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Verträge (3AC7)
Basisdaten/Vertragsmanagement/Verträge
Dieses Formular ermöglicht Ihnen die Erfassung all derer Verträge, die sich auf Ihr Gebäudemanagement beziehen. Die Verträge können dabei jegliche im Formular "Vertragsarten" definierte Art von Verträgen annehmen. Geben Sie die Vertragsart und den Status des Vertrags an und tragen Sie relevante Daten zu Auftraggeber und Auftragnehmer ein. Erfassen Sie außerdem die wichtigsten Kenndaten wie z.B. die belastete Kostenstelle, Laufzeit und Kündigungsfrist. Geben Sie zuletzt alle auf die Finanzverwaltung bezogenen Informationen ein wie Raten und Budget. Sie erhalten in diesem Formular jederzeit eine Übersicht über alle Kontoauszüge, die sich auf den Vertrag beziehen.
Formularhilfe
Workflow
Dieser Infobereich enthält alle Workflow-Daten, die sich auf den vorliegenden Datensatz beziehen.
Gesellschaft
In diesem Infobereich sind Angaben zur Gesellschaft hinterlegt.
Auswahl der Gesellschaft, für die der Vertrag gültig ist. | |
Auswahl der Bankverbindung der Gesellschaft. |
Vertragspartner
In diesem Infobereich sind Angaben zum Vertragspartner hinterlegt.
Angabe des Vertragspartners. | |
Notwendig wenn zum Vertragspartner mehrere Debitorennummern zugeordnet wurden und die Sollstellung zum Vertrag erstellt werden soll. | |
Auswahl der Bankverbindung des Vertragspartners. |
Identifikation
In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.
interne ID (Data ID) | Die interne ID oder Data ID, wird innerhalb der Applikation zur eindeutigen Identifikation des Datensatzes verwendet. |
Gesellschaft als | Auswahl, ob die Gesellschaft Auftragnehmer oder Auftraggeber ist. |
Vertragsnummer | Eingabe eines frei wählbaren Kürzels für den Vertrag (z.B. die Vertragsnummer). |
Vertragsbezeichnung | Eingabe der vollständigen Bezeichnung für den Vertrag. |
Vertragsart | Auswahl der Vertragsart des Vertrags. |
Auswahl des Vertragsstatus des Vertrags. | |
Auswahl des Vertragstyps des Vertrags. | |
Beschreibung | Eingabe von Beschreibungen oder Hinweisen zum Vertrag. |
Auswahl der Zahlungsfälligeit, falls diese von der zur Vertragsart zugeordneten abweicht. | |
im Mietersaldo | Angabe, ob der Vertrag im Mietersaldo berücksichtigt werden soll. |
Auswahl des Ablageortes, an dem das Dokument im Original liegt. | |
Losnummer | Eingabe der Losnummer des Vertrags. Diese Eingabe dient nur der Information. |
Auswahl des Auftraggebers. | |
Auswahl des Auftragnehmers. | |
Hier kann ein Hauptvertrag ausgewählt werden. Auch wenn der Vertrag schon der Hauptvertrag eines anderes Vertrags ist, kann ein Hauptvertrag zugeordnet werden. |
Laufzeit & Verlängerung
In diesem Infobereich können alle Informationen zur Laufzeit und Verlängerung des Vertrages erfasst werden.
Vertrag vom | Auswahl des Datums der Vertragsunterzeichnung in der nebenstehenden Datumsauswahl. |
Vertragsbeginn | Auswahl des Datums, an dem die Laufzeit des Vertrags beginnt. |
Mindestlaufzeit (Anzahl) | Eingabe der Mindestlaufzeit des Vertrags. Die Eingabe erfolgt zunächst einheitenunabhängig und wird durch das folgende Auswahlfeld "Mindestlaufzeit (Zeiteinheit)" mit einer Einheit versehen. |
Mindestlaufzeit (Zeiteinheit) | Auswahl der Zeiteinheit für die Mindestlaufzeit des Vertrags. Diese Auswahl hängt mit dem Eingabefeld "Mindestaufzeit (Anzahl)" zusammen. |
Vertragsende Mindestlaufzeit | Auswahl des Datums, an dem die Mindestlaufzeit des Vertrages endet. |
Verlängerung (Anzahl) | Eingabe des Verlängerungsvolumens des Vertrags. Die Eingabe erfolgt zunächst einheitenunabhängig und wird durch das folgende Auswahlfeld "Verlängerung (Zeiteinheit)" mit einer Einheit versehen. Diese Anzahl wird in Verbindung mit der Einheit verwendet, um das "Vertragsende nach Verlängerung" zu erhöhen, wenn die Aktion "Vertrag verlängern" im Menü unter Extras verwendet wird. |
Verlängerung (Zeiteinheit) | Auswahl der Zeiteinheit für die Verlängerung des Vertrags. Diese Auswahl hängt mit dem Eingabefeld "Verlängerung (Anzahl)" zusammen. Diese Einheit wird in Verbindung mit der "Verlängerung (Anzahl)" verwendet, um das "Vertragsende nach Verlängerung" zu erhöhen, wenn die Aktion "Vertrag verlängern" im Menü unter Extras verwendet wird. |
Vertragsende nach Verlängerung | Hier wird das Datum ausgegeben, an dem der Vertrag nach der aktuellen Verlängerung endet. Dieses Datum dient als Grundlage für die Berechnung der Kündigunsfrist. Wenn du Anzahl und Einheit für die Verlängerung eingegeben hast, kannst du die Funktion "Vertrag verlängern" im Menü unter Extras verwenden, um das neue Vertragsende nach Verlängerung berechnen zu lassen. |
Durchgeführte Verlängerungen | wie oft wurde der Vertrag verlängert |
Kündigung & Wiedervorlage
In diesem Infobereich können alle Informationen zur Kündigung und Wiedervorlage des Vertrages erfasst werden.
