im FM-Portal eingrenzen. Bisher hing die Berechnung des Anzeigezeitraums der buchbaren Arbeitsplätze mit der Eingabe im Feld "Buchungszeitraum ab" zusammen. Dies wurde nun angepasst: Die Anzeige der buchbaren Arbeitsplätze in die Zukunft berechnet sich nun vom Anfragedatum aus (also zum Beispiel 21 Tage ab heute).

Siehe auch: Desksharing

Verbesserung: Suchfunktion in der Instandhaltung wurder vereinheitlicht

Bei der Instandhaltung im Portal ließ sich im Feld Auftragnehmer mit einem Suchbegriff nach einem Eintrag suchen, im Feld Auftraggeber stand diese Suchfunktion jedoch nicht zur Verfügung. Hier konnte nur aus einer Liste ausgewählt werden. Das Suchen nach Einträgen funktioniert nun bei Auftraggeber und Auftragnehmer auf dieselbe Weise.

Verbesserung: Die Mitteilungen zur Betriebskostenabrechung wurden verbessert

Über Betriebskosten - Voransicht Abrechnungen - BK-Briefe lassen sich Texte für den Bericht für jeden Mieter individuell anpassen. Anrede, Berichtskopf, Berichtsfuß, Kopftext Anlage und Fußtext Anlage sind nun befüllbar. So lassen sich individuelle Texte zum Vorgehen bei Nachzahlung oder Erstattung in den Abrechnungsbericht integrieren.

Verbesserung: Feldlänge des Raumnamens auf 100 Zeichen erhöht

Bisher war die Länge eines Raumnamens in der Systemsteuerung des FM-Portal auf 50 Zeichen begrenzt. Ab sofort sind Raumnamen mit einer Länge von 100 Zeichen möglich.

Verbesserung: Erhöhter Schutz gegen unerwünschtes Cross-Site-Scripting in den Service-Kacheln

Ihr FM-Portal bietet Ihnen die Seite Services. Dort können verschiedene Kacheln angelegt werden, um bestimmte Vorgänge zu starten - beispielsweise das Anlegen eines Service-Tickets zu einer vordefinierten Kategorie.Diese Kacheln können Sie Ihren Wünschen entsprechend anpassen. Um Absätze einzufügen, musste bisher ein HTML-Befehl genutzt werden. Da dieser jedoch anfällig für unerwünschtes Cross-Site-Scripting ist, haben wir diese Möglichkeit zur Erhöhung der Sicherheit deaktiviert.Stattdessen können Sie nun normale Absätze über die Enter-Taste einfügen und benötigen keine HTML-Befehle mehr.

Siehe auch: Service-Kacheln anpassen

Verbesserung: Anpassungen im Desksharing

Die Arbeitsplatz-Buchung im Portal bietet nun eine einfachere Bedienung der Oberfläche.Funktionen in der Desksharing-Maske

Das Sortieren der der Suchergebnis-Spalten ist möglich.
Das Verschieben der Ergebnisspalten ist möglich.
Ein belegter Arbeitsplatz wird angezeigt, ist jedoch nicht buchbar.
Es werden nur als buchbar eingestellte Arbeitsplätze aufgelistet.
Sind IFC-Daten im Portal hinterlegt, lässt sich die Lage des Arbeitsplatzes über eine Lupen-Schaltfläche auf einem Etagenplan ansehen.
Um die DSGVO-Konformität zu gewährleisten, wird die Belegung von bereits gebuchten Arbeitsplätzen beim Desksharing in der Übersicht angezeigt, jedoch ohne die Information, wer diesen Arbeitsplatz gebucht hat.
Vorauswahl in der Suchmaske: Das Buchungsdatum ab dem morgigen Tag im ist Auswahlfeld vorgegeben, kann aber geändert werden.
Bei der Buchungsbestätigung eines Arbeitsplatzes musste man bisher ein Dropdown anklicken, damit man sie bestätigen kann. Dieser Schritt entfällt mit dem neuen Release.

Funktionen im Desksharing-WorkflowEine Sammelbuchung von zusammenhängenden Einzelterminen ist möglich. Diese Termine werden in einer Mail für den Anwender zusammengefasst.

