Release 2023.1.5615

Release Januar 2023

Dieses Release wurde von eTASK für die Verwendung in Produktivumgebungen freigegeben. Sie können das Release ab sofort herunterladen und auf Ihrem Server installieren.

Nutzer der eTASK App für Windows
Mit Veröffentlichung dieses Releases wurde parallel eine aktuelle Version der eTASK App im Microsoft Store veröffentlicht. Bitte beachten Sie, dass diese aktuelle App Version ausschließlich mit der aktuellen Release-Version des Portals kompatibel ist, d.h. es müssen das Portal UND alle angebundenen mobilen Endgeräte aktualisiert werden.

Aktualisieren Sie Ihre mobilen Endgeräte also bitte nur, wenn Sie zeitgleich auch ein Update Ihres Portals auf das aktuelle Release planen. Sollte dies nicht gewünscht oder möglich sein deaktivieren Sie bitte die automatische Installation von Updates für die eTASK App auf Ihren Endgeräten. Bitte beachten Sie im Gegenzug, dass nach einer vorherigen Aktualisierung Ihres Portals im Nachgang auch eine Aktualisierung Ihrer Endgeräte auf die aktuelle App-Version erfolgen muss.Bitte achten Sie darauf Ihre Mobilgeräte vor dem Update zu synchronisieren.

Workflow Rechnungseingang Basic

Neue Funktion: Auswahl Zahlungsfälligkeiten bei Eingangsrechnungen auch über Posteingang möglich

Erfassende von Eingangsrechnungen haben mit diesem Release die Möglichkeit, die Zahlungsfälligkeiten auch aus dem Posteingang zu ändern. Dadurch lassen sich eventuelle Skontodaten in die Rechnungsposition übernehmen. Die Auswahl von Zahlungsfälligkeiten wurde der Maske zur Rechnungserfassung hinzugefügt. Wenn dem Kreditor eine Zahlungsfälligkeit zugewiesen wurde, wird diese automatisch befüllt. Diese Funktion steht auch für die manuelle Erfassung zur Verfügung.

eTASK.Flächenabrechnung

Verbesserung: Arbeitsplatzbelegung: Belegungskonzept durch Massenänderung verwaltbar

Mit Release vom September 2022 (2022.4.5318.59679) bieten wir die Möglichkeit, eine feste Arbeitsplatzbelegung oder flexible Arbeitsplatzbelegung zu wählen. Unter dem Menüpunkt Basisdaten-Raumbelegung lässt sich das Belegungskonzept einstellen. Mit diesem Release haben wir auch die Funktionalität der Massenänderung an diese Funktion angepasst, so dass die über den Radiobutton (Optionsfeld) gesetzte Information korrekt übernommen wird.

eTASK.Kostenerfassung

Neue Funktion: Den Buchungsmonat für Dauerschuldrechnungen einstellen

Die Funktionalität der Dauerschuldrechnung wurde verbessert: Die Dauerschuldrechnung wurde bisher bei vorab gezahlten Rechnungen in den "Zahlmonat" (Rechnungsdatum = Buchungsdatum) gebucht. Eine solche Rechnung wird nun in den "Leistungsmonat" gebucht, also in den Monat, den die Rechnung betrachtet. Im Datensatz der Rechnung können im Abschnitt "Termine der geplanten Rechnung" die Termine der Rechnung gesteuert werden. Sie werden mit diesem Release automatisch befüllt mit Rechnungsdatum gleich Buchungsdatum und können dann manuell auf den gewünschten Buchungsmonat umgestellt werden. So können erzeugte Rechnungen aus Dauerschuld zum Beispiel für Miete vorab gezahlt und trotzdem im korrekten Monat gebucht werden.

