Auftragsliste (D418)
Technisches Gebäudemanagement/Instandhaltung/Auftragsliste
Legen Sie neue Aufträge an oder bearbeiten Sie bestehende über dieses Formular. Aufträge können manuell angelegt werden (einmalige Aufträge), in den meisten Fällen werden sie aber automatisch aus Auftragszeitplänen (Maßnahmen) generiert, die für die regelmäßige Auftragsauslösung im Rahmen eines Wartungsplans verantwortlich sind. Nach Neuanlage eines Auftrags erhält der Auftrag eine Ticketnummer und durchläuft den Genehmigungs- und Durchführungsworkflow bis zur Fertigmeldung und Abnahme. Rufen Sie über den Button "Berichte" in der Arbeitsleiste den Arbeitsschein des Auftrags als PDF-Dokument ab.
Formularhilfe
Workflow
Workflow
Identifikation
In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.
Ticket-Nr. ALT (bei alten Tickets) | Anzeige der einheitlichen, vom System automatisch vergebenen Ticket-Nr. des Instandhaltungsauftrags. |
Auftragsbezeichnung | Eingabe der Leistungsbeschreibung. |
Auftragsbezeichnung (lang) | Eingabe zusätzlicher Details zur Leistungsbeschreibung. |
Erlaubnisschein benötigt? | Ein Erlaubnisschein ist ein Formular mit dem die Erlaubnis zur Durchführung dieses Auftrags schriftlich bescheinigt wird. |
Zeitplanung
Informationen zur Zeitplanung des Auftrags (z.B. wann der Auftrag abgeschlossen sein sollte) können in diesem Infobereich hinterlegt werden. Wurde der Auftrag durch einen Zähler ausgelöst, kann hier ein Zähler und ein geplanter Startzählerstand angegeben werden. Ist dies nicht der Fall, erfolgt eine Datumsauswahl.
Zeitfenster Start Ausführung | Zeitfenster zu dem die Ausführung starten kann abhängig vom Datum der "Ausführung bis" und der gewählten Zeitsteuerung. |
Termin Ausführung bis | Auswahl des Datums, an dem der Auftrag durchgeführt sein soll. Bezogen auf dieses Datum greift die Eskalationsfunktion des FM-Portals. |
Auftrag durchgeführt am | Auswahl des Datums, an dem die Leistung vom Auftragnehmer erbracht wurde. |
Relevante Termine / Prozess Steuerung
In diesem Infobereich werden Informationen dazu angezeigt, welchen Schritt im Workflow der Auftrag bereits erreicht hat. Ein neu angelegter Auftrag bekommt den Status "Planung" zugewiesen. Geplante Aufträge wechseln nach einer aus den Steuerungsvorgaben in Maßnahme und Auftragsplan berechneten Zeit in den Status "Vorlauf". Manuell angelegte Aufträge müssen durch Betätigen der Aktion "Vorlauf" in den Status "Vorlauf" gehoben werden. Die weitere Prozesssteuerung erfolgt bei beiden Varianten der Auftragsgenerierung gleich. Über das Auswahlfeld "Steuerung der Eskalation" wählen Sie die Auftragsart, mit der der Auftrag verknüpft werden soll. Die Auftragsart steuert die Eskalation des Auftrags im Workflow.
Auswahl der Auftragsart. Dadurch werden von der Auftragsart einige zusätzliche Auftragseinstellungen übernommen, die im Auftragsformular angezeigt werden. Dazu gehört die Auswahl, ob eine Eskalation aktiviert werden soll und ob für den Auftrag Stör- und Zeitrückmeldungen erfolgen sollen. | |
Eskalationsstufe | Anzeige der in der Auftragsart für diesen Auftrag eingestellten Eskalationsstufe mit den verbundenen Eskalationszeitpunkten. |
Auftrag startet | Zu diesem Zeitpunkt wird der automatisch angelegte Auftrag für die aktive Bearbeitung durch den Auftraggeber gestartet. |
Termin: Prüfung durch AG | Bis zu diesem Termin soll die Prüfung durch den Auftraggeber abgeschlossen sein. |
Erinnerung: Prüfung durch AG | An diesem Termin wird der Auftraggeber an die Prüfung des Auftages erinnert, wenn diese nicht erfolgt ist. |
2. Erinnerung: Prüfung durch AG | Zu diesem Termin erfolgt die zweite Erinnerung für den Auftraggeber, dass ein Auftrag geprüft werden muss, |
Termin: Prüfung und Abnahme | Bis zu diesem Termin soll der Koordinator des Auftraggeber den Auftrag kontrolliert und abgenommen haben. |
Betreiber
Diese Gruppe umfasst Informationen zum Betreiber des Auftrags, wie Name, Kontaktdaten und Zuständigkeiten. Sie dient der eindeutigen Identifikation und Zuordnung des verantwortlichen Betreibers für den jeweiligen Auftrag.
