Microsoft-Exchange-E-Mails zu Raumbuchungen abschalten

Bei Verwendung von eTASK.Outlook-Raumbuchung wird die Buchung der Räume in Exchange vollständig von deinem eTASK-System übernommen. Nach der Buchung versendet das eTASK-System alle notwendigen E-Mails selbstständig. Dadurch ist es nicht mehr notwendig, dass der Microsoft-Exchange-Server zusätzlich E-Mails verschickt.

Die Microsoft-Exchange-E-Mails können bei Bedarf durch den Microsoft-Exchange-Administrator deaktiviert werden. Dazu kann auf dem Microsoft-Exchange-Server eine Hub-Transportregel erstellt werden, die das Versenden aller buchungsbezogenen E-Mails deaktiviert.

Vorgehensweise in der Exchange Management Shell

Führe in der Exchange Management Shell folgendes Skript aus:

New-TransportRule -Name 'SupressRoomMailboxAutoAttentantNotification' -Comments '' -Priority '0' -Enabled $true -FromMemberOf 'All-Rooms@etask.de' -DeleteMessage $true

Hinweis: Anstelle von 'All-Rooms@etask.de' setze die Verteilerliste deiner Besprechungsräume.

Vorgehensweise in der Exchange Management Console

Verwende den Assistenten zum Bearbeiten von Transportregeln und nimm die folgenden Einstellungen vor:

Achtung: Da alle automatischen E-Mails von Microsoft Exchange gelöscht werden, kann es vorkommen, dass eine Benachrichtigung den Buchenden nicht erreicht. Dies passiert immer dann, wenn eine Buchung unmittelbar nach der Buchung über Microsoft Exchange storniert wird. Die Buchung wird dann nicht ins FM-Portal übertragen, sodass das FM-Portal keine Absage-E-Mail verschickt. Dies ist z. B. der Fall, wenn eine Buchung über Outlook Web Access vorgenommen wird, die sich mit einer bestehenden Buchung im FM-Portal überschneidet. Dann wird der Termin nicht im FM-Portal angelegt und im Raumpostfach nicht angenommen. Da die Statusrückmeldung von Exchange unterdrückt wird, erhält der Anwender somit keine Information darüber, dass sein Termin nicht angenommen wurde.

Raumbuchung Outlook