Kündigungsfrist (Anzahl) | Eingabe der Kündigungsfrist des Vertrags. Die Eingabe erfolgt zunächst einheitenunabhängig und wird durch das folgende Auswahlfeld "Kündigungsfrist (Zeiteinheit)" mit einer Einheit versehen. |
Kündigungsfrist (Zeiteinheit) | Auswahl der Zeiteinheit für die Kündigungsfrist des Vertrags. Diese Auswahl hängt mit dem Eingabefeld "Kündigungsfrist (Anzahl)" zusammen. |
Ablauf Kündigungsfrist | Hier ist das Datum angegeben, bis zu dem der Vertrag gekündigt werden kann. Das Datum beruht auf der angegebenen Kündigungsfrist, basierend auf dem Vertragsende nach Verlängerung oder, wenn dieses nicht vorhanden ist, dem Vertragsende Mindestlaufzeit. Du kannst das Datum überschreiben, es wird aber bei jeder Änderung des Vertragsendes nach Verlängerung neu berechnet. Verwende Vertragsereignisse, um individuelle Erinnerungen zu erhalten. |
Gekündigt am | Auswahl des Datums, an dem der Vertrag gekündigt wurde. |
Schriftliche Kündigung? | Angabe, ob die Kündigung des Vertrages schriftlich erfolgen muss. |
Wiedervorlagetermin | Auswahl des Datums der Wiedervorlage des Vertrags in der nebenstehenden Datumsauswahl. |
Auswahl des Wiedervorlagegrunds. |
Optionen
In diesem Infobereich können alle Informationen zu Vertragsoptionen und deren Ausübung erfasst werden.
Dokumente
In diesem Infobereich können Dokumente jeder Art hochgeladen werden, die sich auf den Vertrag beziehen (z.B. eine eingescannte Version des Originals).
Vertragszuordnung
In diesem Infobereich kann der Vertrag einem Standorts, einem Gebäude oder einem Objekt auf Hierarchieebene 2 oder 3 zugeordnet werden.
Auswahl der Kostenstelle, die mit den Kosten des Vertrags belastet werden soll. | |
Auswahl des Objekts auf Hierarchieebene 2, dem der Vertrag zugeordnet werden soll. | |
Auswahl des Objekts auf Hierarchieebene 3, dem der Vertrag zugeordnet werden soll. | |
Auswahl des Standorts, dem der Vertrag zugeordnet werden soll. Der Vertrag darf nur entweder einem Standort oder einem Gebäude zugeordnet werden. | |
Auswahl des Gebäudes, dem der Vertrag zugeordnet werden soll. Der Vertrag darf nur entweder einem Standort oder einem Gebäude zugeordnet werden. |
FiBu-Daten
Hier werden FiBu-Daten des Vertrags gezeigt, wenn der Vertrag aus einem externen Finanzbuchhaltungssystem in eTASK importiert wurde.
Vertragsnummer | Anzeige der Vertragsnummer im externen Finanzbuchhaltungssystem. |
Besitzer in FiBu | Anzeige des Besitzers des Vertrags laut externem Finanzbuchhaltungssystem. |
FiBu-Erstellungsdatum | Anzeige des Erstellungsdatums des Vertragdatensatzes im externen Finanzbuchhaltungssystem. |
Bestellungen aus FiBu importieren | Angabe, ob die Bestellungen zum Vertrag in eTASK importiert werden sollen. Dieses Kontrollkästchen muss aktiviert sein, wenn Bestellungen zum vorliegenden Vertrag automatisch aus dem externen Finanzbuchhaltungssystem importiert werden sollen. Siehe IC1994. |
Mindestbetrag Teilabrechnung | Eingabe des Mindestbetrags, über den eine Teilabrechnung in eTASK.FM-Beschaffung.SAP-Schnittstelle zum vorliegenden Vertrag verfügen muss, damit sie beantragt werden kann. |
Verteiler/Ablageorte für Vertragskopien
In diesem Infobereich sind alle Orte hinterlegt, an denen der Vertrag als Kopie ausliegt.
Vertragsereignisse
Hier können Ereignisse zum Vertrag angelegt werden. Bereits angelegte Ereignisse zum Vertrag werden hier aufgelistet. Wenn ein Ereignis ansteht, wird die im Ereignis ausgewählte zuständige Gruppe per E-Mail informiert. Wenn keine Gruppe ausgewählt ist, wird die Gruppe informiert, die für die zugeordnete Vertragsart bzw. den zugeordneten Vertragstyp zugeordnet ist.
