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Property-Management/Objektbuchhaltung/Kostenerfassung/Eingangsrechnungen/Eingangsrechnungen

Erfassen Sie in dieser Tabelle Ihre Eingangsrechnungen. Somit ermöglichen Sie nicht nur eine transparente Verwaltung Ihrer Ausgaben. Die Beträge werden beispielsweise entsprechend Ihren Einstellungen in eTASK.Betriebskostenabrechnung abgerechnet. Eingangsrechnungen bilden zudem die Grundlage für eine Reihe von weiteren Aktivitäten. Der Rechnungseingangsworkflow beispielsweise ist fester Bestandteil von eTASK.Kostenerfassung und kann nach abgeschlossener Erfassung der Eingangsrechnung gestartet werden. Ein anderes Beispiel: Verwenden Sie eTASK.Zahlungsverkehr, um Ihre freigegebenen Zahlungen automatisch und zuverlässig abzuwickeln.

Formularhilfe

Workflow Eingangsrechnung

Dieser Infobereich enthält alle Workflow-Daten, die sich auf den vorliegenden Datensatz beziehen.

IncommingInvoiceNew Control

KONTEXT:
Control: IncommingInvoiceNew.ascx
Modul: Eingangsrechnungen
Tabelle: KE_EINGANGSRECHNUNGEN_T
Pfad: Property-Management/Objektbuchhaltung/Kostenerfassung/Eingangsrechnungen/Eingangsrechnungen
Section: "IncommingInvoiceNew Control"
Typ: Modal-Dialog für Neuanlage
System-Name: ~/Controls/KE/IncommingInvoiceNew.ascx

Beim Neu-Anlegen einer Eingangsrechnung öffnet sich ein Modal-Dialog mit einer Eingabemaske für die wichtigsten Rechnungsdaten. Sie erfassen hier Rechnungsnummer, Gesellschaft, Rechnungsdatum, Eingangsdatum und Buchungsdatum. Bei Auswahl des Kreditors werden automatisch dessen Standardwerte für Zahlungsbedingungen, Skonto und Bankverbindung übernommen. Das System berechnet auf Basis des Rechnungsdatums und der Zahlungsbedingungen automatisch das Skonto-Datum und den Zahlungstermin. Vor dem Anlegen prüft das System, ob bereits eine Rechnung mit gleicher Rechnungsnummer, gleichem Datum und gleichem Kreditor existiert, und zeigt in diesem Fall eine Warnung mit der vorhandenen Belegnummer an. Wenn Sie die Eingabemaske ohne Speichern schließen, wird automatisch auch das im Hintergrund geöffnete Formular geschlossen.

Nutzen: Sie können neue Eingangsrechnungen schnell und strukturiert erfassen, wobei das System Sie durch automatische Übernahme von Standardwerten und Berechnungen unterstützt. Die Duplikatsprüfung verhindert versehentliche Doppelerfassungen derselben Rechnung. Die automatische Berechnung von Zahlungsterminen spart Zeit und vermeidet Rechenfehler. Das automatische Schließen des Hintergrund-Formulars bei Abbruch sorgt für eine aufgeräumte Oberfläche ohne manuelle Nacharbeiten. Die Eingabemaske sammelt alle essentiellen Informationen kompakt an einem Ort.

Identifikation

In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.

