Aufträge (09DB)
Property-Management/Projektmanagement/Auftragsmanagement/Aufträge
Alle Aufträge, die an Ihr Unternehmen ausgegeben wurden, können Sie hier verwalten. Geben Sie Identifikationsangaben ein und hinterlegen Sie alle wichtigen Auftragsdaten, z.B. die Art und der Inhalt des Auftrags. Verwalten Sie die Abrechnung des Auftrags und geben Sie das Angebot an, zu dem er gehört.
Formularhilfe
Workflow
Workflow
Identifikation
Diese Gruppe enthält Merkmale zur eindeutigen Identifizierung und Zuordnung eines Auftrags. Dazu gehören typischerweise Auftragsnummer, Kundenreferenz und andere eindeutige Kennungen.
Auftragsnummer (intern) | Eindeutige interne Kennung für den Auftrag im Projektmanagement-System. Diese Nummer wird automatisch vergeben und dient der eindeutigen Identifikation des Auftrags in allen projektbezogenen Prozessen und Dokumenten. Sie ist essentiell für die Nachverfolgung und Verwaltung des Auftrags im gesamten Projektverlauf. |
Bestellnummer (Kunde) | Eingabe der Bestellnummer auf Kundenseite. |
Gesellschaft, in dessen Namen der Auftrag erbracht wird. Diese Gesellschaft ist rechtlich die anbietende und abrechnende Organisation | |
Kunde (Debitor), der die Leistungen beauftragt hat, die über diesen Auftrag organisiert, erbracht und abgerechnet werden | |
Auswahl des Projektleiters, der für das aus dem Auftrag entstehende Projekt verantwortlich ist. | |
Der Hauptauftrag kann verwendet werden bei flexiblen Abrufbestellungen, bei denen die Gesamtsumme alle Unteraufträge über den Wert des Hautptauftrags limitiert ist. |
Abrechnungsstatus
Dieser Bereich zeigt den aktuellen Abrechnungsstatus des Auftrags. Die Übersicht umfasst den Gesamtwert aller Auftragspositionen, bereits bezahlte Rechnungsbeträge, offene Rechnungen sowie den noch nicht abgerechneten Restbetrag. Die prozentuale Abrechnung wird farblich hervorgehoben: Grün zeigt einen positiven Status, Rot signalisiert eine Überabrechnung oder vollständige Abrechnung.
Nutzen: Ermöglicht eine schnelle Übersicht über den finanziellen Stand des Auftrags. Besonders hilfreich zur Kontrolle, ob noch Teilrechnungen erstellt werden können oder der Auftrag bereits vollständig abgerechnet ist.
Informationen
Hier können nähere Informationen zum Auftrag selbst angegeben werden.
Datum | Dieses Pflichtfeld erfasst das Datum, an dem der Auftrag offiziell vergeben wurde. Es ist entscheidend für die zeitliche Einordnung des Auftrags im Projektmanagement und dient als Referenzpunkt für Fristen und Meilensteine. Die korrekte Eingabe ermöglicht eine präzise Projektverfolgung und -planung. |
Auswahl der Auftragsart. | |
Mündlich? | Angabe, ob der Auftrag mündlich vergeben wurde. |
Kurzbeschreibung | Eingabe einer Kurzbeschreibung für den Auftrag. |
Ausführliche Beschreibung | Eingabe einer ausführlichen Beschreibung für den Auftrag. |
Ordnen Sie dem Auftrag den Vertrag zu auf dessen Basis der Auftrag erteilt wurde. | |
Auswahl des Angebots, zu dem der Auftrag gehört. |
Auftragdetails
Die Auftragsdetails können in diesem Infobereich verwaltet werden.
