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Basisdaten/Firmen & Adressen

Tragen Sie Datensätze zu allen organisationsexternen Firmen ein, mit denen die FM-Abteilung zusammenarbeitet. Diese Datensätze stehen an sehr vielen Stellen des FM-Portals zur Verfügung (z.B. zur Identifikation des Auftragnehmers in eTASK.Instandhaltung). Weisen Sie der Firma einen Typ, ein Gewerk, Adress- und Kommunikationsdetails sowie Daten zu Mitarbeitern der Firma zu. Bewerten Sie die Firma (Termintreue, Preistreue etc.), um das Vertrauensverhältnis zu dokumentieren. Laden Sie Dokumente hoch, die diese Firma betreffen. Bei Verwendung von eTASK.CAD wird hier zusätzlich die Kennzeichnung der Firma in CAD-Plänen dokumentiert. Bei Verwendung von eTASK.Fremdfirmenanmeldung werden die Mitarbeiter der Firma eingetragen, die für Arbeiten zeitlich begrenzten Zugang zum Gebäude erhalten. Bei Verwendung von eTASK.Mängelmanagement werden der Firma die Bauprojekte zugeordnet, in denen sie Auftraggeber ist.

Formularhilfe

Identifikation

In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.

Firmenname	Eingabe der vollständigen Bezeichnung der Firma.
Firmenname (2. Zeile)	Ergänze den Firmennamen hier um eine zweite Zeile. Verwende dies, wenn die vollständige Bezeichnng der Firma zu lang wird um sie in einem Brief ordentlich darzustellen.
Firmenname (3. Zeile)	Ergänze den Firmennamen hier um eine dritte Zeile. Verwende dies, wenn die vollständige Bezeichnng der Firma zu lang wird um sie in einem Brief ordentlich darzustellen.
Abteilung	Gib hier die Niederlassung, Abteilung, Organsiationseinheit an, wenn die Firma in mehrere Einträge untergliedert ist.
Hauptgewerk	Auswahl des primären Gewerks, für das die die Firma Leistungen erbringt. Weitere Gewerke können Sie im Menü unter "Weitere Daten\ Gewerke - Mehrfachauswahl" festlegen.
Status	Zeigt den aktuellen Aktivitätsstatus der Firma an. Diese Information ist wichtig für die Verwaltung und Pflege des Adressbuchs, da sie angibt, ob die Firma derzeit als aktiver Geschäftspartner geführt wird oder nicht.
Bemerkung	Hier können Sie zusätzliche Informationen oder Anmerkungen zur Firma eintragen, die nicht in anderen Feldern erfasst werden. Diese Bemerkungen dienen der internen Kommunikation und können wichtige Hinweise für die Zusammenarbeit oder besondere Vereinbarungen enthalten.
Gruppe	Dieses Feld ermöglicht die Zuweisung einer Gruppe zur Firmenadresse, um diese zu kategorisieren und leichter zu filtern. Die Gruppierung erleichtert die Organisation und das Auffinden von Adressen, besonders bei großen Adressbeständen.
Code	Eingabe eines frei wählbaren Kürzels für die Firma. Es ist ratsam, von einer fortlaufenden numerischen Codierung abzusehen und ein Kürzel einzugeben, aus dem sich der vollständige Firmenname herleiten lässt.
Partnernummer / Kundennummer	Eingabe der Partnernummer der Firma. Bei Kreditoren ist dies in der Regel die Kundennummer, die der Kreditor vergeben hat.

Adresse

Dieser Infobereich enthält Informationen zu der Adresse der Firma.

Straße	Eingabe der Straße der Firmenadresse.
Postleitzahl	Eingabe der Postleitzahl der Firmenadresse.
Ort	Eingabe des Ortes, der zu der Postleitzahl der Firmenadresse gehört.
Land	Eingabe des Lands zur Adresse.
Postfach	Eingabe eines Postfachs für diese Firma.
Postleitzahl Postfach	Eingabe der abweichenden Postleitzahl für das Postfach.
Postanschrift (wird autom. erstellt)	Die Postanschrift wird automatisch aus den drei Firmennamen im Bereich Identifikation und der Adresse aus diesem Bereich erzeugt. Sie können die Postanschrift überschreiben, bei einer Änderung der anderen Eingaben wird dies wieder auf den vorgesehenen Wert gerändert.
E-Mail	Offizielle geschäftliche E-Mail-Adresse des Unternehmens. Diese Adresse wird standardmäßig für den elektronischen Rechnungsversand verwendet, sofern nicht in einer Zusatzanschrift eine abweichende E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Personal

Diese Liste zeigt das der vorliegenden Firma zugeordnete Personal aus der Personalliste.

