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Schlüssel (83A7)
Infrastrukturelles Gebäudemanagement/Sicherheit / Schlüssel/Schlüssel
Mithilfe dieses Formulars können Sie alle für ein Gebäude verwendeten Schlüssel einzeln mit allen dazugehörigen Informationen eintragen. Ordnen Sie den Schlüssel zu einer Schlüsselgruppe zu, um ihn im Schließplan einzuordnen und der Zutrittsbereich des Mitarbeiters, an den der Schlüssel ausgegeben wurde, festzuhalten. Dokumentieren Sie über die unterschiedlichen verfügbaren Protokolle und die Upload-Funktion die Ausgabe, die Rücknahme, den Verlust und die Vernichtung eines Schlüssels.
Formularhilfe
Identifikation
In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.
Schlüsselkennung | Anzeige der Schlüsselkennung. Sie wird automatisch aus dem Code der Schlüsselgruppe und der Nummer des Schlüssels generiert. |
Schlüsselgruppe | Auswahl der Schlüsselgruppe, zu der der Schlüssel gehört. |
Schlüsselinformationen
Informationen zur genauen Beschreibung des Schlüssels können hier eingegeben werden.
Nummer | Eingabe der auf dem Schlüssel eingravierten Schlüsselnummer. |
Schlüsselart | Auswahl der Schlüsselart des Schlüssels. |
Status des Schlüssels
In diesem Infobereich können Informationen dazu eingegeben werden, welchen Zustand der Schlüssel innehat und wo er sich aufhält. Diese Informationen sind besonders wichtig, damit kein Schlüsselstatus unklar ist und die Schlüsselverteilung übersichtlich bleibt.
Status | Auswahl des Status des Schlüssels. |
Bemerkung | An dieser Stelle kannst Du eine Bemerkung zu dem Schlüssel eintragen. Mit dem Haken im folgenden Feld sorgst Du dafür, dass diese Bemerkung auf den Schlüsselprotokollen angezeigt wird. |
Bemerkung auf Protokoll | Wähle hier aus, ob die eingetragene Bemerkung auf den Schlüsselprotokollen ausgegeben werden soll. |
Ausgegeben an
In diesem Infobereich befinden sich alle Informationen zur Ausgabe des vorliegenden Schlüssels. Bei der Schlüsselausgabe sind diese Informationen anzugeben.
Auswahl der Firma, an die der Schlüssel ausgegeben wurde oder für die der Schlüssel reserviert wurde. Verwende das Feld "Übergeben an Person", um den Namen der Person zu dokumentieren, die den Schlüssel in Empfang genommen hat. | |
Mietvertrag | Auswahl des Mietvertrags, in dem die Ausgabe des Schlüssels vereinbart wurde. Verwende das Feld "Übergeben an Person", um den Namen der Person zu dokumentieren, die den Schlüssel in Empfang genommen hat. |
Auswahl der Abteilung, der dieser Schlüssels übergeben wurde. Verwende das Feld "Übergeben an Person", um den Namen der Person zu dokumentieren, die den Schlüssel in Empfang genommen hat. | |
Auswahl des Mitarbeiters, an den der Schlüssel ausgegeben oder für den der Schlüssel reserviert wurde. | |
Übergeben an Person | Eingabe des Namens der Person, die den Schlüssel für eine Firma oder für einen Mietvertrag in Empfang nimmt. Alternativ Eingabe einer Person, die den Schlüssel in Empfang genommen hat, ohne dass sie in der Personalliste erfasst wird. |
Ausgabedatum | Auswahl des Datums, an dem der Schlüssel ausgegeben wurde. Alternativ Eingabe des Datums im Format TT.MM.JJJJ. |
Ausgabe befristet bis | Auswahl des Datums, bis zu dem der Schlüssel zurückgegeben und deponiert werden muss. |
Rückgabe
Dieser Infobereich sollte bei der Rückgabe des Schlüssels ausgefüllt werden.
Auswahl der Person, die für die Rücknahme eines befristet ausgegebenen Schlüssels verantwortlich ist. | |
Rückgabedatum | Auswahl des Datums, an dem der Schlüssel zurückgegeben und deponiert wurde. |
Lagerung
Wenn der Schlüssel eingelagert wird, werden die Daten in diesem Infobereich angegeben.
Aufbewahrungsort | Auswahl des Aufbewahrungsorts des Schlüssels. Falls der Status "Deponiert" für den Schlüssel ausgewählt wurde, erscheint dieses Feld nach automatischem Zwischenladen des Formulars. |
Hakennummer | Eingabe der Nummer des Hakens, an dem der deponierte Schlüssel aufgehängt ist. Die Hakennummer ist nur auszufüllen, wenn der Status des Schlüssels auf "Deponiert" gestellt wurde. |
Vernichtung
Dieser Bereich enthält Infornationen zur Vernichtung des Schlüssels.
Vernichtungsdatum | Gib hier das genaue Datum an, zu dem der Schlüssel vernichtet wurde. Dieses Datum wird im Protokolll ausgegeben. |
Wähle die Person aus, die den Schlüssel tatsächlich vernichtet hat. Nachname, Vorname und Personalnummer werden auf dem Protokoll ausgegeben. |
Verlust
In diesem Bereich können Informationen zum Verlust des Schlüssels erfasst werden.
Verlustdatum | Gib hier das genaue Datum an, an welchem der Schlüssel verloren wurde. |
Wähle hier die Person aus, die den Schlüssel verloren hat. Verwende dies insbesondere dann, wenn dies nicht die Person ist, an die der Schlüssel ursprünglich ausgegeben wurde. | |
Risikobewertung | Wähle hier eine der voreingestellten Risikobewertungen aus, um Anweisungen zu erhalten was die nächsten Schritte in diesem Fall sein sollten. |
Dokumente
Hier können alle Dokumente zum Schlüssel hochgeladen werden. Dazu gehören beispielsweise unterschriebene und eingescannte Ausgabe- oder Rückgabeprotokolle.
Ausgabeprotokoll
Ausgabeprotokolle werden dazu genutzt, die Vergabe von Schlüsseln an Mitarbeiter zu dokumentieren. Ein Ausgabeprotokoll für den vorliegenden Schlüssel kann über den Button "Berichte" in der Arbeitsleiste des Formulars heruntergeladen werden.
Rückgabeprotokoll
Rückgabeprotokolle dienen dazu, die Rückgabe von Schlüsseln zu erfassen. Ein Rückgabeprotokoll für den vorliegenden Schlüssel kann über den Button "Berichte" in der Arbeitsleiste des Formulars heruntergeladen werden.
Verlustmeldung
Verlustmeldungen werden dann angelegt, wenn ein Schlüssel verloren gegangen ist. Eine Verlustmeldung für den vorliegenden Schlüssel kann über den Button "Berichte" in der Arbeitsleiste des Formulars heruntergeladen werden.
Vernichtungsprotokoll
Vernichtungsprotokolle finden dann Anwendung, wenn der Schlüssel, auf den sich das Protokoll bezieht, vernichtet wurde. Ein Vernichtungsprotokoll für den vorliegenden Schlüssel kann über den Button "Berichte" in der Arbeitsleiste des Formulars heruntergeladen werden.
Schlüsseletikett drucken
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