interne ID (Data ID)	Die interne ID oder Data ID, wird innerhalb der Applikation zur eindeutigen Identifikation des Datensatzes verwendet.
Verträge	Erfasse hier alle Verträge deines Gebäudemanagements. Du kannst jede in den Vertragsarten definierte Art von Verträgen anlegen. Gib die Vertragsart und den Status an, trage relevante Daten zu Auftraggeber und Auftragnehmer ein und erfasse die wichtigsten Kenndaten wie belastete Kostenstelle, Laufzeit und Kündigungsfrist. Ergänze alle finanzbezogenen Informationen wie Raten und Budget. Du erhältst jederzeit eine Übersicht über alle Kontoauszüge, die sich auf den Vertrag beziehen.
Bestellungen	Verwalten Sie über die Bestellungen alle Leistungen, die Sie von Dienstleistern angefordert haben. Sie können hier die Daten des Auftraggebers und des Auftragnehmers eingeben und die anfallenden Kosten verwalten. Die Bestellungen sind außerdem fest mit dem Rechnungsfreigabe-Workflow verbunden, so dass die zur Bestellung eingegangenen Rechnungen hier angezeigt werden.
Kreditorenliste	Legen Sie neue Datensätze zu Kreditoren an oder bearbeiten Sie bestehende über dieses Formular. Die Nummern dürfen sowohl Zahlen als auch alphanumerische Zeichen enthalten. Kreditoren sind die Grundlage für die buchhaltungsgerechte Erstellung von Rechnungen. Es sind erforderliche Stammdaten, ohne die eine Rechnungserstellung nicht möglich ist.
Bankkonten von Kreditoren und Debitoren	Hinterlegen Sie mithilfe dieses Formulars Bankverbindungsinformationen von Debitoren und Kreditoren. Diese Angaben finden bei Abwicklung des Zahlungsverkehrs, dass über Ihr eTASK-System gesteuert wird, sowie bei FiBu-Exporten Anwendung.
Workflow-Schritte	Mithilfe dieses Formulars können Workflow-Schritte, die innerhalb der Services/Workflows im FM-Portal zur Verfügung stehen, verwaltet werden.
Eingangsrechnungen	Erfassen Sie in dieser Tabelle Ihre Eingangsrechnungen. Somit ermöglichen Sie nicht nur eine transparente Verwaltung Ihrer Ausgaben. Die Beträge werden beispielsweise entsprechend Ihren Einstellungen in eTASK.Betriebskostenabrechnung abgerechnet. Eingangsrechnungen bilden zudem die Grundlage für eine Reihe von weiteren Aktivitäten. Der Rechnungseingangsworkflow beispielsweise ist fester Bestandteil von eTASK.Kostenerfassung und kann nach abgeschlossener Erfassung der Eingangsrechnung gestartet w
Gesellschaften	Wenn Ihr Unternehmen Objekte von mehreren Gesellschaften verwaltet, können Sie hier eine Liste dieser Gesellschaften anlegen. Die für die Gesellschaft vergebene Nummer sollte Bestandteil der Objekte wie Vertragsnummern und Rechnungen werden, um eine leichte und eindeutige Zuordnung zu gewährleisten.
Dokumente	Diese Tabelle enthält alle hochgeladenen Dateien aus allen Formularen des FM-Portals. Das Hochladen selbst muss im jeweiligen Formular erfolgen, dem das Dokument zugeordnet werden soll.
Workflow-Tickets	Workflow-Tickets werden verwendet, um zu einem Durchlauf eines beliebigen Workflows Identifikations-, Status- und Verlaufsdaten zu speichern. Jedes Workflow-Ticket erhält eine systemweit eindeutige Ticket-Nummer. Sehen Sie in diesem Formular die Daten eines Workflow-Durchlaufs ein.
Personalliste	Erstellen Sie mithilfe dieses Formulars Datensätze zu Mitarbeitern und behalten Sie damit den Überblick über Ihr Personal. Die hier eingetragenen Personen können Sie dann in verschiedenen Formularen des FM-Portals auswählen, um ihnen beispielsweise Aufgaben zuzuteilen. Machen Sie Angaben zur Identifikation des Mitarbeiters und seinen Kontaktdaten. Ordnen Sie den Mitarbeiter dem Raum zu, in dem er arbeitet. Verwalten Sie die Zugangsdaten und -rechte des Mitarbeiters innerhalb des FM-Portals. Weis