Siehe auch: Dauerschuldrechnung erstellen

Highlight: Gesellschaftsspezifische Sachkontenrahmen

Mit dieser neuen Funktion können Sie beliebig viele Sachkonten und Sachkontenrahmen anlegen, ohne bei der Erfassung von Daten (z.B. Rechnungspositionen) den Überblick zu verlieren. Jede Gesellschaft kann bei Bedarf einen eigenen Sachkontenrahmen bekommen. Sie erhalten die Voreinstellung "STD/Standard" für all Ihre Sachkonten. Auf diese Weise können Sie ohne Unterbrechung und Konfiguration weiterarbeiten. Den Sachkontenrahmen können Sie an der Gesellschaft ändern. Unser Hilfe-Artikel liefert Ihnen die Informationen dazu: https://support.etask.de/Topics/KE/GesellschaftsspezSachkontenrahmenErstellen.htm

Siehe auch: Gesellschaftsspezifischen Sachkontenrahmen erstellen

eTASK.Vermietung

Verbesserung: Index-Mietverträge: Auswertung überarbeitet und Ampel-View erstellt

Wir haben die Abfrage verbessert, der die Ansicht "Aktuell anpassbare Index-Mietverträge (periodisch)" zugrunde lag. Außerdem wird jetzt über eine Ampel-View gezeigt.Grün: Index-Mietvertrag kann angepasst werden, weil das Datum der nächsten Anpassung erreicht ist UND der Verbraucherpreis-Index für die entsprechende Periode eingetragen wurde.Gelb: Das Datum der Anpassung ist noch nicht erreicht ODER wenn das Datum erreicht wurde, dann fehlt noch der passende Index-Wert (dieser wird mit 1 - 2 Monaten verzögerung veröffentlicht).Rot: Im Mietvertrag wurde ein Wert nicht eingetragen, der für die Berechnung notwendig ist.

eTASK.Instandhaltung

Neue Funktion: Instandhaltungsworkflow: Toleranzzeiten zur Eskalationssteuerung

Zu jeder Instandhaltungssauftragsart muss, sofern Eskalation gewünscht, unter "Auftragsarten Eskalation" für jeden Workflowschritt dessen Dauer angegeben werden. Die Auswahl des Workflowschritts erfolgte bisher über ein Listconnect auf alle Workflowschritte. Wir haben dies geändert, so dass in der Liste nur die IH-Workflowschritte enthalten sind. Diese Änderung vereinfacht die Datenpflege im Portal.

Siehe auch: Instandhaltung

Verbesserung: Anpassung beim Übertrag der Zuständigkeit aus Servicetickets an IH-Aufträge

Beim Umwandeln von Servicetickets in Instandhaltungsaufträge konnte es vorkommen, dass die zuständige Servicegruppe nicht an den Auftrag weitergegeben wurde. Durch die Anpassung der Firma und Zuständigkeit von Instandhaltungssafträgen aus Servicetickets wurde nun sichergestellt, dass die Übertragung der Zuständigkeit reibungslos funktioniert.

Siehe auch: Zuständigkeit für eTASK.Instandhaltung für eine Firma anlegen

eTASK.Raumreservierung

Neue Funktion: Neue Version: Bericht Gebuchte Ressourcen am Stichtag "gebuchte Ressourcen heute"

Mit diesem Release ist ein neuer Bericht verfügbar: "Gebuchte Ressourcen am Stichtag" bietet eine Auswahl des Datums, zu dem der Bericht die entsprechenden Ressourcen angeben soll. Inhaltlich entspricht dieser Bericht dem bisherigen Bericht "gebuchte Ressourcen heute", jedoch können Sie selbst ein Datum auswählen.

Siehe auch: Ressource buchen

eTASK.FM-Portal

Neue Funktion: Reaktivieren beendeter Bestellungen aus dem HWP

Beendete Bestellungen können jetzt wieder reaktiviert werden (wenn z.B. keine Positionen enthalten sind). Damit wird die erneute Eingabe des Vorgangs vermieden. Unter "Extras" in der Bestellung besteht die Möglichkeit, den Vorgang zu reaktivieren. Nur Administratoren haben Zugriff auf die Reaktivierungsschaltfläche.