Siehe auch: Arbeitsplatz im eTASK.Desksharing reservieren

Verbesserung: Änderungen zur Erfüllung der Barrierefreiheit

Um das FM-Portal barrierefrei und BITV 2.0-konform zu gestalten, wurden verschiedene Maßnahmen umgesetzt:

Der Kontrast in den Workflow-Buttons wurde erhöht. Für diese Schaltflächen wird nun ein dunkleres Grün verwendet, so dass sich die Beschriftung deutlicher abhebt.
Die Rahmenfarbton von Eingabefeldern wurde zur Erhöhung des Kontrasts dunkler eingefärbt.
Alle Dashboard-Kacheln wurden auf Hochkontrastfarben im ungeklickten Zustand eingestellt.
Bei Crystal Reports Pop-Ups wurde die Beschriftung auf schwarz gestellt. Dies erhöht ebenfalls die Lesbarkeit.
Im gesamten eTASK.FM-Portal kann ein Zoom von 200% angewendet werden, ohne dass Inhalte abgeschnitten werden.

Verbesserung: Vereinfachung des Rechtemanagements

Mit diesem Update erleichtern wir Ihr Rechtemanagement in Ihrem FM-Portal. Für einige Produkte wie Workflows oder Datenpaketen, die für das Rechtemanagement nicht gebraucht werden, werden nun keine Automatikgruppen mehr erstellt. Mit dem nächsten Update werden diese Gruppe automatisch aus Ihrem FM-Portal entfernt, wenn ihnen kein:e Nutzer:in zugeordnet ist. So wird die Anzahl an Automatikgruppen reduziert und die Zuordnung von Mitarbeitenden zu den Gruppen vereinfacht.Zudem werden für jedes Produkt nun auch automatisch Rechtegruppen erstellt, die nur den Zugriff auf das API zu diesem Produkt regeln. Vergeben Sie so API-Rechte, ohne gleichzeitig Rechte auf die Oberfläche Ihres FM-Portals zu vergeben. Nutzer:innen in den gewohnten Automatikgruppen haben weiterhin Rechte auf die Oberfläche des FM-Portals sowie auf die entsprechenden API-Pfade.

Siehe auch: Automatikgruppen

Verbesserung: Anpassung der Schnellbuchung Besprechungsräume

Alle Buchungsmasken in eTASK.FM-Portal sind nun auf dieselbe Funktionsweise angepasst: Veränderst du die Kriterien deiner Suchanfrage, wird das Suchergebnis direkt an diese Kriterien angepasst, ohne dass durch einen Zwischenschritt eine neue Suche ausgelöst werden muss.

Verbesserung: Anpassung der Ressourcenbuchung

Alle Buchungsmasken in eTASK.FM-Portal sind nun auf dieselbe Funktionsweise angepasst: Veränderst du die Kriterien deiner Suchanfrage, wird das Suchergebnis direkt an diese Kriterien angepasst, ohne dass durch einen Zwischenschritt eine neue Suche ausgelöst werden muss.

Siehe auch: Ressourcen (OAI)

Verbesserung: Neue Buchungsmaske für die Catering-Buchung im Outlook Add-In

Die Buchungsmaske für das Individeuelle Catering im Outlook Add-In wurde optisch angepasst, um eine komfortablere Bedienung zu bieten.

Siehe auch: eTASK.Outlook-Add-In

Verbesserung: Neue Kennzeichnung von Pflichtfeldern

Pflichtfelder im eTASK.FM-Portal sind nun zusätzlich zu einer roten Umrahmung durch ein rotes *-Symbol hinter dem Feldnamen zu erkennen.

Verbesserung: Persönliche Einstellungen in der Serviceliste werden abgespeichert

Ihre persönlichen Einstellungen in der Serviceliste werden nun auch bei Nutzung mehrerer Geräte beibehalten, um nicht bei Nutzung eines anderen Browsers oder eines neuen Geräts die gewünschten Einstellungen wieder vornehmen zu müssen.

Verbesserung: Erweiterung eines individuellen Attributs um "Kopieren mit Detaildaten"

Das Management individuelller Objektattribute wurde verbessert:

Individuelle Objektattribute in der Systemsteuerung können mit den dazugehörigen Auswahlfeldern an ein anderes Objekt kopiert werden.
Wollen Sie Ihre Änderungen in den Objekttypen übertragen, können Sie unter Extras in der Arbeitsleiste eine neue Funktion nutzen, mit der die individuellen Attribute für alle Objekttypen aktualisiert werden können.

Es entfallen also einige Arbeitsschritte. Auf diese Weise können Sie Ihre Objektkataloge nun auf komfortablere Weise individualisieren.

Siehe auch: Objekttypen definieren