Personalliste	Erstellen Sie mithilfe dieses Formulars Datensätze zu Mitarbeitern und behalten Sie damit den Überblick über Ihr Personal. Die hier eingetragenen Personen können Sie dann in verschiedenen Formularen des FM-Portals auswählen, um ihnen beispielsweise Aufgaben zuzuteilen. Machen Sie Angaben zur Identifikation des Mitarbeiters und seinen Kontaktdaten. Ordnen Sie den Mitarbeiter dem Raum zu, in dem er arbeitet. Verwalten Sie die Zugangsdaten und -rechte des Mitarbeiters innerhalb des FM-Portals. Weis
Personalliste	Erstellen Sie mithilfe dieses Formulars Datensätze zu Mitarbeitern und behalten Sie damit den Überblick über Ihr Personal. Die hier eingetragenen Personen können Sie dann in verschiedenen Formularen des FM-Portals auswählen, um ihnen beispielsweise Aufgaben zuzuteilen. Machen Sie Angaben zur Identifikation des Mitarbeiters und seinen Kontaktdaten. Ordnen Sie den Mitarbeiter dem Raum zu, in dem er arbeitet. Verwalten Sie die Zugangsdaten und -rechte des Mitarbeiters innerhalb des FM-Portals. Weis
Personalliste	Erstellen Sie mithilfe dieses Formulars Datensätze zu Mitarbeitern und behalten Sie damit den Überblick über Ihr Personal. Die hier eingetragenen Personen können Sie dann in verschiedenen Formularen des FM-Portals auswählen, um ihnen beispielsweise Aufgaben zuzuteilen. Machen Sie Angaben zur Identifikation des Mitarbeiters und seinen Kontaktdaten. Ordnen Sie den Mitarbeiter dem Raum zu, in dem er arbeitet. Verwalten Sie die Zugangsdaten und -rechte des Mitarbeiters innerhalb des FM-Portals. Weis
Personalliste	Erstellen Sie mithilfe dieses Formulars Datensätze zu Mitarbeitern und behalten Sie damit den Überblick über Ihr Personal. Die hier eingetragenen Personen können Sie dann in verschiedenen Formularen des FM-Portals auswählen, um ihnen beispielsweise Aufgaben zuzuteilen. Machen Sie Angaben zur Identifikation des Mitarbeiters und seinen Kontaktdaten. Ordnen Sie den Mitarbeiter dem Raum zu, in dem er arbeitet. Verwalten Sie die Zugangsdaten und -rechte des Mitarbeiters innerhalb des FM-Portals. Weis
Personalliste	Erstellen Sie mithilfe dieses Formulars Datensätze zu Mitarbeitern und behalten Sie damit den Überblick über Ihr Personal. Die hier eingetragenen Personen können Sie dann in verschiedenen Formularen des FM-Portals auswählen, um ihnen beispielsweise Aufgaben zuzuteilen. Machen Sie Angaben zur Identifikation des Mitarbeiters und seinen Kontaktdaten. Ordnen Sie den Mitarbeiter dem Raum zu, in dem er arbeitet. Verwalten Sie die Zugangsdaten und -rechte des Mitarbeiters innerhalb des FM-Portals. Weis
Ein- und Ausgehende E-Mails	In dieser Tabelle werden alle E-Mails angezeigt, die über das FM-Portal gesendet oder von ihm empfangen wurden, insbesondere E-Mails, die im Zuge des elektronischen Rechnungsversandes erstellt wurden.
Eigene Bankkonten	Verwalte hier Deine eigenen Bankverbindungen der Vermietungs- oder Verwaltungsgesellschaften. Hinterlege neben den Kontodaten auch Berechtigungsinformationen und Sicherheitseinstellungen für das EBICS-Verfahren. Du kannst Konten zentral für EBICS aktivieren oder deaktivieren und Standardkonten für Gesellschaften festlegen.

