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Property-Management/Objektbuchhaltung/Kostenerfassung/Eingangsrechnungen/Eingangsrechnungen

Erfassen Sie in dieser Tabelle Ihre Eingangsrechnungen. Somit ermöglichen Sie nicht nur eine transparente Verwaltung Ihrer Ausgaben. Die Beträge werden beispielsweise entsprechend Ihren Einstellungen in eTASK.Betriebskostenabrechnung abgerechnet. Eingangsrechnungen bilden zudem die Grundlage für eine Reihe von weiteren Aktivitäten. Der Rechnungseingangsworkflow beispielsweise ist fester Bestandteil von eTASK.Kostenerfassung und kann nach abgeschlossener Erfassung der Eingangsrechnung gestartet werden. Ein anderes Beispiel: Verwenden Sie eTASK.Zahlungsverkehr, um Ihre freigegebenen Zahlungen automatisch und zuverlässig abzuwickeln.

Formularhilfe

Workflow Eingangsrechnung

Dieser Infobereich enthält alle Workflow-Daten, die sich auf den vorliegenden Datensatz beziehen.

IncommingInvoiceNew Control

KONTEXT:
Control: IncommingInvoiceNew.ascx
Modul: Eingangsrechnungen
Tabelle: KE_EINGANGSRECHNUNGEN_T
Pfad: Property-Management/Objektbuchhaltung/Kostenerfassung/Eingangsrechnungen/Eingangsrechnungen
Section: "IncommingInvoiceNew Control"
Typ: Modal-Dialog für Neuanlage
System-Name: ~/Controls/KE/IncommingInvoiceNew.ascx

Beim Neu-Anlegen einer Eingangsrechnung öffnet sich ein Modal-Dialog mit einer Eingabemaske für die wichtigsten Rechnungsdaten. Sie erfassen hier Rechnungsnummer, Gesellschaft, Rechnungsdatum, Eingangsdatum und Buchungsdatum. Bei Auswahl des Kreditors werden automatisch dessen Standardwerte für Zahlungsbedingungen, Skonto und Bankverbindung übernommen. Das System berechnet auf Basis des Rechnungsdatums und der Zahlungsbedingungen automatisch das Skonto-Datum und den Zahlungstermin. Vor dem Anlegen prüft das System, ob bereits eine Rechnung mit gleicher Rechnungsnummer, gleichem Datum und gleichem Kreditor existiert, und zeigt in diesem Fall eine Warnung mit der vorhandenen Belegnummer an. Wenn Sie die Eingabemaske ohne Speichern schließen, wird automatisch auch das im Hintergrund geöffnete Formular geschlossen.

Nutzen: Sie können neue Eingangsrechnungen schnell und strukturiert erfassen, wobei das System Sie durch automatische Übernahme von Standardwerten und Berechnungen unterstützt. Die Duplikatsprüfung verhindert versehentliche Doppelerfassungen derselben Rechnung. Die automatische Berechnung von Zahlungsterminen spart Zeit und vermeidet Rechenfehler. Das automatische Schließen des Hintergrund-Formulars bei Abbruch sorgt für eine aufgeräumte Oberfläche ohne manuelle Nacharbeiten. Die Eingabemaske sammelt alle essentiellen Informationen kompakt an einem Ort.

Eingangsrechnung

Diese Gruppe enthält Merkmale zu eingehenden Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern. Erfasst werden Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant und Zahlungsbedingungen.

Jahr	Eingabe des Jahrs, in dem die Rechnung in der Betriebskostenabrechnung abgerechnet wird
Gesellschaft	Auswahl der Gesellschaft, der die Rechnung zuzuordnen ist.
Belegnummer	Anzeige der Belegnummer für die interne Verrechnung. Diese Belegnummer wird automatisch generiert und systemweit eingesetzt, um die Rechnung eindeutig zu identifizieren. Zudem wird sie in das gescannte Rechnungsdokument auf jeder Seite oben links eingefügt.
Freigabe am	Anzeige des Datums, an dem die Rechnung zur Zahlung freigeben wurde.
Bearbeiter	Hier findest du die Kontaktdaten des Bearbeiters.