Siehe auch: FM-Beschaffung

Neue Funktion: Neuer Bericht: Rent Roll

eTASK.Vermietung bietet Ihnen einen neuen Bericht, der für Sie alle Mietverträge und deren Eckdaten zum Abfragedatum zusammenfasst. Diese lassen sich natürlich auch in Excel eportieren und dort weiter bearbeiten.Zum Abfragetag sehen Sie alle Mietverträge mit u.a. folgenden Informationen:

vermietete Räume
Anzahl Stellplätze
Mieteinnahmen
Kündigungstermine u vieles mehr.

Diese detaiilierte Übersicht mit allen Vertragsdaten erleichtert Ihnen die gewerbliche Vermietung!

Siehe auch: Vermietung

Neue Funktion: Standortsicherungskonzept: Sicherheitszonen

Unter "Infrastrukturelles Gebäudemanagement - Sicherheit/Schlüssel - Standortsicherungskonzept" haben wir neue Tabellen eingerichtet. Diese dienen dazu, Sicherheitszonen in verwalteten Liegenschaften zu dokumentieren.Sicherheitszonen sind die oberste Ebene, darunter kann es optional Teilzonen geben und als dritte Ebene einen Raumtyp. Letzterer kann im Raumformular im Infobereich "Sicherheit" ausgewählt werden und steuert die Zuordnung zu den anderen Elementen. Die dadurch angelegten Sicherheitszonen sind über das Gebäudemodell im BIM Explorer sichtbar.

Neue Funktion: Übersichtsliste des digitalen Archivs verfügbar

Unter Infrastrukturelles Gebäudemanagement-Digitales Archiv findet sich jetzt auch eine tabellarische Übersicht aller im Archiv des jeweiligen Portals befindlichen Dokumente. Sie enthält u.a. Dateiname, Dateigröße und das Erstelldatum und orientiert sich an der Struktur des Liegenschaftsexplorers.

Siehe auch: Digitales Archiv verwalten

Neue Funktion: Umstellung auf BCF 3.0

BCF (Building Collaboration Format) ist ein Dateiformat zur Kommunikation von Problemen in der Bauphase eines Gebäudes. Bei eTASK nutzen wir dieses Format innerhalb unserer bestehende Liegenschaften ebenfalls für die Kommunikation: Wird aus einem Gebäudemodell im BIM Explorer ein Serviceticket erstellt, wird im Abschnitt "Dokumente" eine BCF-Datei angelegt, die umfassende Informationen über das Objekt enthält. Diese Datei haben wir nun auf das aktuelle Standardformat BCF 3.0 geändert.

Siehe auch: Service-Ticket / BCF-Datei aus dem BIM-Explorer erstellen

Neue Funktion: BIM Explorer: Weitere Legenden verfügbar

Weitere Legenden sind jetzt für ein BIM-Modell verfügbar:

044-L Heizung
045-L Eigentuemer
047-L Vermietbare Flächen/Räume

Siehe auch: Die Bedienelemente im BIM-Explorer

Fehlerbehebung: Korrektur in der Flächenabrechnung

In bestimmten Fällen wurden in einem Abrechnungsprofil Flächen mehrfach abgerechnet, wenn Arbeitsplatzgruppen über mehrere Etagen definiert waren. Dies ist nun behoben.

Siehe auch: Abrechnungsprofile

Fehlerbehebung: Bericht "Kostenverrechnung für Catering mit Mengenangabe" korrigiert

Bei einigen Konfigurationen im Catering konnte es vorkommen, das der Bericht die gleichen Daten mehrfach ausgegeben hat. Dies wurde behoben.

Fehlerbehebung: Stempelanzeige korrigiert

Beim Anzeigen eines Gebäudemodells im BIM Explorer wurde der Stempel zu einem Raum an anderer Stelle innerhalb es Modells angezeigt. Dieses Verhalten wurde korrigiert.