Eingangsrechnung

Diese Gruppe enthält Merkmale zu eingehenden Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern. Erfasst werden Informationen wie Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant und Zahlungsbedingungen.

Rechnungsdokument (hier klicken)

Dieser Bereich zeigt eine Vorschau der zugeordneten PDF-Rechnung direkt im Browser an. Sie können das Dokument einsehen, ohne es separat herunterladen zu müssen. Beim Ausklappen des Bereichs wird das PDF automatisch geladen und mit integriertem Zoom, Seitennavigation und Druckfunktion angezeigt. Falls kein PDF-Dokument zugeordnet ist oder das Dokument in einem anderen Format vorliegt, wird dieser Bereich ausgeblendet.

Nutzen: Beschleunigt die Rechnungsprüfung durch direkte Dokumentenansicht im selben Fenster ohne zusätzliche Downloads.

Beträge

Die Rechnungsbeträge können in diesem Infobereich angegeben werden.

Rechnungsinformationen

Genaue Informationen zur Rechnung können in diesem Infobereich hinterlegt werden.

Zahlungsinformation

Diese Gruppe umfasst alle relevanten Informationen zur Zahlungsabwicklung einer Eingangsrechnung. Dazu gehören Angaben wie Zahlungsbedingungen, Zahlungstermine, Bankverbindungen und Zahlungsmethoden.

Termine

Weitergehende Informationen zu den Terminen finden Sie in den jeweiligen Infobereichen.

Skonto

Hier werden die Skontobeträge gezeigt. Das Skonto kann pro Teilleistung individuell festgelegt werden.

Teilleistungen/Rechnungspositionen

Hier können Rechnungspositionen der Rechnung erstellt und zugeordnet werden.

Rechnungszuordnung

Diese Gruppe umfasst Merkmale zur Zuordnung und Verknüpfung von Eingangsrechnungen mit anderen relevanten Geschäftsobjekten oder Prozessen. Sie ermöglicht die korrekte Verbuchung und Nachverfolgung der Rechnungen im System.

Prüfung auf Betriebskostenumlage

Dieser Bereich zeigt eine Aufschlüsselung der Rechnungsbeträge nach Umlagefähigkeit für die Betriebskostenabrechnung. Sie sehen hier zwei Summen: Die erste Zeile zeigt den umlagefähigen Nettobetrag, also die Summe aller Rechnungspositionen, die auf Mieter umgelegt werden können. Die zweite Zeile zeigt den nicht umlagefähigen Anteil, der als Differenz zum Gesamtrechnungsbetrag berechnet wird. Beide Beträge werden in Euro angezeigt.

Nutzen: Bietet einen schnellen Überblick über die Verteilung der Rechnungsbeträge nach Umlagefähigkeit und erleichtert die Betriebskostenabrechnung.

Mahnstatus

Die Mahnstatus-Merkmale geben Auskunft über den aktuellen Stand des Mahnverfahrens für eine Eingangsrechnung. Sie zeigen, ob und in welchem Stadium sich eine Rechnung im Mahnprozess befindet.

Minderungen

Zuordnungen der Kontoauszüge

In diesem Bereich werden die Kontobuchungen angezeigt, die der Rechnung zugeordnet sind.

Umbuchungen

Umlagefähigkeit/Betriebskostenrelevanz

WorkflowButtons

Dieser Bereich zeigt die Workflow-Steuerungsbuttons zur bequemen Bedienung an dieser Stelle im Formular. Es sind dieselben Funktionen wie im oberen Workflow-Bereich verfügbar.

Nutzen: Erleichtert die Workflow-Steuerung bei langen Formularen, da Sie nicht nach oben scrollen müssen. Beschleunigt die Bearbeitung durch direkten Zugriff auf Freigabe-, Ablehnung- und Weiterleitungsfunktionen.

Kommentare

Dieser Infobereich verfügt über einen Editor, in dem Kommentare zum Datensatz hinterlassen werden können.

Dokumente

Alle Dokumente, die im Zusammenhang mit der Rechnung stehen, können hier hochgeladen werden. Auch das gescannte Rechnungsdokument ist hier hinterlegt. In dieses wird automatisch die Belegnummer der Rechnung auf jeder Seite oben links eingefügt.

Rechnungsdokument

Diese Gruppe umfasst Merkmale, die sich auf das physische oder digitale Rechnungsdokument beziehen. Dazu gehören Informationen wie Dokumententyp, Format, Speicherort und Metadaten zur Rechnungsvorlage.

