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Basisdaten/Personalliste

Erstellen Sie mithilfe dieses Formulars Datensätze zu Mitarbeitern und behalten Sie damit den Überblick über Ihr Personal. Die hier eingetragenen Personen können Sie dann in verschiedenen Formularen des FM-Portals auswählen, um ihnen beispielsweise Aufgaben zuzuteilen. Machen Sie Angaben zur Identifikation des Mitarbeiters und seinen Kontaktdaten. Ordnen Sie den Mitarbeiter dem Raum zu, in dem er arbeitet. Verwalten Sie die Zugangsdaten und -rechte des Mitarbeiters innerhalb des FM-Portals. Weisen Sie dem Mitarbeiter das Inventar zu, das er verwendet und das auf seiner personalisierten Startseite angezeigt wird. Bei Verwendung von eTASK.Schlüsselverwaltung werden die Schlüssel angezeigt, die dem Mitarbeiter ausgehändigt wurden. Bei Verwendung von eTASK.Mitarbeiteruntersuchungen werden die medizinischen Betriebsuntersuchungen, an denen der Mitarbeiter teilgenommen hat, aufgelistet.

Formularhilfe

Kontaktdaten

Hier können Kontaktdaten, z.B. Telefonnummer und E-Mail-Adresse, des Mitarbeiters angegeben werden.

Release Notes erhalten

wenn aktiviert erhält diese Person zusätzlich das Release Note auch ohne Zuordnung zum Account

Identifikation

In diesem Infobereich sind Angaben zur Identifikation des Datensatzes hinterlegt.