Auswahl des Verantwortlichen für das Objekt, das durch den Auftrag betroffen ist. |
Auftraggeber
KONTEXT:
Workflow: Instandhaltung
Control: TripleCascadingIH.ascx
Sektion: Auftraggeber
Tabelle: IH_AUFTRAG_T
Kategorie: Instandhaltung
Modul: Aufträge
Portal-Version: eTASK.FM-Portal 2.7.6959.39990
Ermöglicht die Auswahl des Auftraggebers mit zugehöriger Gruppe und koordinierender Person für Instandhaltungsaufträge. Die drei Auswahlfelder sind miteinander verknüpft: Zunächst wählen Sie die Firma des Auftraggebers, anschließend die zuständige Gruppe innerhalb dieser Firma und schließlich die verantwortliche Koordinatorin oder den Koordinator aus dieser Gruppe. Die hier ausgewählten Firmen und Zuständigkeiten bestimmen die Besetzung der Workflow-Rollen auf Auftraggeberseite. Wenn das Koordinator-Feld leer bleibt, gelten alle Personen der Gruppe als zuständig.
**Nutzen:** Stellt sicher, dass nur gültige Kombinationen aus Auftraggeber, Gruppe und Koordinator ausgewählt werden können. Die Auswahl steuert automatisch die Workflow-Rollenbesetzung, wodurch Benachrichtigungen und Aufgaben an die richtigen Personen geleitet werden.
Auswahl der Firma, die den Auftrag vergibt. | |
Auswahl der Personengruppe, die auf Auftraggeberseite mit der Koordination des Auftrags betraut ist. | |
Auswahl des Ansprechpartners auf Auftraggeberseite. |
Auftragnehmer
Dieser Infobereich organisiert die Auftragnehmer-Zuordnung und besetzt die Workflow-Rollen für Koordination und Durchführung. Die Auswahl erfolgt über fünf verknüpfte Felder: Das Auswahlfeld "Auftragnehmer (AN)" filtert die verfügbaren Koordinationsgruppen der gewählten Firma. Die Zuständigkeit Koordination AN bestimmt, welche Personen den Auftrag in der Serviceliste unter "Meine Aufgaben" sehen. Ohne Einzelperson-Auswahl kann jedes Gruppenmitglied den Auftrag annehmen - die erste Annahme besetzt die Koordinatorrolle verbindlich. Bei direkter Personenauswahl entfällt diese Wahlmöglichkeit. Analog funktioniert die Durchführungszuordnung: Der Koordinator wählt bei Disposition eine Durchführungsgruppe oder direkt einen Mitarbeiter. Gruppenzuordnung ermöglicht flexible Annahme durch beliebige Gruppenmitglieder, Einzelzuordnung fixiert die Zuständigkeit sofort. Diese kaskadierte Struktur gewährleistet klare Verantwortlichkeiten bei Wahrung von Flexibilität.
**Nutzen:**
Ermöglicht zweistufige Workflow-Zuweisung (Koordination ? Durchführung) mit flexibler oder fixer Personenzuordnung. Die Gruppenmechanik verhindert Engpässe durch Vertretungsregelungen, während die Einzelzuordnung direkte Verantwortlichkeit sichert. Die Integration in "Meine Aufgaben" sorgt für transparente Auftragsverteilung ohne manuelle Benachrichtigungen.
Auswahl der Firma, die mit der Durchführung des Auftrags beauftragt wird. | |
Auswahl der Personengruppe, die auf Auftragnehmerseite mit der Koordination des Auftrags betraut ist. | |
Auswahl des Ansprechpartners auf Auftragnehmerseite. | |
Auswahl der Personengruppe, die auf Auftraggeberseite mit der Durchführung des Auftrags betraut ist. | |
Auswahl des Mitarbeiters, der vor Ort für die Ausführung des Auftrags sorgt. |
operative Bemerkungen
Mithilfe des Editors in diesem Infobereich können Kommentare zur Auftragsdurchführung eingetragen werden. Die Kommentare können auch als E-Mail versendet werden. Siehe IC1223. Die Kommentare können auch als E-Mail versendet werden. Siehe IC1223.
Objektselektor
Modul: Auftragsliste
Tabelle: IH_AUFTRAG_T
Section: Objektselektor
Menu-Titel: Auftragsliste
Technisches Gebäudemanagement/Instandhaltung/Auftragsliste
Diese Funktion ermöglicht die Zuordnung von Objekten zu einem Auftrag über zwei alternative Ansichten. Im "Kataster"-Modus werden verfügbare Objekte nach Objekttypen sortiert angezeigt, im "Explorer"-Modus nach Standort, Gebäude und Raum. Objekte werden per Checkbox im linken Baum ausgewählt und erscheinen dann im rechten Grid. Über einen Button können markierte Objekte wieder entfernt werden. Die Zuordnungen werden beim Speichern des Auftrags automatisch in der Datenbank gesichert.