Periodisch wiederkehrende Termine erstellen

Die Section ermöglicht die Erstellung periodisch wiederkehrender Termine für Dauerschuldrechnungen. Nach Eingabe des Datums für die nächste und letzte Rechnung sowie Auswahl von Wiederholungsturnus und Zeitraum werden automatisch alle Fälligkeitstermine berechnet und angelegt. Optional kann die automatische Freigabe neuer Termine aktiviert werden. Zahlungszieltage werden von der ursprünglichen Rechnung übernommen. Leere Termine ohne zugeordnete Rechnung können gezielt gelöscht werden. Die Section erscheint nur bei als Dauerschuld markierten Rechnungen. **Nutzen:** Wiederkehrende Rechnungen wie Mieten oder Versicherungsbeiträge werden einmalig konfiguriert und erzeugen automatisch alle Fälligkeitstermine. Dies spart manuelle Erfassung und verhindert vergessene Zahlungstermine. Die Übersicht aller geplanten Termine erleichtert die Liquiditätsplanung.

Termine der geplanten Rechnungen

Storno

Diese Gruppe enthält Merkmale, die sich auf stornierte Eingangsrechnungen beziehen. Hier werden Informationen zum Stornierungsvorgang, wie Datum, Grund und zugehörige Belege, erfasst.

Export in FiBu-System

Diese Gruppe enthält Merkmale für den Export von Eingangsrechnungsdaten in das Finanzbuchhaltungssystem. Sie umfasst relevante Attribute und Steuerungsinformationen für die korrekte Übertragung und Verbuchung der Rechnungen.

Zahlungslauf

Anzeige des Zahlungslaufes, dem die Rechnung zugeordnet wurde.

manuelle Workflowsteuerung

Diese Gruppe umfasst Merkmale zur manuellen Steuerung und Kontrolle des Rechnungsverarbeitungsprozesses. Sie ermöglicht Benutzern, den Workflow für einzelne Eingangsrechnungen individuell anzupassen und zu überwachen.

Zahlungsfreigabe

Unter „Berichte“ in der Arbeitsleiste wird der Bericht „Zahlungsfreigabe“ aufgerufen.

Journalbuchung

Diese Gruppe enthält Merkmale zur Erfassung und Verwaltung von Buchungsvorgängen für Eingangsrechnungen. Sie umfasst Informationen wie Buchungsdatum, Buchungsperiode und Journalnummer.

Buchungsjournal

Rechnungsminderung

Diese Funktion ermöglicht Ihnen die nachträgliche Minderung einer Eingangsrechnung, wenn Sie Mängel feststellen oder Preisnachlässe gewährt wurden. Sie finden den Button in der Symbolleiste unter [Extras]. Im Erfassungsfenster wählen Sie die betroffene Rechnungsposition aus, geben den Minderungsbetrag, das Buchungsdatum und den Minderungsgrund ein. Das System prüft automatisch, dass der Minderungsbetrag nicht höher als der ursprüngliche Positionsbetrag ist, und bucht die Minderung auf das hinterlegte Sachkonto um.

Nutzen: Sie können Rechnungsminderungen sauber dokumentieren und finanzbuchhalterisch korrekt verarbeiten, ohne die Originalrechnung ändern zu müssen. Alle Minderungen sind nachvollziehbar protokolliert.

Zahlung Stop / Start

**Section:** Zahlung Stop / Start **Menü:** Eingangsrechnungen **Tabelle:** KE_EINGANGSRECHNUNGEN_T **Pfad:** Property-Management/Objektbuchhaltung/Kostenerfassung/Eingangsrechnungen/Eingangsrechnungen **Control:** ~/Controls/KE/InvoiceButtons/IncommimgButtonZahlStop.ascx Dieser Bereich stellt in der Menüleiste unter Extras eine Schaltfläche zum Setzen oder Aufheben eines Zahlungsstopps bereit. Wenn ein Zahlungsstopp aktiv ist, kann die Rechnung keinem Zahlungslauf zugeordnet werden. Beim Klick auf die Schaltfläche wird der aktuelle Status umgekehrt, der Benutzername des Bearbeiters und das Änderungsdatum werden automatisch gespeichert. Nach der Aktion wird die Seite neu geladen, um den aktuellen Status anzuzeigen. **Nutzen:** Die Zahlungssperre ermöglicht die gezielte Zurückhaltung einzelner Rechnungen von automatischen Zahlungsläufen, beispielsweise bei Klärungsbedarf oder strittigen Positionen. Die Protokollierung von Benutzer und Zeitpunkt gewährleistet Nachvollziehbarkeit.

