BESTELLNUMMER_FORMAT - Detailbeschreibung

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Überblick

Parameter:BESTELLNUMMER_FORMAT
Kategorie: KE (Kostenerfassung)
Standardwert: "G-XXXXXX"
Produkt: eTASK.Kostenerfassung

Was macht dieser Parameter?

Dieser Parameter definiert das Format, in dem Bestellnummern im System generiert und angezeigt werden. Das Format bestimmt, wie die laufende Nummerierung strukturiert ist und welche Informationen in der Bestellnummer enthalten sind (z.B. Gesellschaft, Jahr, Monat, Kostenstelle). Die Bestellnummer dient der eindeutigen Identifikation von Bestellungen und ist wichtig für die Nachverfolgbarkeit und Buchhaltung.

Wofür wird dieser Parameter verwendet?

• Definition des Nummerierungsschemas für Bestellungen

• Eindeutige Identifikation von Bestellungen im System

• Strukturierung der Bestellnummern nach organisatorischen Anforderungen

• Unterstützung verschiedener Nummerierungskreise (nach Gesellschaft, Jahr, Monat, Budgetstruktur)

• Integration in Buchhaltungs- und Controlling-Prozesse

Technische Details (für Administratoren)

Format: Formatstring mit Platzhaltern
Standardwert: "G-XXXXXX"

Gültige Werte:

• G-XXXXXX = 6-stellige laufende Nummer pro Gesellschaft (Standard)

• G-MMYY-XXXX = 4-stellige laufende Nummer pro Gesellschaft/Monat/Jahr

• G-YYMM-XXXX = 4-stellige laufende Nummer pro Gesellschaft/Jahr/Monat

• G-YYYY-XXXX = 4-stellige laufende Nummer pro Gesellschaft/Jahr

• G-YY-XXXX = 4-stellige laufende Nummer pro Gesellschaft/Jahr

• G-YY-XXXXX = 5-stellige laufende Nummer pro Gesellschaft/Jahr

• G-KST-YYYY-PKL-PMA-XXXX = Zusammengesetzte Nummer auf Basis der Budgetstruktur

• A-XXXXXX = 6-stellige laufende Nummer pro übergeordnete Abteilung

Wichtige Hinweise:

• Die laufende Nummer kann 4 bis 6 Stellen haben (XXXX bis XXXXXX)

• G steht für Gesellschaft als Nummerierungskreis

• A steht für Abteilung als Nummerierungskreis

• YYYY = 4-stelliges Jahr, YY = 2-stelliges Jahr

• MM = Monat (01-12)

• KST = Kostenstelle, PKL = Produktklasse, PMA = Produktmarke

• Der Nummerierungskreis bestimmt, wann die Zählung wieder bei 1 beginnt

• Falls keine Konfiguration vorhanden ist, wird automatisch G-XXXXXX verwendet

Zusammenspiel mit anderen Parametern:

Das Format arbeitet mit der Bestellverwaltung zusammen und wird bei der Erfassung von Bestellungen und Eingangsrechnungen verwendet.

Wann sollten Sie diesen Wert ändern?

Wert anpassen (Format ändern), wenn:

• Ihre Organisation spezielle Anforderungen an das Bestellnummernformat hat

• Sie Bestellnummern jahres- oder monatsweise neu beginnen lassen möchten

• Verschiedene Abteilungen eigene Nummerierungskreise benötigen

• Sie die Bestellnummer mit der Budgetstruktur verknüpfen möchten

• Buchhaltungssoftware ein bestimmtes Format erwartet

• Sie mehr oder weniger Stellen für die laufende Nummer benötigen

Wert auf Standard belassen (G-XXXXXX), wenn:

• Sie eine einfache, durchlaufende Nummerierung bevorzugen

• Keine besonderen Anforderungen an die Bestellnummernstruktur bestehen

• Sie eine neue Installation einrichten ohne spezielle Vorgaben

• Die maximale Anzahl von 999.999 Bestellungen pro Gesellschaft ausreichend ist

Wichtige Hinweise

1. Änderung nur vor Produktivstart empfohlen
   Ändern Sie das Format idealerweise vor dem ersten Einsatz. Eine nachträgliche Änderung führt zu unterschiedlichen Formaten bei alten und neuen Bestellnummern, was die Konsistenz beeinträchtigt.

2. Ausreichende Stellenanzahl wählen
   Kalkulieren Sie das erwartete Bestellvolumen: Bei 4-stelliger Nummer (XXXX) können maximal 9.999 Bestellungen pro Nummerierungskreis erfasst werden. Bei hohem Bestellaufkommen wählen Sie 5 oder 6 Stellen.