Vertragswerte
In dieser Liste sind alle Vertragswerte ("Raten") des Vertrags aufgeführt.
Leistungspositionen
Diese Liste enthält im Vertrag festgelegte Vorgaben für Leistungsrückmeldungen des Auftraggebers. Sie können manuell angelegt oder durch den GAEB-X86-Import eingelesen werden. Wenn dem Dienstleister Freitextpositionen zu Verfügung gestellt werden sollen, müssen diese in jedem Fall manuell angelegt werden.
Liste Budgetpositionen
Diese Liste zeigt alle Budgetpositionen aus der Budgetverwaltung an, die diesem Vertrag zugeordnet wurden.
Eingangsrechnungen auf Vertrag
Diese Liste zeigt alle Eingangsrechnungen, die dem Vertrag zugeordnet wurden.
Ausgangsrechnungen auf Vertrag
Diese Liste zeigt alle Ausgangsrechnungen, die dem Vertrag zugeordnet wurden.
Bestellungen auf Vertrag
Alle FM-Bestellungen, die dem vorliegenden Vertrag zugeordnet wurden, werden in dieser Liste gezeigt.
Kontoauszüge
Diese Liste enthält alle Kontoauszüge, die sich auf den Zahlungsverkehr zum Vertrag beziehen.
Vertragsleistungen
Dieser Bericht zeigt alle Leistungspositionen, die zum vorliegenden Vertrag vorhanden sind. Neben wichtigen Eckdaten wie Gesellschaft, Auftraggeber, Auftragnehmer, Vertragsnummer, Vertragsinhalt und Laufzeit werden pro Leistungsposition Positionsnummer, Menge, Einheit, Kurztext, Langtext, Einzelpreis, Zuschlag, Mehrwertsteuer und der Einzelpreis mit Zuschlag angezeigt.
Abrechnungsübersicht
Dieser Bericht zeigt für alle dem Vertrag zugeordneten FM-Bestellungen die abzurechnenden Leistungspositionen. Pro Bestellung werden die Bestellnummer, der Beauftragungstext und das Bestellungsdatum gezeigt. Die einzelnen Bestellpositionen werden mit Positionsnummer, Einzelpreis laut Rahmenvertrag, bestellter Menge und Gesamtpreis laut Bestellung, Menge und Gesamtpreis laut Rechnung und mit den vertraglichen Differenzen aufgeführt. Sie können diesen Bericht somit bspw. zur Gegenüberstellung von bestellten und in Rechnung gestellten Leistungen verwenden.
Kommentare
Dieser Infobereich verfügt über einen Editor, in dem Kommentare zum Vertrag hinterlassen werden können. Der Kommentar kann frei formatiert und mithilfe des Buttons "Kommentar hinzufügen" gespeichert werden.
Objekte
Liste der Objekte, die dem Vertrag zugeordnet sind. Klicken Sie auf "Neu...", um weitere Objekte zuzuordnen.
Untergeordnete Verträge
Auflistung aller Verträge, bei denen der vorliegende Vertrag als übergeordneter Vertrag zugeordnet ist.
Wiedervorlage Automatik (mit Email-Versand)
Wiedervorlage Automatik (mit Email-Versand)
Verbindung zum Workflow-Ticket |
GAEB-Import (X86)
Das Formular „Verträge“ verfügt über eine Importfunktion für GAEB-Auftragserteilungen (GAEB-X86-Dateien). Beim Import werden die Auftragserteilungen als Vorlagen für Leistungsrückmeldungen angelegt. Siehe IC2089.
LogicController
Systeminterne Information.
Vertrag verlängern
Benutze diese Aktion, um das Vertragsende nach Verlängerung um eine Verlängerung (Anzahl) von Verlängerung (Zeiteinheit) hochzählen zu lassen. Hast du in diesen beiden Feldern 1 Jahr(e) angegeben, wird das Vertragsende nach Verlängerung um ein Jahr hochgezählt. Beachte, dass dies jedesmal passiert, wenn du diese Aktion verwendest.
Umbuchungen
In der Arbeitsleiste unter "Weitere Daten" können alle Umbuchungen zu dem Vertrag geöffnet werden.
Vertrag mehrfach Kopieren
Nutzen Sie die neue Funktion "Vertrag mehrfach kopieren" unter Extras im Menü des Vertrages, um mehrere Kopien des geöffneten Vertrages anzulegen. Bei der Kopie haben Sie Einfluss auf die Vertragsnummern der kopierten Verträge. Folgende Daten werden zusammen mit dem Vertrag kopiert: Optionen, Verteiler/Ablageorte. Vertragswert-Details, Vertragswerte, Leistungspositionen, Vertragsereignisse, dynamische Merkmale, bei denen der Parameter "leer beim kopieren" NICHT ausgewählt wurde.
Administratorenhilfe
Derzeit gibt es keine Elemente mit den ausgewählten Stichwörtern.
Inbetriebnahme
Derzeit gibt es keine Elemente mit den ausgewählten Stichwörtern.