Bestellsumme [€] | Eingabe der Bestellsumme in Euro. |
Sachbearbeiter Lieferung | Eingabe des Namens des Sachbearbeiters für die Lieferung. |
Sachbearbeiter Bestellung | Eingabe des Namens des Sachbearbeiters für die Bestellung. |
Sachbearbeiter Faktura | Eingabe des Namens des Sachbearbeiters für die Faktura. |
Vorgabe für Rechnungen. Wenn nicht ausgewählt, wird bei neuen Aufträgen die Zahlungsfälligkeit aus den Stammdaten des Debitors übernommen. | |
Auftragsende | Auswahl des Datums, an dem der Auftrag endet. |
Auftrag abgeschlossen | Dieses Feld zeigt an, ob der Auftrag vollständig bearbeitet und abgeschlossen wurde. Ein abgeschlossener Auftrag kann nicht mehr bearbeitet werden und gilt als archiviert. Diese Information ist wichtig für die Nachverfolgung des Projektfortschritts und die Ressourcenplanung. |
Bemerkung | Hier können Sie zusätzliche Informationen oder Anmerkungen zum Auftrag erfassen, die für die Bearbeitung oder spätere Nachverfolgung relevant sind. Dies können beispielsweise besondere Kundenwünsche, interne Hinweise oder Hintergründe zum Projekt sein. Die Bemerkungen unterstützen eine effektive Kommunikation und Dokumentation im Projektmanagement. |
Preiserhöhung anzeigen? | Lege mit dieser Auswahl fest, ob der Textbaustein für eine Preiserhöhung auf dem Bericht zur Auftragsverlängerung angezeigt wird. |
Auftragspositionen
Alle Auftragspositionen, die zum Auftrag gehören, werden hier aufgelistet. Weitere Auftragspositionen können über den Button "Auftragsposition hinzufügen" direkt für den Auftrag angelegt werden.
Liste Stundensätze
Die Stundensätze der am Auftrag beteiligten Mitarbeiter sind hier hinterlegt. Weitere Stundensätze können über "Stundensatz hinzufügen" angefügt werden.
Dokumente
Hier können Dokumente, die mit dem Auftrag im Zusammenhang stehen, hochgeladen werden.
Ausgangsrechnungen auf Auftrag
Ausgangsrechnungen auf Auftrag
Eingangsrechnungen auf Auftrag
Eingangsrechnungen auf Auftrag
Kommentare
Kommentare
Produktlieferungen
Produktlieferungen
Auftragsbestätigung
Auftragsbestätigung
Leistungsnachweise
Dieser Bericht generiert eine Übersicht über alle im Rahmen des Auftrags durchgeführten Leistungen des Portalbetreibers. Pro Auftragsposition werden die einzelnen vom Durchführenden eingepflegten Leistungsnachweise ausgegeben, die über die EAN mit dem Auftrag verbunden sind. Der Bericht kann über den Button "Berichte" in der Arbeitsleiste des Formulars generiert und als Anhang zur Rechnung für den Auftrag an den Auftraggeber verwendet werden.
Abnahme Leistungsnachweise
Abnahme Leistungsnachweise
Auftragsverlängerung
Auftragsverlängerung
Ausgangsrechnung erstellen
Dieses Modul ermöglicht die Erstellung von Ausgangsrechnungen für bestehende Aufträge im Property Management. Die Funktion steht über den Button "Rechnung erstellen" in der Aktions-Toolbar zur Verfügung und automatisiert den Rechnungsprozess auf Basis der Auftragsdaten.
Bei der Erstellung einer Rechnung wird zunächst angezeigt, für welchen Monat die letzte Rechnung zum aktuellen Auftrag erstellt wurde. Sie können dann den gewünschten Abrechnungsmonat auswählen sowie Rechnungsdatum, Buchungsdatum und Lieferdatum festlegen. Das System verwendet diese Angaben, um automatisch eine vollständige Ausgangsrechnung mit allen relevanten Positionen und Beträgen zu generieren.
Nach erfolgreicher Erstellung der Rechnung wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt und die neu erstellte Rechnung kann im Rechnungsbereich eingesehen und weiterbearbeitet werden. Die Funktion stellt sicher, dass alle Auftragspositionen korrekt übernommen und gemäß den hinterlegten Konditionen berechnet werden.
Unteraufträge
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Auftragsübersicht
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Neuen Unterauftrag anlegen
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Projektangebot
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Anwenderhilfe
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Administratorenhilfe
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Inbetriebnahme
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