Rechnungsdokument (hier klicken)

Dieser Bereich zeigt eine Vorschau der zugeordneten PDF-Rechnung direkt im Browser an. Sie können das Dokument einsehen, ohne es separat herunterladen zu müssen. Beim Ausklappen des Bereichs wird das PDF automatisch geladen und mit integriertem Zoom, Seitennavigation und Druckfunktion angezeigt. Falls kein PDF-Dokument zugeordnet ist oder das Dokument in einem anderen Format vorliegt, wird dieser Bereich ausgeblendet.

Nutzen: Beschleunigt die Rechnungsprüfung durch direkte Dokumentenansicht im selben Fenster ohne zusätzliche Downloads.

Beträge

Die Rechnungsbeträge können in diesem Infobereich angegeben werden.

Netto [€]	Anzeige des Nettorechnungsbetrags in Euro.
Vorsteuer [€]	Anzeige des Mehrwertsteuerbetrags in Euro.
Brutto [€]	Anzeige des Bruttorechnungsbetrags in Euro.
Ʃ Minderungen u. Umbuchungen (brutto) [€]	Anzeige der Bruttosumme aller Minderungen und Umbuchungen in Euro.
Skonto (brutto) [€]	Anzeige des Bruttobetrages des Skontos in Euro.

Rechnungsinformationen

Genaue Informationen zur Rechnung können in diesem Infobereich hinterlegt werden.

interne ID (Data ID)	Die interne ID oder Data ID, wird innerhalb der Applikation zur eindeutigen Identifikation des Datensatzes verwendet.
Kreditor	Auswahl des Kreditors
Rechnungsnummer	Eingabe der Rechnungsnummer des Kreditors.
Rechnungsdatum	Eingabe des Erstellungsdatums der Rechnung.
Gesamt-Brutto [€]	Eingabe des Bruttobetrages der Rechnung. Dies ist ein Kontrollfeld zur Prüfung, ob die Summe der Bruttobeträge der Teilleistungen mit dem Rechnungsbrutto übereinstimmt. Die Prüfung erfolgt bei der Freigabe der Rechnung. Bei Abweichungen muss eine Korrektur bei den Teilleistungsbeträgen erfolgen.
geleistete Anzahlungen	Geleistete Anzahlungen
Zahlbetrag [€]	Zahlbetrag wenn unterschiedlich vom Bruttobetrag.
Bankverbindung des Kreditors	Auswahl der Bank, die das Konto betreut, auf das der Betrag gebucht werden soll. Nach Auswahl der Bank werden die Bankverbindungsinformationen des Kreditors automatisch bezogen und angezeigt.
Zahlung durch Lastschrift	Angabe, ob der Rechnungsbetrag vom Kreditor per Lastschrift eingezogen wird.
Betreff	Eingabe des Betreffs der Rechnung. Wird kein Betreff eingegeben, wird die Firmenbezeichnung des Kreditors als Betreff verwendet.
Bemerkung zur Rechnung	Eingabe von Bemerkungen oder Hinweisen zum Rechnungsvorgang.
Zahlungsbedingungen	ZAHLUNGSBEDINGUNGEN

Zahlungsinformation

Diese Gruppe umfasst alle relevanten Informationen zur Zahlungsabwicklung einer Eingangsrechnung. Dazu gehören Angaben wie Zahlungsbedingungen, Zahlungstermine, Bankverbindungen und Zahlungsmethoden.