Rechnung löschen

**CONTROL:** IncomingButtonDelete.ascx **TABELLE:** KE_EINGANGSRECHNUNGEN_T **SECTION:** Rechnung löschen **ANSICHT:** Detailansicht **ORIGINAL QUELLE:** eTASK.FM-Portal 2023.4.15868 **REFERENZ NUMMER:** 64 von 97 **DOKUMENTATION ERSTELLT:** 26. März 2026 Diese Schaltfläche in der Arbeitsleiste ermöglicht das Löschen von [Eingangsrechnungen], die noch nicht im [Buchungsjournal] festgeschrieben wurden. Ein Dialogfenster fordert zur Eingabe eines [Löschgrunds] auf (mindestens 5 Zeichen erforderlich). Das System prüft vor dem Löschen, ob die [Rechnung] noch löschbar ist und ob die Funktion für die betreffende [Gesellschaft] aktiviert wurde. Diese Funktion kann für einzelne [Gesellschaften] deaktiviert werden, wodurch die Schaltfläche nur bei bestimmten [Rechnungen] verfügbar ist. **Nutzen:** Ermöglicht das kontrollierte Entfernen fehlerhafter [Eingangsrechnungen] vor der Buchung. Die Pflicht zur Angabe eines [Löschgrunds] stellt Nachvollziehbarkeit sicher, während die [Gesellschafts]-spezifische Aktivierung eine flexible Rechteverwaltung ermöglicht.

Buchungsjournal - Konten

Position auf Kostenstellen verteilen

KONTEXT:
Control: IncomingButtonSplitInvoice.ascx
Modul: Eingangsrechnungen
Tabelle: KE_EINGANGSRECHNUNGEN_T
Pfad: Property-Management/Objektbuchhaltung/Kostenerfassung/Eingangsrechnungen/Eingangsrechnungen
Section: "Position auf Kostenstellen verteilen"
Typ: Extras-Menü-Button mit Modal-Dialog
System-Name: ~/Controls/KE/InvoiceButtons/IncomingButtonSplitInvoice.ascx

Über das Extras-Menü können Sie mit diesem Button eine bereits angelegte Rechnungsposition mithilfe einer Kostenverteilungsformel automatisch auf mehrere Kostenstellen aufteilen. Nach dem Klick öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die zu verteilende Position auswählen, den gewünschten Verteilungsschlüssel festlegen und den Monat für die Verteilung bestimmen. Der Verteilungsschlüssel definiert die Formel, nach der die Position anteilig auf verschiedene Kostenstellen umgebucht wird. Vor der Ausführung fordert das System eine Bestätigung an. Nach erfolgreicher Verteilung wird die Seite automatisch neu geladen, um die neu erzeugten Positionen anzuzeigen. Wenn noch keine Positionen zur Eingangsrechnung erfasst wurden, zeigt das System eine entsprechende Meldung an.

Nutzen: Sie können komplexe Kostenverteilungen mit einem Klick durchführen, statt jede Buchung manuell anzulegen. Die Verwendung von Verteilungsschlüsseln stellt sicher, dass die Aufteilung nach definierten Regeln erfolgt und reproduzierbar ist. Dies spart erheblich Zeit bei der Kostenerfassung, insbesondere bei wiederkehrenden Verteilungen wie Nebenkosten oder Gemeinschaftskosten. Die automatische Umbuchung verhindert Rechenfehler und guarantiert, dass alle Teilbeträge korrekt auf die Kostenstellen aufgeteilt werden.

Gutschrift an Kreditor

Fibu-Export

Berechnung nach speichern