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Der Instandhaltungsworkflow
Die Abwicklung der Aufträge wird über den Instandhaltungs-Workflow realisiert. Der einzelne Auftrag durchläuft im Workflow verschiedene Bearbeitungsstatus/Prozessschritte. Jeder Auftrag gelangt nach seiner Aktivierung in den ersten Prozessschritt des Workflows.
Nach Erledigung der eigenen Aufgaben im Rahmen des aktuellen Workflow-Schritts überführen die Bearbeitenden durch aktive Auswahl einer Aktion den Auftrag in den nächsten Prozessschritt. Der Auftrag erhält einen neuen Status und wird an die vorher festgelegte zuständige Person oder Personengruppe weitergeleitet.
Die Kontrolle über das Voranschreiten der Bearbeitung eines Auftrags kann durch den Workflow unterstützt werden, sofern für die einzelnen Prozessschritte von der Instandhaltungs-Administration zeitliche Begrenzungen/Toleranzzeiten festgelegt wurden. Nach vorgegebenen zeitlichen Regeln werden vom System Erinnerungs-E-Mails an die ausführende Person bzw. bei Nichtbearbeitung trotz Eskalation auch Hinweis-E-Mails an die Auftrags- bzw. Objektverantwortlichen generiert, damit diese korrigierend eingreifen können. Zudem werden die im Workflow Verantwortlichen per E-Mail über das Erreichen spezieller Prozessschritte informiert.
Hinweis: Die Beachtung von Zeitvorgaben und Eskalationen liegt in der Eigenverantwortung der Prozessschritt-Verantwortlichen.
Es gibt drei Szenarien für den Instandhaltungs-Workflow:
Fall A
Alle Workflow-Rollen sind beteiligt. Der Auftraggeber bindet den Auftragnehmer in zwei Rollen in den Online-Workflow ein, als Koordinator AN und als Ausführende Person / Gruppe. In diesem Fall hat der Auftragnehmer einen Zugang zum FM-Portal.
Prozess Arbeiten im FM-Portal durch die Rollen:
Zuständ. Koordination AG
Zuständ. Koordination AN
Zuständ. Durchführung AN
Folgende Schritte durchläuft der Workflow in Fall A:
Auftrag ist angelegt: Im Workflowschritt "Auftrag ist angelegt"/Planung befinden sich angelegte Aufträge aus der Auftragsplanung, welche gemäß der individuellen Zeit Planung noch nicht gestartet wurden.
Prüfung durch Auftraggeber: Aufträge im Status "Prüfung durch Auftraggeber" / Disposition AG sind aus der Planung gestartete Aufträge, welche von der Auftragnehmer/in geprüft und erteilt werden.
Annahme durch Auftragnehmer: Während der "Annahme durch Auftragnehmer"/des Vorlaufs kann die Auftragnehmer/in den Auftrag akzeptieren. Dieser Schritt eskaliert nicht.
Zuweisung an Ausführende: Der Auftrag wurde angenommen und kann an die Ausführenden zugewiesen werden
Annahme durch Ausführende: Der Auftrag kann von den Ausführenden angenommen werden.
Auftrag in Bearbeitung: Der Auftrag befindet sich in der Bearbeitung.
Prüfung und Abnahme: Der Auftrag wird geprüft und kann abgenommen werden.
Fall B
Der Auftraggeber bindet den Auftragnehmer nur als Zuständige Koordination AN in den Online-Workflow ein. Die Rolle Zuständige Durchführung AN des Auftragnehmers wird durch den Zuständ. Koordination AN in die Arbeiten eingebunden.
Prozess Arbeiten im FM-Portal durch die Rollen:
Zuständ. Koordination AG
Zuständ. Koordination AN
Folgende Schritte durchläuft der Workflow in Fall B:
Auftrag ist angelegt: Im Workflowschritt "Auftrag ist angelegt"/Planung befinden sich angelegte Aufträge aus der Auftragsplanung, welche gemäß der individuellen Zeit Planung noch nicht gestartet wurden.
Prüfung durch Auftraggeber: Aufträge im Status "Prüfung durch Auftraggeber" / Disposition AG sind aus der Planung gestartete Aufträge, welche von der Auftragnehmer/in geprüft und erteilt werden.
Annahme durch Auftragnehmer: Während der "Annahme durch Auftragnehmer"/des Vorlaufs kann die Auftragnehmer/in den Auftrag akzeptieren. Dieser Schritt eskaliert nicht.
Zuweisung an Ausführende: Der Auftrag wurde angenommen und kann an die Ausführenden zugewiesen werden.
Prüfung und Abnahme: Der Auftrag wird geprüft und kann abgenommen werden.
Fall C
Der Auftraggeber ist der einzige, der am Online-Workflow teilnimmt. Die Rolle Zuständige Koordination AN und die Rolle Zuständige Durchführung AN werden auf andere Weise eingebunden.
Prozess Arbeiten im FM-Portal durch die Rollen:
Zuständ. Koordination AG
Folgende Schritte durchläuft der Workflow in Fall C:
Auftrag ist angelegt: Im Workflowschritt "Auftrag ist angelegt"/Planung befinden sich angelegte Aufträge aus der Auftragsplanung, welche gemäß der individuellen Zeit Planung noch nicht gestartet wurden.
Prüfung durch Auftraggeber: Aufträge im Status "Prüfung durch Auftraggeber" / Disposition AG sind aus der Planung gestartete Aufträge, welche von der Auftragnehmer/in geprüft und erteilt werden.
Prüfung und Abnahme: Der Auftrag wird geprüft und kann abgenommen werden.
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