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Eine Inventur vorbereiten
Bei einer Erstinventur ist es wichtig, sie zunächst zu planen und vorzubereiten. Eine Folgeinventur kann ohne Vorbereitungen stattfinden, solange keine weiteren Objekte hinzukommen oder geändert werden. Falls es zu Änderungen der Inventardaten kommt, fallen einige dieser Schritte, ggf. erneut an.
Im Folgenden werden die Schritte aufgeführt und, sofern notwendig, anhand des Beispiels „Möbel“ erläutert.
Objektarten identifizieren und objektartenspezifische Aspekte notieren.
Beispiel: Gehe mit Aufnahmebögen und einer Kamera durch dein Gebäude und betrachte deine Möbel. Fasse dabei alle Möbelstücke typenweise zusammen. Es ist sinnvoll, Möbel, die nur selten vorkommen, wie in diesem Falle zusammenzufassen:
Deine Firma verfügt über Bürodrehstühle und Besucherstühle. Außerdem sind im Technikraum immer wieder alte Stühle deponiert worden, bei denen es sich meist um Einzelstücke handelt bzw. die keinen Wert für die Buchhaltung haben. Die Bürostühle, Besucherstühle und die Einzelstühle kannst du in einer Objektart und schließlich in einem einzelnen Matchcode zusammenfassen.
Position der Barcodes für Räume und Objekte festlegen.
Tipps zum Anbringen von Barcode-Etiketten
Objektarten als Matchcodes anlegen und somit das Matchcodebuch erstellen.
Trage dabei die in Schritt 2 festgelegte Position der Barcodes in den Matchcode ein.
Tipp: Da bei der Planung von Inventuren oft Objektarten übersehen werden, ist es empfehlenswert, einige Matchcodes als Platzhalter in deinem Matchcodebuch freizuhalten. Stößt du bei der Inventur auf eine Objektart, die über keinen Matchcode verfügt, kannst du die Platzhalter dazu verwenden, zunächst manuell Informationen zur Objektart zu notieren. Später kannst du den Matchcode im FM-Portal nachpflegen.
Barcodes und Matchcodes drucken.
In diesem Schritt entwirfst du Barcodes für die Objekte, Räume und Matchcodes mit einer entsprechenden Software und druckst mit einem Barcode-Drucker.
Hinweis: eTASK bietet den Entwurf und den Druck von Barcodes für die Inventur in unterschiedlichen Ausführungen als Dienstleistung an. Kontaktiere uns, wenn du möchtest, dass diese Aufgabe von einem erfahrenen eTASK-Mitarbeiter übernommen wird.
Raumliste erstellen, sofern noch nicht vorhanden.
Die Räume, in denen die Objekte aufgestellt sind, müssen im System registriert sein, damit bei der Inventur die Zuordnung der Objekte zum Raum erfolgen kann. Ordne den Räumen unbedingt einen Barcode zu.
Räume mit Barcodes versehen.
Es muss für die Ausführenden der Inventur möglich sein, die Raum-Barcodes vor Ort zu scannen. Klebe die Raum-Barcodes an der Stelle auf, die in Schritt 2 festgelegt wurde. Stelle dabei sicher, dass die Räume diejenigen Barcodes erhalten, die in Schritt 6 für sie festgelegt wurden (z. B. indem du die Raumliste mit den Barcode-Informationen exportierst und druckst und anschließend mit der Liste und den Barcodes die Räume mit den korrekten Barcodes versiehst).
Nutzer mit Benutzerrechten versehen.
Nutzer, die die App bedienen sollen, müssen der Automatikgruppe "eTASK.Inventur (Bearbeiten)" oder "eTASK.Inventur (Administration)" zugeordnet sein. Benutzern Rechte über die Rechtegruppe zuordnen.
