Verträge (3AC7)
Basisdaten/Vertragsmanagement/Verträge
Erfasse hier alle Verträge deines Gebäudemanagements. Du kannst jede in den Vertragsarten definierte Art von Verträgen anlegen. Gib die Vertragsart und den Status an, trage relevante Daten zu Auftraggeber und Auftragnehmer ein und erfasse die wichtigsten Kenndaten wie belastete Kostenstelle, Laufzeit und Kündigungsfrist. Ergänze alle finanzbezogenen Informationen wie Raten und Budget. Du erhältst jederzeit eine Übersicht über alle Kontoauszüge, die sich auf den Vertrag beziehen.
Formularhilfe
Workflow
Dieser Infobereich enthält alle Workflow-Daten, die sich auf den vorliegenden Datensatz beziehen.
Gesellschaft
Ordne den Vertrag einer Gesellschaft zu und wähle die entsprechende Bankverbindung aus.
Wähle die Gesellschaft aus, für die der Vertrag gültig ist. | |
Wähle die Bankverbindung der Gesellschaft für diesen Vertrag aus. |
Vertragspartner
Lege fest, wer der Vertragspartner ist und ordne ggf. eine Debitorennummer sowie die Bankverbindung zu.
Wähle den Vertragspartner aus. | |
Wähle die Debitorennummer aus, wenn dem Vertragspartner mehrere Debitorennummern zugeordnet sind und eine Sollstellung zum Vertrag erstellt werden soll. | |
Wähle die Bankverbindung des Vertragspartners aus. |
Identifikation
Erfasse alle wichtigen Stammdaten zur eindeutigen Identifikation und Kategorisierung des Vertrags.
interne ID (Data ID) | Die systemseitig vergebene ID zur eindeutigen Identifikation des Datensatzes. |
Gesellschaft als | Lege fest, ob die Gesellschaft als Auftragnehmer oder Auftraggeber auftritt. |
Vertragsnummer | Gib ein frei wählbares Kürzel für den Vertrag ein (z. B. die Vertragsnummer). |
Vertragsbezeichnung | Gib die vollständige Bezeichnung für den Vertrag ein. |
Vertragsart | Wähle die Vertragsart aus. Die Kombination aus Vertragsart und Vertragstyp bestimmt die Workflow-Zuständigkeit. |
Wähle den aktuellen Status des Vertrags aus (z. B. aktiv, gekündigt). | |
Wähle den Vertragstyp aus. Die Kombination aus Vertragsart und Vertragstyp bestimmt die Workflow-Zuständigkeit. | |
Beschreibung | Erfasse zusätzliche Beschreibungen oder Hinweise zum Vertrag. |
Wähle eine abweichende Zahlungsfälligkeit aus, falls diese von der zur Vertragsart zugeordneten abweicht. | |
im Mietersaldo | Lege fest, ob der Vertrag im Mietersaldo berücksichtigt werden soll. |
Wähle den Ablageort aus, an dem das Vertragsdokument im Original liegt. | |
Losnummer | Gib die Losnummer des Vertrags zur Information ein. |
Auswahl des Auftraggebers. | |
Auswahl des Auftragnehmers. | |
Ordne den Vertrag einem übergeordneten Hauptvertrag zu. Dies ist auch möglich, wenn der Vertrag selbst bereits Hauptvertrag für andere Verträge ist. |
Laufzeit & Verlängerung
Definiere die zeitlichen Rahmenbedingungen des Vertrags inklusive Mindestlaufzeit, Verlängerungsoptionen und relevanter Termine.