Hauptansprechpartner

Dieser Infobereich befasst sich mit Daten zum zentralen Ansprechpartner der Firma. Dieser kann nicht an anderer Stelle im FM-Portal ausgewählt werden wie Mitarbeiter, die in der Personalliste angelegt wurden.

Frau/Herr	Hier wird die bevorzugte Anrede für den Hauptansprechpartner des Unternehmens festgelegt. Diese Information wird für die korrekte und personalisierte Kommunikation in Schreiben, E-Mails und anderen Geschäftskontakten verwendet. Eine präzise Angabe fördert eine professionelle und respektvolle Ansprache.
Titel	Akademischer oder beruflicher Titel des Hauptansprechpartners in der Firma. Dient der korrekten und respektvollen Anrede in der Kommunikation. Gängige Beispiele sind Prof., Dr., Dipl.-Ing. oder MBA.
Vorname	Eingabe des Vornamens.
Nachname	Hier wird der Nachname des Hauptansprechpartners für die Firma erfasst. Diese Information ist wichtig für die korrekte Anrede und Zuordnung in der Kommunikation mit dem Unternehmen. Der Nachname sollte vollständig und in korrekter Schreibweise eingegeben werden.
Funktion	Hier wird die berufliche Funktion oder Position des Hauptansprechpartners im Unternehmen erfasst. Diese Information ist wichtig für die korrekte Ansprache und Einschätzung der Zuständigkeiten des Kontakts in geschäftlichen Kommunikationen und Prozessen.
Vorgesetzter	Bezeichnet den direkten Vorgesetzten des Hauptansprechpartners in der Firma. Diese Information ist wichtig für die Kommunikation und Eskalation bei Geschäftsprozessen sowie für die Darstellung der Organisationsstruktur des Unternehmens.
Telefon dienstlich	Eingabe der dienstlichen Telefonnummer
Fax dienstlich	Eingabe der dienstlichen Faxnummer.
E-Mail dienstlich	Eingabe der dienstlichen E-Mail-Adresse des Ansprechpartners.
Handy	Eingabe der Mobilfunknummer des Ansprechpartners.
Geburtstag	Obsoletes Merkmal - nicht mehr verwenden
Telefon privat	Eingabe der privaten Telefonnummer.
Fax privat	Eingabe der privaten Faxnummer.
Webseite privat	Eingabe der privaten Homepage-Adresse.
E-Mail privat	Eingabe der privaten E-Mail-Adresse.

Kommunikation

Informationen zu Kontaktdaten konnen in diesen Infobereich eingepflegt werden.

Ländervorwahl	Eingabe der Ländervorwahl für die Telefonverbindung mit der Firma (z.B. "0049" für Deutschland).
Vorwahl	Eingabe der Ortsvorwahl für die Telefonverbindung mit der Firma (z.B. "221" für Köln).
Telefon	Eingabe der Telefonnummer der Firma ohne Länder- und Ortsvorwahl.
Telefax	Eingabe der Faxnummer der Firma ohne Länder- und Ortsvorwahl.
Webseite	Eingabe der Adresse für die Webseite der Firma (z.B. "http://www.etask.de").
Ansprechpartner	Eingabe des zentralen Ansprechpartners der Firma.
Anredeformel	Eingabe der Anredeformel für Briefe (Sehr geehrte Frau).

mehr Kommunikation

Liste von weiteren Kommunikationsdaten

Zusatzanschriften

Liste der Zusatzanschriften zur Firma. Verwende Zusatzanschriften um z.B. eine separate Rechnungsanschrift für Ausgangsrechnungen zu hinterlegen.

Zusätzliche Ansprechpartner

Diese Liste zeigt alle Personen, die zusätzlich als Ansprechpartner der Firma eingetragen wurde. Über den Button "Ansprechpartner Hinzufügen" können weitere Ansprechpartner eingetragen werden.

Termine

Diese Gruppe umfasst Attribute zu relevanten Terminen im Kontext von Firmen und Adressen. Dazu können Gründungsdaten, wichtige Geschäftstermine oder Fristen für adressbezogene Aktualisierungen gehören.