Anreden	Diese Liste enthält alle Anredetexte, die im Formular "Personal" als Anrede für einen Mitarbeiter festgelegt werden können. Diese Anredetexte sind in der Auslieferung von eTASK.FM-Portal bereits enthalten.
Abteilungen	Legen Sie in diesem Formular Datensätze zu den Abteilungen in Ihrem Unternehmen an. Sie stehen später in vielzähligen Formularen zur Auswahl. Definieren Sie ebenfalls die Hierarchie Ihrer Abteilungen, indem Sie einer Abteilung eine andere Abteilung überordnen. In diesem Formular können Sie außerdem ersehen, welche Mitarbeiter in der Abteilung arbeiten.
Kostenstellen	Dieses Datenobjekt verwaltet Informationen zu Kostenstellen im Unternehmen, einschließlich ihrer hierarchischen Struktur, Gültigkeitszeiträume und Verantwortlichen. Es dient als zentrale Referenz für die Zuordnung von Kosten in verschiedenen Geschäftsprozessen und ermöglicht eine detaillierte Kostenanalyse. Die Kostenstellen können in anderen Bereichen des Systems ausgewählt und für Buchungen verwendet werden, wobei auch visuelle Darstellungen durch Farb- und Musterangaben unterstützt werden.
Kostenstellen	Dieses Datenobjekt verwaltet Informationen zu Kostenstellen im Unternehmen, einschließlich ihrer hierarchischen Struktur, Gültigkeitszeiträume und Verantwortlichen. Es dient als zentrale Referenz für die Zuordnung von Kosten in verschiedenen Geschäftsprozessen und ermöglicht eine detaillierte Kostenanalyse. Die Kostenstellen können in anderen Bereichen des Systems ausgewählt und für Buchungen verwendet werden, wobei auch visuelle Darstellungen durch Farb- und Musterangaben unterstützt werden.
Personalfunktionen	Erstellen Sie mithilfe dieses Formulars Datensätze zu Personalfunktionen, damit Sie später Ihren Mitarbeitern die jeweilige Personalfunktion zuordnen können. Die Personalfunktionen werden zudem für die Definition der Unterschriftenregelung der FM-Bestellungen verwendet (nur bei Installation von eTASK.FM-Beschaffung).
Firmen & Adressen	Tragen Sie Datensätze zu allen organisationsexternen Firmen ein, mit denen die FM-Abteilung zusammenarbeitet. Diese Datensätze stehen an sehr vielen Stellen des FM-Portals zur Verfügung (z.B. zur Identifikation des Auftragnehmers in eTASK.Instandhaltung). Weisen Sie der Firma einen Typ, ein Gewerk, Adress- und Kommunikationsdetails sowie Daten zu Mitarbeitern der Firma zu. Bewerten Sie die Firma (Termintreue, Preistreue etc.), um das Vertrauensverhältnis zu dokumentieren. Laden Sie Dokumente hoc
Personaltypen	Legen Sie in diesem Formular Personaltypen an. Sie werden portalweit verwendet und geben Auskunft über den Status eines Mitarbeiters, z.B. ob es sich um einen externen Dienstleister handelt.
Standorte	Legen Sie Datensätze zu den verschiedenen Standorten Ihrer Organisation an. Diese Standorte stellen Standorte von Firmen und Filialen dar und können später beispielsweise in Formularen zu Gebäuden ausgewählt werden, um deren Standort eindeutig festzulegen. Im Formular "Standorte" werden die bereits zugeordneten Gebäude am Standort angezeigt. Diese Zuordnung von Gebäuden kann hier nicht verändert werden, sondern nur im Formular "Gebäude". Bei Verwendung von eTASK.Freiflächen wird zusätzlich die L
Datenherkunft	Verwalten Sie Datenherkünfte mithilfe dieses Formulars. Erfassen Sie hier verschiedene Quellen von Personaldaten, falls diese von einem Drittsystem importiert werden.
Personalliste	Erstellen Sie mithilfe dieses Formulars Datensätze zu Mitarbeitern und behalten Sie damit den Überblick über Ihr Personal. Die hier eingetragenen Personen können Sie dann in verschiedenen Formularen des FM-Portals auswählen, um ihnen beispielsweise Aufgaben zuzuteilen. Machen Sie Angaben zur Identifikation des Mitarbeiters und seinen Kontaktdaten. Ordnen Sie den Mitarbeiter dem Raum zu, in dem er arbeitet. Verwalten Sie die Zugangsdaten und -rechte des Mitarbeiters innerhalb des FM-Portals. Weis
Personalliste	Erstellen Sie mithilfe dieses Formulars Datensätze zu Mitarbeitern und behalten Sie damit den Überblick über Ihr Personal. Die hier eingetragenen Personen können Sie dann in verschiedenen Formularen des FM-Portals auswählen, um ihnen beispielsweise Aufgaben zuzuteilen. Machen Sie Angaben zur Identifikation des Mitarbeiters und seinen Kontaktdaten. Ordnen Sie den Mitarbeiter dem Raum zu, in dem er arbeitet. Verwalten Sie die Zugangsdaten und -rechte des Mitarbeiters innerhalb des FM-Portals. Weis
Stellen	Mit diesem Formular kannst Du die Stellen deines Unternehmens festlegen und an der Person jeweils auswählen, welche Stelle diese besetzt.
Geschlecht	In dieser Liste kannst Du eine Auswahl an Geschlechtern hinterlegen, die an der Person zur Auswahl stehe sollen.

Personeninformationen

Verwaltungsrelevante Informationen zur Person können in diesem Infobereich eingetragen werden.

Organisation

In diesem Infobereich können Angaben zur Verwaltung des Mitarbeiters und seiner Abrechnung hinterlegt werden.

Raumzuordnung

Die Raumzuordnungen des Mitarbeiters werden in dieser Liste angezeigt.

Weitere Kontaktdaten

Jegliche Kontaktdaten des Mitarbeiters werden in diesem Infobereich angezeigt. Über den Button "Adresse/Nummer hinzufügen" kann ein Formular aufgerufen werden, in dem weitere Kontaktdaten eingegeben werden können.

Mitarbeiterfoto

Hier kann ein Mitarbeiterfoto hinterlegt werden.

Zugangsdaten FM-Portal

Die Section zeigt die Login-Zugangsdaten des Mitarbeiters für das FM-Portal an. Administratoren können den Benutzernamen bearbeiten und Kennwort-Einstellungen anpassen. Angezeigt werden Sperrungsstatus, permanentes Kennwort, Kennwort-Ablaufdatum, Anzahl von Fehlversuchen bei der Anmeldung und letzte erfolgreiche Anmeldung. Ein Button ermöglicht das Ändern des Kennworts unter Einhaltung konfigurierter Sicherheitsrichtlinien. Die aktiven Passwort-Regeln werden direkt im Änderungsfenster angezeigt. Normale Benutzer sehen aus Sicherheitsgründen nur eingeschränkte Informationen. **Nutzen:** Administratoren verwalten Mitarbeiter-Zugangsrechte zentral und können bei Login-Problemen gezielt eingreifen, etwa nach automatischer Sperrung durch fehlerhafte Anmeldeversuche. Die transparente Darstellung von Kennwort-Richtlinien unterstützt bei der Festlegung sicherer Zugangsdaten.

