Instandhaltungsaufträge per E-Mail als abgeschlossen melden
Um Rückmeldungen über Wartungs- und Instandsetzungsleistungen an das FM-Portal zu senden, benötigest du lediglich ein beliebiges E-Mail-Konto, mit dem du E-Mails versenden kannst.
Per E-Mail hast du eine Beauftragung der Instandhaltung Arbeiten erhalten. Diese E-Mail enthält auch das Rückmelde-Deckblatt.
Drucke es und fülle es mit einem dunklen Stift vollständig aus. Die gesetzten Kreuze müssen deutlich erkennbar sein (siehe folgende Abbildung).
Deine Rückmeldung muss als PDF-Datei an Ihre E-Mail angehangen werden. Das Rückmelde-Deckblatt muss die erste Seite des PDFs sein. Scanne alle Blätter mit Rückmeldeinformationen und setze die gescannten Dokumente zu einem PDF-Dokument zusammen, wobei das Rückmelde-Deckblatt die erste Seite einnimmt.
Rufe in deinem E-Mail-Programm eine neue E-Mail-Nachricht auf.
Empfänger: Gib die E-Mail-Adresse des FM-Portals ein.
Hinweis: Du kannst die E-Mail-Adresse des FM-Portals in eine beliebige Adresszeile aus „An“, „CC“ oder „BCC“ eingeben. Das FM-Portal liest alle Zeilen.
Tipp: Die E-Mail-Adresse des FM-Portals wird als Absender bei automatisch versandten E-Mails des FM-Portals eingesetzt. Du kannst die Adresse aus einer beliebigen E-Mail ablesen, die du vom FM-Portal erhalten hast, z.B. die E-Mail, die dich darüber informiert, dass dir ein Instandhaltungsauftrag zur Bearbeitung zugewiesen wurde.
Gib den Betreff der E-Mail ein.
Hänge der E-Mail das PDF-Dokument mit dem Rückmelde-Deckblatt auf der ersten Seite an.
Gib hier deine Nachricht ein. Sie wird als Kommentar im Objektdatensatz angezeigt.
Sende die E-Mail ab.
Die Rückmeldung wird im FM-Portal verarbeitet und deinem Auftraggeber über das FM-Portal automatisch zugestellt. Du erhälst außerdem eine automatisierte E-Mail mit einer Quittierung deiner Rückmeldung.
Informationen für den Auftraggeber: Wenn die Frage „Sind die beauftragten Leistungen vollständig abgeschlossen?“ mit „Ja“ beantwortet wurde, wird der Instandhaltungsauftrag automatisch als fertig gemeldet und in den Workflow-Status „Kontrolle“ versetzt.