Vertrag vom | Wähle das Datum der Vertragsunterzeichnung aus. |
Vertragsbeginn | Wähle das Datum aus, an dem die Laufzeit des Vertrags beginnt. |
Mindestlaufzeit (Anzahl) | Gib die Anzahl für die Mindestlaufzeit ein. Die Zeiteinheit wird im Feld "Mindestlaufzeit (Zeiteinheit)" festgelegt. Ändern Sie die Einstellungen zur Mindestlaufzeit nicht mehr, nachdem der Vertrag bereits verlängert wurde, um Fehler in der Berechnung zu vermeiden. |
Mindestlaufzeit (Zeiteinheit) | Wähle die Zeiteinheit für die Mindestlaufzeit aus (z. B. Monate, Jahre). Diese wird mit der Anzahl kombiniert. Ändern Sie die Einstellungen zur Mindestlaufzeit nicht mehr, nachdem der Vertrag bereits verlängert wurde, um Fehler in der Berechnung zu vermeiden. |
Vertragsende Mindestlaufzeit | Das Datum, an dem die Mindestlaufzeit des Vertrags endet. |
Verlängerung (Anzahl) | Gib die Anzahl für die Verlängerung ein. Diese wird mit der Zeiteinheit kombiniert und zur Berechnung des Vertragsendes nach Verlängerung verwendet, wenn du die Aktion "Vertrag verlängern" unter Extras ausführst. |
Verlängerung (Zeiteinheit) | Wähle die Zeiteinheit für die Verlängerung aus (z. B. Monate, Jahre). Diese wird mit der Anzahl kombiniert und zur Berechnung des Vertragsendes nach Verlängerung verwendet. |
Vertragsende nach Verlängerung | Das Datum, an dem der Vertrag nach der aktuellen Verlängerung endet. Dieses Datum dient als Grundlage für die Berechnung der Kündigungsfrist. Wenn du Anzahl und Zeiteinheit eingegeben hast, kannst du die Funktion "Vertrag verlängern" unter Extras verwenden, um das neue Vertragsende zu berechnen. |
Durchgeführte Verlängerungen | Anzahl der bereits durchgeführten Vertragsverlängerungen. |
Kündigung & Wiedervorlage
Verwalte Kündigungsfristen und -termine sowie Wiedervorlagetermine für den Vertrag.
Kündigungsfrist (Anzahl) | Gib die Anzahl für die Kündigungsfrist ein. Die Zeiteinheit wird im Feld "Kündigungsfrist (Zeiteinheit)" festgelegt. |
Kündigungsfrist (Zeiteinheit) | Wähle die Zeiteinheit für die Kündigungsfrist aus (z. B. Monate, Wochen). Diese wird mit der Anzahl kombiniert. |
Ablauf Kündigungsfrist | Das Datum, bis zu dem der Vertrag gekündigt werden kann. Es wird automatisch auf Basis der Kündigungsfrist und des Vertragsendes berechnet. Du kannst das Datum manuell überschreiben, es wird jedoch bei Änderung des Vertragsendes nach Verlängerung neu berechnet. Für individuelle Erinnerungen verwende Vertragsereignisse. |
Gekündigt am | Wähle das Datum aus, an dem der Vertrag gekündigt wurde. |
Schriftliche Kündigung? | Lege fest, ob die Kündigung des Vertrags schriftlich erfolgen muss. |
Wiedervorlagetermin | Wähle das Datum aus, an dem der Vertrag wiedervorgelegt werden soll. |
Wähle den Grund für die Wiedervorlage aus. |
Optionen
In diesem Infobereich können alle Informationen zu Vertragsoptionen und deren Ausübung erfasst werden.
Dokumente
In diesem Infobereich können Dokumente jeder Art hochgeladen werden, die sich auf den Vertrag beziehen (z.B. eine eingescannte Version des Originals).
Vertragszuordnung
Ordne den Vertrag einem Standort, einem Gebäude oder Objekten auf Hierarchieebene 2 oder 3 zu und weise eine Kostenstelle zu.
Wähle die Kostenstelle aus, die mit den Kosten des Vertrags belastet werden soll. | |
Wähle das Objekt auf Hierarchieebene 2 aus, dem der Vertrag zugeordnet werden soll. | |
Wähle das Objekt auf Hierarchieebene 3 aus, dem der Vertrag zugeordnet werden soll. | |
Wähle den Standort aus, dem der Vertrag zugeordnet werden soll. Der Vertrag kann entweder einem Standort oder einem Gebäude zugeordnet werden, nicht beiden. | |
Wähle das Gebäude aus, dem der Vertrag zugeordnet werden soll. Der Vertrag kann entweder einem Gebäude oder einem Standort zugeordnet werden, nicht beiden. |
FiBu-Daten
Steuere die Integration mit externen Finanzbuchhaltungssystemen und lege Parameter für den Import von Bestellungen fest.