Betrag offen [€]	Betrag offen [€]
Ausgeglichen [€]	Anzeige der Summe der bisher gezahlten Beträge, Minderungen und Umbuchungen.
Ausgeglichen mit Skonto	Angabe, ob die Zahlung mit Skontoabzug erfolgt. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden bei der automatischen Zahlungszuordnung sowohl der Betrag mit als auch ohne Skonto in Betracht gezogen. Dieses Kontrollkästchen wird automatisch aktiviert, wenn im Datensatz des Kreditors das Kontrollkästchen "Skonto immer abziehen" aktiviert ist. Es wird allerdings nicht wieder überschrieben, wenn die Einstellung manuell geändert wird. Diese Einstellung wird bei der automatischen Zahlungszuordnung überprüft und abhängig vom tatsächlich gezahlten Betrag ggf. angepasst. Abhängig von dieser Einstellung wird der Rechnungsbetrag in eTASK.Betriebskostenabrechnung abgerechnet (mit oder ohne Skonto).
Ausgeglichen am	Anzeige des Datums, an dem die Rechnung ausgeglichen wurde.
Zahlungsstopp	Wann der "Zahlungsstopp" aktiviert ist, ist die Eingangsrechnung für den Zahlungslauf gesperrt.
Bankkonto der Gesellschaft	Wenn das Bankkonto nicht definiert ist, wird für die Überweisung das Standard Konto der Gesellschaft benutzt.

Termine

Weitergehende Informationen zu den Terminen finden Sie in den jeweiligen Infobereichen.

Eingangsdatum	Eingabe des Datums, an dem die Rechnung eingegangen ist.
Zahlungstermin	Auswahl des Datums, bis zu dem die Rechnung beglichen werden muss.
Buchungsdatum	Wann die Leistung erbracht wurde
Exportiert am	Anzeige des Datums, an dem der Export nach DATEV erfolgt ist.
Dauerschuldrechnung	Angabe, ob es sich um eine Dauerschuldrechnung (Original bzw. Vorlage) handelt.
Erstellt aus Dauerschuldrechnung (Belegnummer):	Anzeige der Belegnummer der Dauerschuldrechnung, aus der diese Rechnung erstellt wurde.

Skonto

Hier werden die Skontobeträge gezeigt. Das Skonto kann pro Teilleistung individuell festgelegt werden.

Skontoabzug bis	Eingabe des Zahlungsdatums, bis zu dem Skonto gewährt wird.
Skontosatz [%] (Vorgabe)	Eingabe des Skontosatzes in Prozent.
Netto [€]	Anzeige des Nettobetrags des Skontos.
VSt. [€]	Anzeige des Mehrwertsteuerbetrags in Euro.

Teilleistungen/Rechnungspositionen

Hier können Rechnungspositionen der Rechnung erstellt und zugeordnet werden.

Rechnungszuordnung

Diese Gruppe umfasst Merkmale zur Zuordnung und Verknüpfung von Eingangsrechnungen mit anderen relevanten Geschäftsobjekten oder Prozessen. Sie ermöglicht die korrekte Verbuchung und Nachverfolgung der Rechnungen im System.

Rechnung zum Vertrag	Auswahl des Vertrages, dem die Rechnung zugeordnet wurde.
Rechnung zur Bestellung	Auswahl der Bestellung, der die Rechnung zugeordnet wurde. Falls die Rechnung zu einer Bestellung zugeordnet wurde, und es sich um eine einzige oder Abschlussrechnung handelt, kann die Bestellung abgeschlossen werden.

Prüfung auf Betriebskostenumlage

Dieser Bereich zeigt eine Aufschlüsselung der Rechnungsbeträge nach Umlagefähigkeit für die Betriebskostenabrechnung. Sie sehen hier zwei Summen: Die erste Zeile zeigt den umlagefähigen Nettobetrag, also die Summe aller Rechnungspositionen, die auf Mieter umgelegt werden können. Die zweite Zeile zeigt den nicht umlagefähigen Anteil, der als Differenz zum Gesamtrechnungsbetrag berechnet wird. Beide Beträge werden in Euro angezeigt.

Nutzen: Bietet einen schnellen Überblick über die Verteilung der Rechnungsbeträge nach Umlagefähigkeit und erleichtert die Betriebskostenabrechnung.

Mahnstatus

Die Mahnstatus-Merkmale geben Auskunft über den aktuellen Stand des Mahnverfahrens für eine Eingangsrechnung. Sie zeigen, ob und in welchem Stadium sich eine Rechnung im Mahnprozess befindet.

Mahnstufe	Geben Sie an dieser Stelle die Mahnstufe für diese Eingangsrechnung ein.
Mahndatum	Wählen Sie hier das Datum der zuletzt eingegangenen Mahnung für diese Rechnung aus.