Siehe auch: Der BIM-Explorer

Fehlerbehebung: Zusammenspiel des FM-Portals mit SMTP-Mailservern korrigiert

Durch eine Einstellung in der Konfiguration eines SMTP-Mailservers kam es zu einer großen Menge nicht versendbarer Fehlermeldungen. Dieses Verhalten wurde behoben. Außerdem wurden die Meldungen zur Serverkonfiguration so verändert, dass auf die erforderlichen Einstellungen hingewiesen wird.

Siehe auch: Erste Inbetriebnahme

Fehlerbehebung: Funktion der reservierten Datensätze geändert

Im Zusammenhang mit der neuen Funktion der reservierten Datensätze war es möglich, einen Workflow über den Menübefehl umzuschalten, auch wenn das Formular durch einen anderen Nutzenden reserviert war. Dieses Verhalten wurde korrigiert: Der Workflow kann nun für ein zur Bearbeitung reserviertes Formular nicht durch andere umgeschaltet werden.

Fehlerbehebung: Erweiterter Export liefert die ausgewählten Daten

Beim erweiterten Export einer gefilterten Liste kam es zur Übernahme von zu vielen Daten in die Exportdatei. Dieser Fehler wurde behoben.Bitte beachten Sie: Beim erweiterten Export einer gefilterten Liste müssen die Spalten, nach denen gefiltert wurde, mit ausgewählt sein. Sonst wird der Filter nicht mit übergeben.

Siehe auch: Tabellen

Fehlerbehebung: Differenzen innerhalb der Betriebskostenrechung gelöst

Innerhalb der Betriebskostenabrechnung konnte es vereinzelt zu Cent-Differenzen zwischen der Betriebskostenrechung, dem erstellten Ausdruck und der generierter Ausgangsrechnung kommen. Dieser Fehler wurde behoben.

Siehe auch: Bericht: Anlage zur Betriebskostenabrechnung

Fehlerbehebung: Konfigurationsparameter für Serviceticket korrigiert

Bei der Systemkonfiguration für die Verwendung von eTASK.Serviceticket kam es trotz korrekter Verwendung des Konfigurationsparameters PREFILLUSERROOM (Wert=1) dazu, dass die Rauminformation eines Ticketerstellers nicht wie eingestellt in ein neues Ticket übernommen wurde. Dieser Fehler wurde behoben.

Siehe auch: Konfigurationsparameter

Fehlerbehebung: FiBu-Export: Stornobuchungen sind enthalten

Beim FiBu-Export wurden stornierte Buchungen nicht mit übertragen. Dies führte dazu, dass für den Steuerberater aus der Exportdatei nicht die fortlaufenden Rechnungsnummern ersichtlich waren. Dies wurde geändert: Auch Buchungssätze, die sich gegenseitig aufheben (wie eine stornierte Buchung) sind nun im FiBu-Export enthalten.

Siehe auch: FiBu-Export verwenden

Fehlerbehebung: Mietvertrag: Kündigungsfrist wird nach Vertragsverlängerung aktualisiert

Bei einem Mietvertrag kam es dazu, dass nach Vertragsverlängerung die Kündigungsfrist nicht automatisch aktualisiert wurde. Bei einer Kündigungsfrist von 3 Monaten kann sich der Mietvertrag automatisch um 12 Monate mit einer Kündigungsfrist von einem Monat verlängern, wenn nicht gekündigt wird. Es gab eine nicht sichtbare Sektion Kündigung nach Vertragslaufzeit war. Der genannte Vertrag wurde verlängert und die Berechnung hat die unsichtbare, nicht gefüllten Felder benutzt, was zu einer falschen Berechung des nächstmöglichen Kündigungstermins führte.In der Berechnung wird dieser Bereich jetzt berücksichtigt: Wenn kein Werte für "nach Verlängerung" gesetzt wurden, bedeutet das innerhalb des Systems, dass keine Verlängerung erfolgt. Ansonsten wird der Termin nun korrekt berechnet.