Zeitzone

Dieses Auswahlfeld ermöglicht die Hinterlegung der Zeitzone für Mitarbeiter oder Standorte. Die Angabe ist relevant für die korrekte Darstellung von Terminen, Fristen und Zeitstempeln bei international verteilten Teams oder Liegenschaften. Über das Info-Symbol können Sie detaillierte Informationen zu jeder Zeitzone abrufen, einschliesslich Sommerzeit-Regelungen und UTC-Abweichung. Falls keine spezifische Zeitzone hinterlegt ist, wird automatisch die Server-Zeitzone verwendet.

Nutzen: Vermeidet Missverständnisse bei Terminen über Zeitzonen hinweg und ermöglicht standortspezifische Zeitberechnungen.

Managementlevel

Das Managementlevel gibt an, auf welcher Stufe der Hierarchie innerhalb des Unternehmens ein Mitarbeiter arbeitet. Je kleine der Wert, desto höher die Position.

Ausgegebene Schlüssel

In diesem Infobereich sind alle Schlüssel aufgelistet, die an den Mitarbeiter vergeben worden sind.

Zugeordnete Karten

Diese Liste zeigt alle dem Mitarbeiter zugeordnete Zugangskarten.

Stellplätze

Alle Stellplätze, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind, werden in dieser Liste angezeigt.

Berechtigungen am Standort

In dieser Liste wird angezeigt, welche Rechte der Mitarbeiter an seinem Standort innehat. Über den Button "Berechtigung hinzufügen" können dem Mitarbeiter weitere Rechte gegeben werden.

Objekte

Alle Objekte (z.B. Möbel), die dem Mitarbeiter zugeordnet sind, werden hier angezeigt. Über den Button "Objekt hinzufügen" können ihm weitere Objekte zugeordet werden.

Zuordnung zu Benutzergruppen

In diesem Infobereich können Benutzergruppen für den Mitarbeiter aktiviert werden, indem die hier vorhandenen Kontrollkästchen aktiviert werden. Die Benutzergruppen bestimmen Lese- und Schreibrechte im FM-Portal. Es stehen alle Rechtegruppen zur Auswahl, die nicht als Standardgruppe definiert sind.

Dokumente

Onboarding starten

Diese Aktion startet das Onboarding für einen Mitarbeiter, sofern der dafür vorgesehene Workflow vorhanden ist.

Parkberechtigungen

Liste der Parkberechtigungen die dieser Mitarbeiter beantragt hat.

Benutzer einladen

Dieser Bereich ermöglicht die Einladung von Anwendern zum FM-Portal. Nach dem Ausfüllen der Personalinformationen können Sie über den Button [Benutzer einladen] in der Symbolleiste eine automatische Einladungs-E-Mail versenden. Der eingeladene Anwender erhält darin einen persönlichen Link zum Setzen seines Passworts sowie alle notwendigen Anmeldeinformationen. Optional können Sie sich über die Checkbox eine Rückmeldung bei erfolgreichem Versand registrieren lassen.

Nutzen: Automatisiert den Einladungsprozess und stellt sicher, dass neue Anwender alle notwendigen Informationen für die Anmeldung erhalten.

Anonymisieren (DSGVO)

Mit dieser Funktion können Personen anonymisiert werden, deren Daten nicht mehr gespeichert werden sollen oder dürfen. Dabei wird zuerst die Zugehörigkeit zu Rechtegruppen und Rollen überprüft. Aktive Zuordnungen verhindern das anonymisieren. Ist diese erfolgreich werden Einträge im Datensatzarchiv anonymisiert, die durch diese Person erzeugt wurden. Im Anschluss werden die Personaldaten geändert und die Spuren dieser Änderung aus dem Datensatzarchiv entfernt. ACHTUNG: Nach erfolgreicher Ausführung ist der Ursprung des Personaldatensatzes nicht mehr nachvollziehbar.