Minderungen

Zuordnungen der Kontoauszüge

In diesem Bereich werden die Kontobuchungen angezeigt, die der Rechnung zugeordnet sind.

Umbuchungen

Umlagefähigkeit/Betriebskostenrelevanz

WorkflowButtons

Dieser Bereich zeigt die Workflow-Steuerungsbuttons zur bequemen Bedienung an dieser Stelle im Formular. Es sind dieselben Funktionen wie im oberen Workflow-Bereich verfügbar.

Nutzen: Erleichtert die Workflow-Steuerung bei langen Formularen, da Sie nicht nach oben scrollen müssen. Beschleunigt die Bearbeitung durch direkten Zugriff auf Freigabe-, Ablehnung- und Weiterleitungsfunktionen.

Kommentare

Dieser Infobereich verfügt über einen Editor, in dem Kommentare zum Datensatz hinterlassen werden können.

Dokumente

Alle Dokumente, die im Zusammenhang mit der Rechnung stehen, können hier hochgeladen werden. Auch das gescannte Rechnungsdokument ist hier hinterlegt. In dieses wird automatisch die Belegnummer der Rechnung auf jeder Seite oben links eingefügt.

Rechnungsdokument

Diese Gruppe umfasst Merkmale, die sich auf das physische oder digitale Rechnungsdokument beziehen. Dazu gehören Informationen wie Dokumententyp, Format, Speicherort und Metadaten zur Rechnungsvorlage.

Rechnungsdokument	Original-Dokument zur Rechnung
Empfangen als E-Mail	Empfangen als E-Mail

Periodisch wiederkehrende Termine erstellen

Die Section ermöglicht die Erstellung periodisch wiederkehrender Termine für Dauerschuldrechnungen. Nach Eingabe des Datums für die nächste und letzte Rechnung sowie Auswahl von Wiederholungsturnus und Zeitraum werden automatisch alle Fälligkeitstermine berechnet und angelegt. Optional kann die automatische Freigabe neuer Termine aktiviert werden. Zahlungszieltage werden von der ursprünglichen Rechnung übernommen. Leere Termine ohne zugeordnete Rechnung können gezielt gelöscht werden. Die Section erscheint nur bei als Dauerschuld markierten Rechnungen. **Nutzen:** Wiederkehrende Rechnungen wie Mieten oder Versicherungsbeiträge werden einmalig konfiguriert und erzeugen automatisch alle Fälligkeitstermine. Dies spart manuelle Erfassung und verhindert vergessene Zahlungstermine. Die Übersicht aller geplanten Termine erleichtert die Liquiditätsplanung.

Termine der geplanten Rechnungen

Storno

Diese Gruppe enthält Merkmale, die sich auf stornierte Eingangsrechnungen beziehen. Hier werden Informationen zum Stornierungsvorgang, wie Datum, Grund und zugehörige Belege, erfasst.

Storno Buchungsdatum	Stornobuchungen werden im Buchungsmonat erstellt
Grund der Stornierung	Grund der Stornierung

Export in FiBu-System

Diese Gruppe enthält Merkmale für den Export von Eingangsrechnungsdaten in das Finanzbuchhaltungssystem. Sie umfasst relevante Attribute und Steuerungsinformationen für die korrekte Übertragung und Verbuchung der Rechnungen.

Export FiBu	Angabe, ob die Rechnung ins Finanzbuchhaltungssystem exportiert werden soll.
FiBu-Belegnummer	Anzeige der FiBu-Belegnummer
Buchungsdatum	Hier kannst du das Datum der Buchung angeben.
FiBu-Importdatum	Anzeige des FiBu-Importdatums

Bearbeitungshinweise

Diese Gruppe umfasst Attribute zur Steuerung und Dokumentation des Bearbeitungsprozesses von Eingangsrechnungen. Hier werden relevante Hinweise und Statusinformationen für die weitere Verarbeitung erfasst.

Prüfhinweise

Anzeige der Ergebnisse diverser Prüfroutinen im Rahmen der Rechnungserfassung und -bearbeitung.