Siehe auch: Vermietung

Fehlerbehebung: Links in Spalten werden nicht mehr abgeschnitten

In einzelnen Fällen wurde in Tabellen enthaltene Links abgeschnitten, auch wenn es nicht nötig war. Dieses Problem wurde behoben.

Fehlerbehebung: Plugin-Bundles: Meldung zum Status der Installation korrigiert

Die Plugin-Bundles von eTASK wurden überprüft und geändert. Obwohl eine Meldung zur erfolgreichen Installation ausgegeben wurde, war es möglich, dass einzelne Komponenten nicht komplett installiert waren. Dies war nur aus den Protokollen ersichtlich, ist aber nun sofort in den Meldungen zur Installation ersichtlich.

Siehe auch: eTASK.FM-Portal installieren

Verbesserung: Skonto-Buchungen im FiBu-Export

Die Übergabe der Skonto-Buchungen an den FiBu-Export wurde überarbeitet. Bisher wurden die Buchungssätze aus Eingangs-und Ausgangsrechnungen sowie die Bankbuchungen übergeben. Die Skonto-Erfassung diente lediglich der Markierung der vollständigen Zahlung einer Rechnung. Jetzt ist der Buchungssatz über die restliche Verbindlichkeit bzw. Forderung des Kreditors bzw. Debitors über alle Skonti inklusive Steuerkorrektur enthalten.

Siehe auch: Der FiBu-Export

Verbesserung: Hinweise zur Verwendung von Feldern mit "Regular Expressions" vorhanden

Im eTASK.FM-Portal ist es möglich sogenannte Regular Expressions (Regeln für die Eingabe) vozugeben. Wird etwas Abweichendes in das Feld eingegeben, kann man seine Eingabe nicht speichern. Bisher erfuhren die Nutzenden dann nur, dass ihr Eintrag nicht speicherbar ist. Dies haben wir dahingehend verbessert, dass nun auch ein Hinweis erfolgt, welche Art von Eingabe für dieses Feld erforderlich ist.

Verbesserung: Übernahme des Betreffs aus Outlook

Der Betreff des einer Besprechung ist eine Einstellung am Besprechungsraum möglich - auch ohne Nutzung des Outlook-Add-Ins. Der durch den Anwender gesetzte Betreff erscheint dann in der Reservierungsliste im FM-Portal. Wird die Besprechung nachträglich auf Privat gesetzt, muss allerdings auch der Betreff geringfügig geändert werden, damit Outlook den Termin als geändert erkennt und den Betreff im FM-Portal nicht mehr anzeigt.

Verbesserung: Türschild: Diverse Verbesserungen

Beim Öffnen eines Türschilds kam es zu langen Wartezeiten, was an einer Daten-Ergänzung lad. Dieses Problem wurde behoben. Außerdem wurden Verbesserungen an der Formatierung vorgenommen.

Verbesserung: Optimierung der Paging-Abfragen

Beim Paging werden Ergebnisse einer Abfrage in kleinen Blöcken an anderer Stelle wiedergegeben. Dieses Verfahren ermöglicht den Nutzenden, diese Daten übersichtlich an einem Ort einsehen zu können. Wir haben unsere Abfragen für die dynamischen Suchen (im Rahmen von ListConnects und somit auch innerhalb unserer Formulare) im FM-Portal optimiert, so dass diese erheblich beschleunigt werden.

Siehe auch: ListConnects

eTASK.Inventur

Fehlerbehebung: Suche nach Matchcodes: Auswahl mit einem Klick möglich

Bei der Suchfunktion innerhalb von eTASk.Inventur war ein mehrfaches Anklicken des Auswahlfeldes nötig, um den Eintrag auszuwählen. Dieser Fehler wurde behoben.

Siehe auch: Mobile Inventur