Freigabegrenzen einrichten
Hinweis: Freigabegrenzen kannst du nur verwenden, wenn du den Workflow Rechnungseingang Premium verwendest.
eTASK beinhaltet einen Basis-Workflow. Außerdem bieten wir eine kostenpflichtige Erweiterung an, den Workflow Rechnungseingang Premium. Dieser unterscheidet sich vom Basis-Workflow vor allem durch die Möglichkeit, mehrere Freigabeschritte je nach Höhe der Rechnung einzurichten.
Um eTASK.Rechnungseingangsworkflowzu verwenden, musst du die Freigabegrenzen einrichten. Dabei sind folgende Regeln zu beachten:
Du kannst beliebige Szenarien aufbauen.
Beispiel: Du möchtest eTASK.Rechnungseingangsworkflow so einrichten, dass kleinere Beträge (zwischen -5.000 € und 5.000 €) durch die Finanzabteilung in drei Freigabestufen (inklusive Freigabe) freigegeben werden. Große Beträge (5.000 € bis 1.000.000 €) darf nur der Geschäftsführer freigeben und nicht von Mitarbeitenden der Fachabteilungen, sondern nur vom Leiter behandelt werden.
Für die kleineren Beträge könntest du den Workflow so einrichten:
Kleine Beträge - Freigabegrenze 1: Rechnungen von -5.000 € bis 5.000 € im Status „Prüfung 1“ dürfen durch Finanzabteilungsmitarbeiterin Frau Müller freigegeben werden.
Kleine Beträge - Freigabegrenze 2: Rechnungen von -5.000 € bis 5.000 € im Status „Prüfung 2“ dürfen durch Finanzabteilungsmitarbeiter Herr Stolz freigegeben werden.
Kleine Beträge - Freigabe: Rechnungen von -5.000 € bis 5.000 € im Status „Freigabe“ dürfen durch die Leiterin der Finanzabteilung Frau Biedermann freigegeben werden.
Für große Beträge kannst du den Workflow so einrichten:
Große Beträge - Freigabegrenze 1: Rechnungen von 5.000 € bis 1.000.000 € im Status „Prüfung 1“ dürfen durch die Leiterin der Finanzabteilung Frau Biedermann freigegeben werden.
Große Beträge - Freigabe: Rechnungen von 5.000 € bis 1.000.000 € im Status „Freigabe“ dürfen durch die Geschäftsführerin Frau Kaiser freigegeben werden.
Es ist erforderlich, mindestens zwei Freigabegrenze einzurichten, damit der Workflow verwendet werden kann: Jeweils eine Freigabegrenze für den Status „Prüfung 1“ und den Status „Freigabe“. Für jeden Betragsbereich, in den Ihre Eingangsrechnungen fallen, müssen diese Stufen vorhanden sein.
Du kannst bis zu vier Freigabestufen anwenden.
Pfad zum Ausgangspunkt: Systemsteuerung - Property-Management - Objektbuchhaltung/Kostenerfassung - Eingangsrechnungen - Freigabegrenzen
Lege gemäß den oben aufgeführten Regeln Datensätze an.
Klicke auf Speichern.
Ziehe ggf. die Hinweise zum Formularaufbau hinzu.Du findest diese, indem du im Portal auf das Hilfesymbol oben rechts klickst.
Du kannst den Workflow nun verwenden.