Zahlungslauf

Anzeige des Zahlungslaufes, dem die Rechnung zugeordnet wurde.

manuelle Workflowsteuerung

Diese Gruppe umfasst Merkmale zur manuellen Steuerung und Kontrolle des Rechnungsverarbeitungsprozesses. Sie ermöglicht Benutzern, den Workflow für einzelne Eingangsrechnungen individuell anzupassen und zu überwachen.

Ticketnummer	Anzeige der Ticketnummer
Freigeber	Auswahl des Freigebers im Rechnungseingangsworkflow.
1. Prüfer	Auswahl des 1. Prüfers im Rechnungseingangsworkflow.
2. Prüfer	Auswahl des 2. Prüfers im Rechnungseingangsworkflow.
3. Prüfer	Auswahl des 3. Prüfers im Rechnungseingangsworkflow.

Freigaben

Diese Gruppe umfasst Attribute zu Freigabeprozessen und -status von Eingangsrechnungen. Sie enthält Informationen über Freigabestufen, verantwortliche Personen und Zeitstempel der Freigaben.

Frei für Freigabeworkflow	Angabe, ob die Rechnung in den Rechnungsfreigabeworkflow übergeben werden soll. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, erfolgt der Start des Rechnungsfreigabeworkflows für die Rechnung automatisch, sobald die Rechnungserfassung abgeschlossen wurde.
Frei für Zahlungslauf	Angabe, ob die Rechnung in einen Zahlungslauf übergeben werden soll. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, erfolgt die Zuordnung der Rechnung zum Zahlungslauf automatisch, sobald die Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Siehe IC1937.
Frei für FiBu-Export	Angabe, ob die Rechnung für den Export in das externe Finanzbuchhaltungssystem freigegeben ist. Beim nächsten Export wird die Rechnung zum Export zur Verfügung gestellt.
Erfassung abgeschlossen	Angabe, ob die Rechnungserfassung abgeschlossen ist. Nur abgeschlossene Rechnungen können in den Rechnungsfreigabeworkflow und den Zahlungsverkehr übergeben werden.

Zahlungsfreigabe

Unter „Berichte“ in der Arbeitsleiste wird der Bericht „Zahlungsfreigabe“ aufgerufen.

Journalbuchung

Diese Gruppe enthält Merkmale zur Erfassung und Verwaltung von Buchungsvorgängen für Eingangsrechnungen. Sie umfasst Informationen wie Buchungsdatum, Buchungsperiode und Journalnummer.

Buchungsjournal

Rechnungsminderung

Diese Funktion ermöglicht Ihnen die nachträgliche Minderung einer Eingangsrechnung, wenn Sie Mängel feststellen oder Preisnachlässe gewährt wurden. Sie finden den Button in der Symbolleiste unter [Extras]. Im Erfassungsfenster wählen Sie die betroffene Rechnungsposition aus, geben den Minderungsbetrag, das Buchungsdatum und den Minderungsgrund ein. Das System prüft automatisch, dass der Minderungsbetrag nicht höher als der ursprüngliche Positionsbetrag ist, und bucht die Minderung auf das hinterlegte Sachkonto um.

Nutzen: Sie können Rechnungsminderungen sauber dokumentieren und finanzbuchhalterisch korrekt verarbeiten, ohne die Originalrechnung ändern zu müssen. Alle Minderungen sind nachvollziehbar protokolliert.

Zahlung Stop / Start

**Section:** Zahlung Stop / Start **Menü:** Eingangsrechnungen **Tabelle:** KE_EINGANGSRECHNUNGEN_T **Pfad:** Property-Management/Objektbuchhaltung/Kostenerfassung/Eingangsrechnungen/Eingangsrechnungen **Control:** ~/Controls/KE/InvoiceButtons/IncommimgButtonZahlStop.ascx Dieser Bereich stellt in der Menüleiste unter Extras eine Schaltfläche zum Setzen oder Aufheben eines Zahlungsstopps bereit. Wenn ein Zahlungsstopp aktiv ist, kann die Rechnung keinem Zahlungslauf zugeordnet werden. Beim Klick auf die Schaltfläche wird der aktuelle Status umgekehrt, der Benutzername des Bearbeiters und das Änderungsdatum werden automatisch gespeichert. Nach der Aktion wird die Seite neu geladen, um den aktuellen Status anzuzeigen. **Nutzen:** Die Zahlungssperre ermöglicht die gezielte Zurückhaltung einzelner Rechnungen von automatischen Zahlungsläufen, beispielsweise bei Klärungsbedarf oder strittigen Positionen. Die Protokollierung von Benutzer und Zeitpunkt gewährleistet Nachvollziehbarkeit.