Letzter Kontakt/Termin	Eingabe des letzten Kontakt- bzw. Besuchstermins.
Nächster Kontakt/Termin	Eingabe des nächsten Kontakt- bzw. Besuchstermins.
Bemerkungen	Dieses Feld ermöglicht die Erfassung zusätzlicher, relevanter Informationen zu Terminen mit der Firma, die nicht in anderen Feldern abgebildet werden können. Es dient der Dokumentation wichtiger Hinweise oder Besonderheiten, die für zukünftige Interaktionen oder die Bearbeitung von Vorgängen von Bedeutung sein könnten.

Firmentyp

Da das Datenformular Teil des globalen Firmenverzeichnisses ist, sollte für jeden neu anzulegenden Datensatz ein Firmentyp angegeben werden. Dieser Infobereich dient dazu, zu definieren, welche Relevanz die Firma für die eigene Organisation hat. Bei Bedarf kann die Firma mehreren Firmentypen zugeordnet werden.

Eigentümer	Angabe, ob es sich bei der Firma um einen Eigentümer von Anlagen und Objekten handelt, die die eigene Organisation verwendet.
Vermieter	Angabe, ob es sich bei der Firma um einen Vermieter von Räumlichkeiten handelt, die die eigene Organisation verwendet.
Auftraggeber	Angabe, ob es sich bei der Firma um einen Auftraggeber für die eigene Organisation handelt.
Dienstleister	Angabe, ob es sich bei der Firma um einen Dienstleister für die eigene Organisation handelt.
Hersteller	Angabe, ob es sich bei der Firma um einen Hersteller von Anlagen handelt, die in der eigenen Organisation verwendet werden.
Lieferant	Angabe, ob es sich bei der Firma um einen Lieferanten für die eigene Organisation handelt.
Mieter	Angabe, ob es sich bei der Firma um jemanden handelt, der Räume der eigenen Organisation angemietet hat.
Kunde	Angabe, ob es sich bei der Firma um einen Kunden der eigenen Organisation handelt.

Gewerke - Mehrfachauswahl

In dieser Liste können der ausgewählten Firma weitere Gewerke zugeordnet werden.

Buchhaltung

Auswahl der Kostenstelle, der die Firma angehört. Dieser Infobereich dient zur Bestimmung der Buchhaltung der Firma. Die Zuweisung der Firma zu einer Kostenstelle ist nur möglich und nötig, wenn es sich bei ihr um eine interne Firma handelt.

Kostenstelle	Auswahl der Kostenstelle, der die Firma angehört.
Umsatzsteuer-ID	Eingabe der europäischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) der Firma, die aus dem Länderkürzel (z.B. "DE" für Deutschland) und höchstens 12 weiteren alphanumerischen Zeichen besteht.
Konzerngruppe	Eingabe der Konzerngruppe, zu der die Firma gehört.
Abrechnungssystem	Eingabe des Namens des internen Abrechnungssystems, mit dem die Buchhaltung der Firma abgerechnet wird.
IXB-Nummer	Angabe, ob eine IXB-Nummer vorhanden ist.
Unternehmernummer	Eingabe der Unternehmernummer.
Unsere Kundennummer	Eingabe der eigenen Kundennummer bei dieser Firma.

Bankverbindungen

In dieser Liste werden alle bekannten Kontodaten der Firma aufgelistet.

Firmenlogo

Hier kann ein Firmenlogo hinterlegt werden.

Notfallliste

In diesem Bereich kann eingestellt werden, ob und wie die Firma in der Firmen-Notfallliste angezeigt werden soll.

In Notfallliste anzeigen	Lege hier fest, ob diese Firma in der Firmen-Notfallliste angezeigt werden soll.
Hinweistext	Hier kann festgelegt werden, für welchen Störungsfall die Firma auf der Firmen-Notfallliste angezeigt werden soll (z.B. "Entstörung Heizung").

Farbkennzeichnung

In diesem Infobereich kannst du festlegen, mit welchen Farben dieses Attribut in einer Visualisierung dargestellt werden soll. Dazu kannst du diverse Vorder- bzw. Hintergrundfarben auswählen und in einem Schraffurmuster kombinieren. Die Vordergrundfarbe wird dabei immer auf die Schraffur angewendet, die Hintergrundfarbe füllt die freien Bereich in der Schraffur aus. Ob eine Visualisierung diese Farbdarstellung verwendet legst du fest, in dem du der Darstellungsvariante eine passende Legende zuweist. Weitere Informationen findest du bei den Darstellungsvarianten.