Nutzen:
Flexible Objektauswahl je nach Arbeitsweise. Die Baumstruktur ermöglicht schnelles Navigieren und Mehrfachauswahl, während das Grid die ausgewählten Objekte übersichtlich darstellt und das Entfernen einzelner Einträge erlaubt.
Verwaltung
Verwaltungstechnische Angaben zum Auftrag können hier eingegeben werden.
Auswahl des zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer bestehenden Vertrags, der die durch den Auftrag angeforderte Dienstleistung abdeckt. | |
Auswahl der Gesellschaft. | |
Geben Sie hier das Jahresbudget an, das mit den Kosten aus diesem Auftrag belastet werden soll. Es erfolgt sowohl eine Belastung der Eigenleistungen als auch der Fremdleistungen. | |
Auswahl der Qualifikation, die der Objektverantwortliche aufweisen muss. | |
Wähle hier ein Gewerk aus, dem dieser Auftrag zuzuordnen ist. Diese Angabe dient der besseren Kategorisierung von Aufträgen und hat darüber hinaus keine weiteren Auswirkungen. |
Abrechnung
In diesem Infobereich können Informationen zur Abrechnung des Auftrags eingegeben werden.
Auswahl der Kostenstelle, die mit den Kosten, die durch den Auftrag entstehen, belastet werden soll. | |
Auswahl des Sachkontos, auf das die Kosten des Auftrags gebucht werden. | |
Auswahl der Kostengruppe nach GEFMA Richtline 200. | |
Auswahl der Kostengruppe nach DIN 276. | |
Auswahl der Kostengruppe nach DIN 18960. |
Auftrag -> Bestellung / Vertrag
Wenn der Auftrag einer Bestellung zugeordnet ist, wird diese Verbinung in diesem Infobereich angezeigt. Zur Herstellung dieser Verbindung siehe IC1908 und IC1909.
Anzeige der FM-Bestellung, mit der der Auftrag verbunden ist. | |
Kostenschätzung [€] | Angabe einer Kostenschätzung in Euro. |
Das Datenfeld "kaufmännischer Vertrag" dient dazu, den Vertrag aus dem Vertragsmanagement zu hinterlegen, der die kaufmännischen Aspekte eines Auftrags regelt. Hier erfasst Du den Vertrag, der finanzielle und geschäftliche Vereinbarungen enthält, im Gegensatz zum Feld "Vertrag", in dem der technische Vertrag abgelegt wird. Nutze dieses Feld, um sicherzustellen, dass alle kaufmännischen Bedingungen klar dokumentiert und von den technischen Details getrennt sind. |
Arbeitspläne
Arbeitspläne, die in Verbindung mit dem Auftrag stehen, können hier ausgewählt werden. Dieser Infobereich wird erst aktiv, nachdem der Auftrag erfolgreich angelegt wurde.
Auftragshistorie
Mithilfe des Editors in diesem Infobereich können weitere Kommentare zum Auftrag eingetragen werden. Dazu gehören z.B. Zeitpunkte der Statusänderung und der Name desjenigen, der die Aktion ausgelöst hat. Die Kommentare können auch als E-Mail versendet werden. Siehe IC1223.
Disclaimer
In diesem Infobereich kann ein Disclaimer zum Auftrag konfiguriert werden.
Disclaimer | Eingabe des Disclaimers zum Auftrag. |
Beschreibung
Hier können Informationen zur Ursache der Wartung oder Instandhaltung hinterlegt werden.
Maßnahmegrund | Eingabe des Grunds, aus dem der Auftrag durchgeführt werden soll (z.B. "Störung", "Einmalige Instandhaltung", "Wartung"). |
Bemerkung | Bemerkung zur Maßnahme |
Leistungsrückmeldungen
Leistungsrückmeldungen
Rückmeldung Eigenleistungen
Hier können Arbeitsrückmeldungen von internen Mitarbeitern erfasst werden. Es werden Daten zur Arbeitszeit für die Auftragsbearbeitung abgefragt.
Auftragsauslösung
In diesem Infobereich können einem manuell angelegten Auftrag eine neue Maßnahme hinzugefügt werden. Falls der Auftrag automatisch aus einer Maßnahme generiert wurde, werden diese Felder automatisch ausgefüllt.