Vertragsnummer | Anzeige der Vertragsnummer im externen Finanzbuchhaltungssystem. |
Besitzer in FiBu | Anzeige des Besitzers des Vertrags laut externem Finanzbuchhaltungssystem. |
FiBu-Erstellungsdatum | Anzeige des Erstellungsdatums des Vertragdatensatzes im externen Finanzbuchhaltungssystem. |
Bestellungen aus FiBu importieren | Aktiviere diese Option, wenn Bestellungen zum Vertrag automatisch aus dem externen Finanzbuchhaltungssystem importiert werden sollen. |
Mindestbetrag Teilabrechnung | Gib den Mindestbetrag ein, den eine Teilabrechnung in eTASK.FM-Beschaffung.SAP-Schnittstelle erreichen muss, damit sie beantragt werden kann. |
Verteiler/Ablageorte für Vertragskopien
In diesem Infobereich sind alle Orte hinterlegt, an denen der Vertrag als Kopie ausliegt.
Vertragsereignisse
Hier können Ereignisse zum Vertrag angelegt werden. Bereits angelegte Ereignisse zum Vertrag werden hier aufgelistet. Wenn ein Ereignis ansteht, wird die im Ereignis ausgewählte zuständige Gruppe per E-Mail informiert. Wenn keine Gruppe ausgewählt ist, wird die Gruppe informiert, die für die zugeordnete Vertragsart bzw. den zugeordneten Vertragstyp zugeordnet ist.
Vertragswerte
In dieser Liste sind alle Vertragswerte ("Raten") des Vertrags aufgeführt.
Leistungspositionen
Diese Liste enthält im Vertrag festgelegte Vorgaben für Leistungsrückmeldungen des Auftraggebers. Sie können manuell angelegt oder durch den GAEB-X86-Import eingelesen werden. Wenn dem Dienstleister Freitextpositionen zu Verfügung gestellt werden sollen, müssen diese in jedem Fall manuell angelegt werden.
Liste Budgetpositionen
Diese Liste zeigt alle Budgetpositionen aus der Budgetverwaltung an, die diesem Vertrag zugeordnet wurden.
Eingangsrechnungen auf Vertrag
Diese Liste zeigt alle Eingangsrechnungen, die dem Vertrag zugeordnet wurden.
Ausgangsrechnungen auf Vertrag
Diese Liste zeigt alle Ausgangsrechnungen, die dem Vertrag zugeordnet wurden.
Bestellungen auf Vertrag
Alle FM-Bestellungen, die dem vorliegenden Vertrag zugeordnet wurden, werden in dieser Liste gezeigt.
Kontoauszüge
Diese Liste enthält alle Kontoauszüge, die sich auf den Zahlungsverkehr zum Vertrag beziehen.
Vertragsleistungen
Dieser Bericht zeigt alle Leistungspositionen, die zum vorliegenden Vertrag vorhanden sind. Neben wichtigen Eckdaten wie Gesellschaft, Auftraggeber, Auftragnehmer, Vertragsnummer, Vertragsinhalt und Laufzeit werden pro Leistungsposition Positionsnummer, Menge, Einheit, Kurztext, Langtext, Einzelpreis, Zuschlag, Mehrwertsteuer und der Einzelpreis mit Zuschlag angezeigt.
Abrechnungsübersicht
Dieser Bericht zeigt für alle dem Vertrag zugeordneten FM-Bestellungen die abzurechnenden Leistungspositionen. Pro Bestellung werden die Bestellnummer, der Beauftragungstext und das Bestellungsdatum gezeigt. Die einzelnen Bestellpositionen werden mit Positionsnummer, Einzelpreis laut Rahmenvertrag, bestellter Menge und Gesamtpreis laut Bestellung, Menge und Gesamtpreis laut Rechnung und mit den vertraglichen Differenzen aufgeführt. Sie können diesen Bericht somit bspw. zur Gegenüberstellung von bestellten und in Rechnung gestellten Leistungen verwenden.
Kommentare
Dieser Infobereich verfügt über einen Editor, in dem Kommentare zum Vertrag hinterlassen werden können. Der Kommentar kann frei formatiert und mithilfe des Buttons "Kommentar hinzufügen" gespeichert werden.
Objekte
Liste der Objekte, die dem Vertrag zugeordnet sind. Klicken Sie auf "Neu...", um weitere Objekte zuzuordnen.
Untergeordnete Verträge
Auflistung aller Verträge, bei denen der vorliegende Vertrag als übergeordneter Vertrag zugeordnet ist.