Vordergrundfarbe	Wähle hier die Farbe aus, die bei einem Schraffurmuster für die Schraffur verwendet werden soll.
Schraffur	Wähle hier das Schraffurmuster aus, mit dem der Dateninhalt in der BIM Visualisierung gekennzeichnet werden soll. Bitte beachte, dass obwohl alle Schraffurmuster in der Visualisierung angezeigt werden können, nur die Schraffurmuster "1 - keine", "2 - 0%" und "12 - 100%" beim Export in eine PDF berücksichtigt werden.
Hintergrundfarbe	Wähle hier die Farbe aus, die bei einem Schraffurmuster als Hintergrund verwendet werden soll.

Bewertungen

Alle Bewertungen, die in der Vergangenheit für die Firma abgegeben wurden, werden hier angezeigt. Über "Bewertung abgeben" können weitere Bewertungen hinzugefügt werden.

Dokumente

Alle Dokumente, die mit der Firma in Verbindung stehen, können hier hochgeladen werden.

Kommentare

Dieser Infobereich verfügt über einen Editor, in dem Kommentare zur Firma hinterlassen werden können. Der Kommentar kann frei formatiert und mithilfe des Buttons "Kommentar hinzufügen" gespeichert werden.

Verwaltung

Dieser Infobereich liefert Informationen dazu, wie mit der Firma intern in der eigenen Organisation umgegangen wird. Er erscheint erst, sobald der Datensatz zur Firma einmal gespeichert wurde.

Interne Firma	Angabe, ob es sich um eine interne Firma (z.B. firmeneigene Abteilung) handelt.
Freischaltung Fremdfirmenanmeldung	Angabe, ob es sich um eine Firma handelt, für die die elektronische Fremdfirmenanmeldung freigeschaltet werden soll.
Firmenbezeichnung auf Türschild	Eingabe der auf dem Türschild anzuzeigenden Firmenbezeichnung.

Abteilungen

Alle aktuell der Firma zugeordneten Abteilungen sind in dieser Liste hinterlegt.

Fremdfirmenmitarbeiter

Die eingetragenen Fremdfirmenmitarbeiter der Firma werden hier angezeigt. Über den Button "Fremdfirmenmitarbeiter hinzufügen" können weitere Fremdfirmenmitarbeiter für die Firma eingetragen werden.

Abgegebene Angebote

Liste der Angebote aus dem eTASK Projektmanagement, die die Firma empfangen hat.

Details zum Debitor

Falls die Firma als Debitor angelegt wurde, wird hier der Debitorendatensatz aufgerufen.

Details zum Kreditor

Falls die Firma als Kreditor angelegt wurde, wird hier der Kreditorendatensatz aufgerufen.

Benutzergruppen

Liste der Benutzergruppen zur Firma.

IH-Zuständigkeiten

Liste der Zuständigkeitsgruppen der Instandhaltung zur Frima.

Verträge als Auftraggeber

Liste der Verträge, die die Firma aus Auftraggeber abgeschlossen hat.

Verträge als Auftragnehmer

Liste der Verträge, die die Firma als Auftragnehmer abgeschlossen hat.

Debitor anlegen

Mit dieser Funktion kann ein neuer Debitor im System angelegt werden, basierend auf den hier eingegebenen Firmendaten und Adressinformationen. Debitoren sind zentrale Elemente bei der Erfassung von Ausgangsrechnungen und Mietverträgen.

Kreditor anlegen

Mit dieser Funktion kann ein neuer Kreditor im System angelegt werden, basierend auf den hier eingegebenen Firmendaten und Adressinformationen. Kreditoren sind zentrale Elemente bei der Erfassung von Eingangsrechnungen.

Mieter anlegen

Mit dieser Funktion kann ein neuer Mieter im System angelegt werden, basierend auf den hier eingegebenen Firmendaten und Adressinformationen. Neben dem Mieter wird auch der notwendige Debitorenstammsatz angelegt. Mieter werden benötigt, um Mietverträge bearbeiten zu können.

Koordinationsgruppe eTASK.Instandhaltung anlegen

Abrufbar in der Arbeitsleiste unter "Extras". Legt die eine Koordinationsgruppe der Firma in eTASK.Instandhaltung an.

Liste Objekte (Hersteller)

Liste der Objekte, die der Firma zugeordnet sind, unter Angabe der Hersteller.

Mängelmanagement für Bauprojekte

In dieser Liste werden alle Bauprojekte angezeigt, in dessen Rahmen die Firma für das Mängelmanagement zuständig ist.