Anzeige des Auftragsplans, der mit der Maßnahme des Auftrags verbunden ist. | |
Auswahl des Zählers, der die zählerbasierte Auftragsauslösung veranlasst. | |
Auslöse-Zählerstand | Anzeige des Zählerstands bei Auftragsauslösung, falls der Auftrag zählerabhängig aus einer Maßnahme ausgelöst wird. |
Auswahl eines übergeordneten Auftrags. |
Zeitverfolgung
Dieser Infobereich dient dazu, nachzuverfolgen, wieviel Zeit für die Durchführung des Auftrags aufgewendet wurde.
Soll-Zeit [h] | Falls dem Auftrag kein Arbeitsplan zugeordnet wurde, aus dem die Vorgabezeit für einen Auftrag automatisch übernommen wird, kann hier die manuelle Eingabe einer Vorgabezeit erfolgen. Alternativ kann auch zusätzlich zur Vorgabezeit der Arbeitspläne die manuelle Eingabe einer Vorgabezeit erfolgen. |
Ist-Zeit [h] | Nach Auftragsabschluss wird hier vom System automatisch der tatsächlich benötigte Zeitaufwand für die Auftragsbearbeitung angezeigt, wie er vom Dienstleister in der Zeitrückmeldung gemeldet wurde. Eine manuelle Eingabe von Daten in dieses Feld ist weder möglich noch nötig. |
Rückmelde-Deckblatt
Das Rückmelde-Deckblatt kann in der Arbeitsleiste unter dem Button "Berichte" heruntergeladen werden. Gleichzeitig wird es bei Beauftragung der Arbeiten, d.h. im Wechsel vom Workflow-Schritt "Disposition AG" in den WOrkflow-Schritt "Vorlauf", an den Auftragnehmer per E-Mail versandt. Der Auftragnehmer füllt das Rückmelde-Deckblatt aus und sendet es als erste Seite eines Faxes an die abgebildete Faxnummer. Diese Rückmeldung sorgt dafür, dass der Workflow automatisch in den Schritt "Kontrolle" überführt wird, sofern folgendes Kästchen angekreuzt ist: "Ja" bei "Sind die beauftragten Leistungen vollständig abgeschlossen?". Siehe auch IC1838.
Auftragsschein
Der Auftragsschein stellt eine Zusammenfassung des Auftrags dar und zeigt, welche Aufgaben im Rahmen des Auftrags durchgeführt werden müssen, sowie Informationen zum Auftraggeber und -nehmer. Der Auftragsschein kann über den Button "Berichte" in der Arbeitsleiste des Formulars heruntergeladen werden.
Dateianlagen
Hier können dem Auftrag beliebige Dateianlagen hinzugefügt werden. Auch eingescannte Wartungsprotokolle sollten hier eingepflegt werden.
Zugeordnete Servicetickets
Alle Servicetickets, aus denen der Auftrag resultiert, werden in dieser Liste gezeigt.
Zugeordnete Mängel
Zugeordnete Mängel
Gewährleistungen
Gewährleistungen
Folgeaufträge
Folgeaufträge
Bestellanforderung erstellen
Diese Aktion erstellt für den vorliegenden Instandhaltungsauftrag eine FM-Bestellung über die spezifizierten Leistungen. Hierzu muss für die Auftragnehmerfirma ein Kreditordatensatz vorhanden sein.
Auftrag zu Bestellanforderung hinzufügen
Auftrag zu Bestellanforderung hinzufügen
Wartungsprotokoll
Das Wartungsprotokoll stellt eine Übersicht über die einzelnen Arbeitsgänge im Auftrag dar und ermöglicht es dem Ausführenden, Anmerkungen einzutragen und anzugeben, ob der Arbeitsgang problemlos getätigt wurde oder ob weitere Maßnahmen eingeleitet werden müssen. Das Wartungsprotokoll zum jeweiligen Auftrag kann über den Button "Berichte" in der Arbeitsleiste des Formulars heruntergeladen werden.
Mangel erfassen
Mit dieser Aktion kannst du aus dem Instandhaltungsauftrag heraus einen neuen Mangel für das Mängelmanagement erfassen.
Folgeauftrag anlegen
Folgeauftrag anlegen
Hintergrundprüfung Sachkonten und Gesellschaft
Dieses Control filtert automatisch die verfügbaren Sachkonten basierend auf der ausgewählten Gesellschaft.
Wenn Sie eine Gesellschaft auswählen, werden in der Sachkonto-Auswahl automatisch nur die Sachkonten angezeigt, die dieser Gesellschaft zugeordnet sind. Bei Änderung der Gesellschaft wird die Sachkonto-Liste automatisch aktualisiert. Dies verhindert, dass versehentlich Sachkonten aus falschen Gesellschaften zugeordnet werden.
Nutzen: Sichert korrekte Buchungen durch automatische Einschränkung auf gesellschaftsspezifische Sachkonten.
Anwenderhilfe
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Administratorenhilfe
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Inbetriebnahme
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