Rechnung löschen

**CONTROL:** IncomingButtonDelete.ascx **TABELLE:** KE_EINGANGSRECHNUNGEN_T **SECTION:** Rechnung löschen **ANSICHT:** Detailansicht **ORIGINAL QUELLE:** eTASK.FM-Portal 2023.4.15868 **REFERENZ NUMMER:** 64 von 97 **DOKUMENTATION ERSTELLT:** 26. März 2026 Diese Schaltfläche in der Arbeitsleiste ermöglicht das Löschen von [Eingangsrechnungen], die noch nicht im [Buchungsjournal] festgeschrieben wurden. Ein Dialogfenster fordert zur Eingabe eines [Löschgrunds] auf (mindestens 5 Zeichen erforderlich). Das System prüft vor dem Löschen, ob die [Rechnung] noch löschbar ist und ob die Funktion für die betreffende [Gesellschaft] aktiviert wurde. Diese Funktion kann für einzelne [Gesellschaften] deaktiviert werden, wodurch die Schaltfläche nur bei bestimmten [Rechnungen] verfügbar ist. **Nutzen:** Ermöglicht das kontrollierte Entfernen fehlerhafter [Eingangsrechnungen] vor der Buchung. Die Pflicht zur Angabe eines [Löschgrunds] stellt Nachvollziehbarkeit sicher, während die [Gesellschafts]-spezifische Aktivierung eine flexible Rechteverwaltung ermöglicht.

Buchungsjournal - Konten

Position auf Kostenstellen verteilen

KONTEXT:
Control: IncomingButtonSplitInvoice.ascx
Modul: Eingangsrechnungen
Tabelle: KE_EINGANGSRECHNUNGEN_T
Pfad: Property-Management/Objektbuchhaltung/Kostenerfassung/Eingangsrechnungen/Eingangsrechnungen
Section: "Position auf Kostenstellen verteilen"
Typ: Extras-Menü-Button mit Modal-Dialog
System-Name: ~/Controls/KE/InvoiceButtons/IncomingButtonSplitInvoice.ascx

Über das Extras-Menü können Sie mit diesem Button eine bereits angelegte Rechnungsposition mithilfe einer Kostenverteilungsformel automatisch auf mehrere Kostenstellen aufteilen. Nach dem Klick öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die zu verteilende Position auswählen, den gewünschten Verteilungsschlüssel festlegen und den Monat für die Verteilung bestimmen. Der Verteilungsschlüssel definiert die Formel, nach der die Position anteilig auf verschiedene Kostenstellen umgebucht wird. Vor der Ausführung fordert das System eine Bestätigung an. Nach erfolgreicher Verteilung wird die Seite automatisch neu geladen, um die neu erzeugten Positionen anzuzeigen. Wenn noch keine Positionen zur Eingangsrechnung erfasst wurden, zeigt das System eine entsprechende Meldung an.

Nutzen: Sie können komplexe Kostenverteilungen mit einem Klick durchführen, statt jede Buchung manuell anzulegen. Die Verwendung von Verteilungsschlüsseln stellt sicher, dass die Aufteilung nach definierten Regeln erfolgt und reproduzierbar ist. Dies spart erheblich Zeit bei der Kostenerfassung, insbesondere bei wiederkehrenden Verteilungen wie Nebenkosten oder Gemeinschaftskosten. Die automatische Umbuchung verhindert Rechenfehler und guarantiert, dass alle Teilbeträge korrekt auf die Kostenstellen aufgeteilt werden.

Gutschrift an Kreditor

Fibu-Export

Berechnung nach speichern