3. Jahres-/Monatswechsel beachten
   Bei Formaten mit Jahr oder Monat beginnt die Nummerierung automatisch bei jedem Perioden-Wechsel neu bei 1. Dies kann gewünscht sein, erfordert aber bei Berichten und Auswertungen Beachtung.

4. Kompatibilität mit Drittsystemen
   Prüfen Sie vor der Änderung, ob externe Systeme (ERP, Buchhaltung, etc.) bestimmte Formatvorgaben haben oder mit dem gewählten Format kompatibel sind.

Sicherheit

Hat eine Änderung dieses Parameters Auswirkungen auf die Sicherheit?

Nein, die Änderung dieses Parameters hat keine direkten Sicherheitsauswirkungen. Es handelt sich um eine Formatierungsvorgabe für Bestellnummern.

Zu beachten:

• Bestellnummern können geschäftskritische Informationen identifizieren

• Transparente, nachvollziehbare Nummerierung unterstützt Revisionssicherheit

• Eindeutige Nummern vermeiden Verwechslungen und Fehler

Empfehlung: Wählen Sie ein Format, das zu Ihrer Organisationsstruktur passt und eindeutige, nachvollziehbare Bestellnummern generiert. Dies unterstützt saubere Buchhaltungsprozesse und Nachvollziehbarkeit.

Praktisches Beispiel

Ausgangssituation: Ihr Unternehmen hat mehrere Gesellschaften und möchte die Bestellnummern nach Jahr und Gesellschaft strukturieren, um in Berichten und der Buchhaltung schnell zu erkennen, aus welchem Jahr eine Bestellung stammt. Pro Jahr werden etwa 3.000-4.000 Bestellungen erfasst.

Konfiguration: BESTELLNUMMER_FORMAT = "G-YYYY-XXXX"

Nach der Änderung:

• Bestellungen im Jahr 2025 erhalten Nummern wie: G-2025-0001, G-2025-0002, G-2025-0003, ...

• Bestellungen im Jahr 2026 beginnen wieder bei: G-2026-0001, G-2026-0002, ...

• Jede Gesellschaft hat ihren eigenen Nummerierungskreis

• Das Jahr ist sofort in der Bestellnummer erkennbar

• Bis zu 9.999 Bestellungen pro Gesellschaft und Jahr sind möglich

Ergebnis: Die Bestellnummern sind strukturiert und selbsterklärend. In Berichten und Listen ist sofort erkennbar, aus welchem Jahr eine Bestellung stammt. Die Buchhaltung kann Bestellungen einfacher zuordnen. Bei einem Jahreswechsel beginnt die Zählung automatisch wieder bei 0001.

Alternative Szenarien:

Szenario A - Monatsweise Nummerierung:

• Format: G-MMYY-XXXX

• Beispiel: G-0125-0001 (Januar 2025, Bestellung 1)

• Vorteil: Monatsgenaue Zuordnung, bei geringem Bestellvolumen ausreichend

• Nachteil: Nur 9.999 Bestellungen pro Monat möglich

Szenario B - Abteilungsbasierte Nummerierung:

• Format: A-XXXXXX

• Beispiel: A-000001 (Abteilung, Bestellung 1)

• Vorteil: Jede Abteilung hat eigenen Nummerierungskreis

• Verwendung: Bei dezentraler Bestellorganisation

Szenario C - Budgetstruktur-basiert:

• Format: G-KST-YYYY-PKL-PMA-XXXX

• Beispiel: G-4711-2025-A-X-0001

• Vorteil: Bestellnummer enthält Kostenstelle, Produktklasse, Produktmarke

• Verwendung: Bei komplexer Budgetstruktur und detailliertem Controlling

Empfohlene Einstellung

Für Standard-Installationen:"G-XXXXXX"(Standard)

Begründung:

• Einfache, durchlaufende Nummerierung ohne Komplexität

• Maximale Anzahl von 999.999 Bestellungen pro Gesellschaft

• Keine jährliche oder monatliche Nummerierungskreis-Verwaltung nötig

• Bewährtes Format für die meisten Anwendungsfälle

• Einfach zu verstehen und zu kommunizieren

Ausnahmen (alternative Formate):

• Jährliche Auswertungen wichtig:G-YYYY-XXXX oder G-YY-XXXXX

• Monatsgenaue Zuordnung erforderlich:G-MMYY-XXXX

• Abteilungsweise Organisation:A-XXXXXX

• Komplexes Controlling:G-KST-YYYY-PKL-PMA-XXXX

• Sehr hohes Bestellvolumen:G-XXXXXX (6 Stellen ohne Jahresbegrenzung)

IC2872