Wiedervorlage Automatik (mit E-Mail-Versand)
Diese Gruppe umfasst Merkmale zur automatischen Wiedervorlage von Verträgen, einschließlich E-Mail-Benachrichtigungen. Sie steuert die zeitgesteuerte Erinnerung an wichtige vertragsbezogene Aktivitäten oder Fristen.
Verbindung zum Workflow-Ticket |
GAEB-Import (X86)
Dieses Control fügt einen Import-Button im Aktionsmenü hinzu, mit dem GAEB-X86-Dateien (XML-Format) importiert werden können. Nach Auswahl der Datei werden die enthaltenen Leistungspositionen (Items) und Zuschlagspositionen (MarkupItems) automatisch als Leistungsvorlagen in die Vertragstabelle eingefügt. Der Import ist nur möglich, wenn noch keine Positionen vorhanden sind. Das Control unterstützt sowohl GAEB 90 als auch GAEB 2000 und verwendet die GaebToolBoxV313-Bibliothek zur Verarbeitung.
Nutzen: Der GAEB-Import ermöglicht die schnelle Übernahme von standardisierten Leistungsverzeichnissen aus Ausschreibungen in Verträge, wodurch manuelle Erfassung entfällt und Fehler reduziert werden. Die Positionsnummern, Mengen, Preise und Leistungstexte werden automatisch strukturiert übernommen.
LogicController
Dieser Bereich steuert automatisch verschiedene Funktionen zur Verwaltung von Vertragslaufzeiten und -verlängerungen. Wenn Sie Angaben zur Laufzeit, Verlängerung oder Kündigungsfrist eingeben, werden die entsprechenden Enddaten automatisch berechnet und aktualisiert.
Sobald ein Vertrag bereits verlängert wurde, werden die Grunddaten wie Vertragsbeginn, Mindestlaufzeit und deren Enddatum automatisch schreibgeschützt. Dies verhindert nachträgliche Änderungen, die zu Inkonsistenzen bei bereits erfolgten Verlängerungen führen könnten.
Zusätzlich werden die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten für Debitoren und Bankverbindungen automatisch auf diejenigen eingeschränkt, die dem gewählten Vertragspartner zugeordnet sind.
Vertrag verlängern
Benutze diese Aktion, um das Vertragsende nach Verlängerung um eine Verlängerung (Anzahl) von Verlängerung (Zeiteinheit) hochzählen zu lassen. Hast du in diesen beiden Feldern 1 Jahr(e) angegeben, wird das Vertragsende nach Verlängerung um ein Jahr hochgezählt. Beachte, dass dies jedesmal passiert, wenn du diese Aktion verwendest.
Umbuchungen
In der Arbeitsleiste unter "Weitere Daten" können alle Umbuchungen zu dem Vertrag geöffnet werden.
Vertrag mehrfach Kopieren
KONTEXT:
Workflow: Vertragsverwaltung
Control: MultipleCopy.ascx
Sektion: Vertrag mehrfach Kopieren
Tabelle: VD_TAB_VERTRAEGE
Kategorie: Verträge
Modul: Vertragsverwaltung
Portal-Version: 2024.5.17484
Erstellt mehrere Kopien eines Vertrages in einem Vorgang. Im Extras-Menü des geöffneten Vertrages finden Sie die Funktion. Sie können die Vertragsnummer mit einem Präfix, einem Zähler und einem Suffix zusammensetzen. Es können maximal 1000 Kopien gleichzeitig erstellt werden. Das System prüft vor der Erstellung automatisch auf Duplikate. Der Kopiervorgang läuft im Hintergrund, sodass Sie während der Erstellung weiterarbeiten können.
**Nutzen:** Ermöglicht die schnelle Anlage mehrerer ähnlicher Verträge ohne manuelle Wiederholung. Besonders hilfreich bei Rahmenverträgen oder gleichartigen Vereinbarungen. Die Duplikatsprüfung verhindert versehentliche Mehrfacherstellung mit identischen Vertragsnummern.
Anwenderhilfe
Derzeit gibt es keine Elemente mit den ausgewählten Stichwörtern.
Administratorenhilfe
Derzeit gibt es keine Elemente mit den ausgewählten Stichwörtern.
Inbetriebnahme
Derzeit gibt es keine Elemente mit den ausgewählten Stichwörtern.